Молекулярное управление: периодическая система проектных элементов. Свод инструментов проектного управления для создания гибридного подхода на предприятиях

© Ирина Сергеевна Шишкина, 2024

ISBN 978-5-0064-1440-2

Создано в интеллектуальной издательской системе Ridero

Введение

Основные идеи книги такие:

1. Любые системные знания не имеют никакого смысла, если вы не визуализируете эту систему и не используете её в своей работе.

2. Все инструменты управления, которые мы с вами где-то слышали и видели, подобны пазлам, имеющим зазубренные края, и их очень интересно и забавно совмещать.

Проектное управление – это система инструментов, которые могут быть связаны между собой в разных конфигурациях в зависимости от проекта, условий, времени, команды и прочих факторов. Оно не имеет правильного или неправильного подхода. В итоге, проектное управление выливается в систему, которая напрямую зависит от уровня компетентности руководителя и его команды, а также от уровня профессионализма партнёров, заказчиков и окружающей среды. Даже такой простой инструмент, как пять почему, дан не каждому специалисту. Имейте в виду, что каждый инструмент имеет своего мастера, и, что ещё важнее, у каждого мастера свой набор инструментов.

Тема проектного управления на сегодняшний день важна хотя бы по той причине, что книг стало слишком много, и хочется собрать всё в какой-то один источник, чтобы, с одной стороны, не потерять уже освоенные инструменты, а с другой – чтобы видеть всю картину целиком. Я убеждена на 100%, что тема проектного управления касается абсолютно каждого специалиста, будь вы исполнителем или руководителем, работаете в проектной организации или занимаетесь операционными вопросами. Инструменты проектного управления ориентированы как на организацию личного рабочего времени и пространства, так и командного. Берусь за это дело (написание книги) лишь потому, что в проектах я с 2005 года, и проектное управление – основная часть моей профессиональной жизни. Я стараюсь читать в год не менее 100 книг, большинство из которых посвящены проектному управлению или управлению в целом, и стараюсь консолидировать для вас не только свой опыт, но и знания. Помимо всего прочего, с 2014 года у меня своя консалтинговая компания, которая занимается внедрением проектного управления в большие и малые команды и обучает руководителей среднего и высшего звена.

Закрепить полученные знания можно лишь практикой. Все инструменты, которые вы можете встретить в этой книге, – это те инструменты, которые вы уже применяете, просто по-своему или не знаете, как они называются. Это классическая история, когда руководитель говорит: «Да, я так делаю, просто не знал, что этот цикл – тот самый великий PDCA». Всё, что есть в книге – инструменты, которые я лично применяю в разных проектах. Эти инструменты я очень люблю. Надеюсь, что моя любовь к ним передастся вам через красивые схемы, таблицы и честное искреннее описание. Если вы хотя бы один инструмент в месяц будете внедрять, проверять и экспериментировать, уверена, что найдёте именно свой набор инструментов, который сделает вашу работу эффективной, а управление кайфовым.

Я бы хотела посоветовать каждому читателю открыть свой разум во время чтения. В большинстве случаев вы захотите мне возразить, ведь вы испытали другой опыт, вы видите и знаете тот или иной инструмент с другой стороны, у вас тоже достаточно авторитетных источников, на которые вы можете ссылаться. Однако эта книга не для того, чтобы сказать вам, что так правильно. Эта книга для того, чтобы возбудить ваше управленческое воображение, и, уж простите за слово «заставить», но заставить систематизировать свою работу как руководителя или специалиста.

Важно! Книга состоит из статей и постов, которые писались мной на протяжении всех лет практики. Используйте книгу как ленту в соцсетях – читайте каждый день один из рандомных информационных постов. И обращайтесь к ней, когда сталкиваетесь с конкретными вопросами управления.

Введение 2

Мой проектный опыт начался в 2005 году, и книг по управлению, которые прошли через меня, уже не счесть. В связи с этим мне захотелось систематизировать весь имеющийся инструментарий, который на сегодня есть. В этой книге я расскажу, из чего состоит система, какова её типология, и как элементы разбиваются на группы. Можно ли применять периодическую систему проектных элементов к операционному управлению? Пожалуй, да. Особенно если у вас матричная организационная структура, внутренние проекты, проекты трансформации или HR-проекты. Но даже если проектной деятельности нет, многие элементы, например, элементы коммуникации, элементы построения бренда руководителя и психологические элементы можно использовать в работе.

Периодическая система проектных элементов

В периодической системе элементы разделены по периодичности их использования в проекте. На нижней плашке указаны периоды:

• Ежедневно (для достижения эффекта от инструмента рекомендуется использовать его или обновлять каждый день)

• Еженедельно

• Раз в две недели

• Ежемесячно

• Раз в три месяца

• Раз в шесть месяцев

• Раз в год (чаще всего речь идет об обновлении документа или подведении итогов или пересмотра подхода и т.д.)

• Раз в проект (то, что может быть неизменным до конца реализации работ)

Показатель «раз в год» намекает на то, что некоторые элементы можно использовать циклично в рамках операционного управления.

Скачать периодическую систему элементов можно на сайте Не просто идеи.

Также элементы делятся по цветовым индикаторам:

Сиреневый индикатор указывает на то, что этот инструмент относится к документу или к какому-то шаблону, который уже есть и может быть адаптирован.

Розовый индикатор обозначает определённый подход или метод, то есть, некий комплекс инструментов.

Изумрудный индикатор относится к мероприятиям или церемониям, направленным на повышение чистоты коммуникаций внутри межфункциональных команд, в рамках межгрупповых взаимодействий и т. д.

Серый (голубой) индикатор обозначает геймифицированные инструменты.

Бежевый индикатор указывает на психологический инструмент и основные фокусы, на которые стоит обратить внимание руководителю или команде.

На каждом элементе расположены две буквы, подсказывающие его название.

Пример элементов

Верхнее число справа указывает на этап фазы жизненного цикла проекта, то есть, где лучше использовать:

1. Этап инициации. Инструмент, который лучше использовать на этапе обдумывания идеи, генерации и шторминга

2. Этап планирования

3. Этап реализации

4. Этап завершения проекта или задачи

Пример элемента

Нижнее число – это условная единица, индекс вовлечённости от одного до десяти, где десять – максимум задействованных человек, а один – минимум.

1. Инструмент может выполняться одним человеком индивидуально или минимум с участием одного человека.

3. Желательно минимум три человека для реализации или применения инструмента. Это малая группа, даже не обязательно вся проектная команда. Заинтересованные специалисты или специалисты конкретного участка работ.

5. Это может быть команда одного проекта или несколько команд одного проекта, если работа идёт над созданием сложного многофункционального или многоуровневого продукта.

7. Все значимые и вовлеченные стейкхолдеры. Те, кто знает и понимает свои задачи в рамках проекта.

10. Указывает на всех стейкхолдеров, то есть, всех заинтересованных лиц как внутри, так и за пределами проектной команды, в том числе, здесь могут быть, как заказчики, так и представители других функциональных групп. Всё окружение проекта.

Часто бывает, что в проекте не все осознают своё влияние на проект или свою заинтересованность, и неважно в плюс или минус. Многие вообще об этом проекте могут и не знать. Речь идёт не о продуктовых проектах, а о проектах трансформации, проектах корпоративной культуры и HR-проектах. Когда мы говорим о десяточке в элементе, это значит, что мы должны учитывать всех, даже тех, кто ещё не знает о проекте.

Периодическая система химических элементов Менделеева выглядит просто потрясно. Меня в ней вдохновило то, что на одной странице можно увидеть всё необходимое: характеристику элемента, его местоположение и взаимосвязь с другими элементами.

На примере периодической системы химических элементов хочется разрабатывать формулы для команд. Если мы вернемся к периодической системе проектных элементов, то увидим, что это достаточно легко сделать. Учитывайте различные характеристики команд, цели, особенности существующей системы управления.

Например, у вас сложный долгий проект (больше года), команда новая, с разным опытом, в компании нет системы проектного управления. Какую формулу можно составить?

Начинайте создавать формулу от общего элемента к ежедневному.

Пример формулы

1. Разработайте устав проекта.

2. Разработайте и внедрите систему мониторинга ключевых показателей.

3. Разработайте и внедрите регламент проектных встреч, чтобы все участники знали – когда и по каким вопросам вы планируете собираться малой или большой группой стейкхолдеров.

4. Разработайте систему вовлеченности сотрудников, чтобы они не терялись в течение года и не отключались от важных задач.

5. Разработайте реестр рисков, чтобы контролировать события на протяжении всего проекта.

6. Используйте в качестве основы планирования работ принцип спринта.

7. Используйте модель SMART для постановки целей.

Со временем дополняйте формулу новыми элементами, создавайте отдельные формулы для разных участков работ.

Система будет дополняться. Еще столько инструментов управления!

Формула не будет панацеей, но станет отправной точкой, указывая на то, какие элементы являются минимально необходимыми для жизнедеятельности одной небольшой команды. Если речь идёт о портфеле проектов, где команд может быть очень много, формула будет значительно длиннее и сложнее.

Для удобства в работе с формулами вы можете заказать плакат системы А3, карточки для мозговых штурмов и магниты элементов для доски. На момент выхода книги еще нет, но уже в разработке рабочая тетрадь руководителя с шаблонами для управления и вопросами для диагностики системы.

С точки зрения практичности, система позволяет собирать свою систему управления, как конструктор. Например, если перед вами стоит задача разработки стандарта управления проектами в рамках операционной деятельности, то, глядя на одну страницу, вы можете нахватать необходимые инструменты и создать стандарты из описания алгоритмов выполнения и применения того или иного инструмента. Универсальное химическое средство, которое можно использовать как для ванной комнаты, так и для кухни.

Ниже о структуре системы.

Группа «Документ/шаблон»

Группа «документ/шаблон» – сиреневый индикатор. Элементы распределены полностью по всей периодической системе и применимы на разных этапах жизненного цикла проекта. Это не означает, что инструменты из группы «раз в проект» не могут быть использованы «ежемесячно». Всё зависит от конкретного проекта. Но мы говорим о распространённых случаях и средней норме. Мне, как и любому изобретателю, хочется систематизировать имеющийся опыт. И, по моему опыту, большинство эффективных команд делают именно так.

Сиреневые индикаторы – шаблоны, которые можно использовать для административного управления. Начинайте внедрение с тех элементов, у которых индекс вовлеченности как можно меньше – там, где вы можете сделать это самостоятельно. Например, сначала обучитесь сами, а затем передавайте инструмент своим командам. Здесь есть «бородатые» инструменты, о которых мы часто забываем. Это важно – не забывать о базовых вещах.

Состав группы:

СГ (Сгораний): диаграмма сгорания спринта – шаблон, который может быть создан в любом программном продукте, например, в Excel.

ГА (Диагантий): диаграмма Гантта.

ПК (Протоколий): протокол собрания.

СВ (Свотий): SWOT-анализ.

ПС (Пестий): PEST-анализ, PESTEL как структура может быть использована для управления рисками.

МТ (Минтий): пирамида Минто применяется для структурирования писем, выступлений, презентаций, коммерческих предложений.

МЦ (Матриций стейкхолдий): матрица стейкхолдеров.

КМ (Коммуникаций): матрица коммуникаций.

УС (Уставий): Устав – обязателен.

ТЗ (Тэзий): техническое задание – должно быть сформулировано в формате шаблона.

ИС (Историй): пользовательская история – шаблон, который должен быть разработан, чтобы команда не придумывала свои требования и чтобы сохранялся единый стандарт управления требованиями в командах.

СР (Смартий): SMART, SMARTINI – модель с добавлением ещё трех характеристик.

ДЖ (Дорожний): дорожная карта удобна для планирования не всего проекта, а отдельных спринтов.

ОЧ (Отчетий): отчет о проекте – структура отчета.

МО (Мониторий): система мониторинга – это документ, реестр метрик, который подшивается к уставу и приказу.

ИП (Иприоритетий): индекс приоритетности – документ, в котором рассчитывается индекс приоритетности задач. Вы можете вбить свои задачи по существующим характеристикам, выставить оценки и получить этот индекс.

РА (Расписаний): расписание работ может быть как в календарном плане, так и в любом другом формате. Есть как стандартные шаблоны, так и немного адаптированные для удобства и практичности.

БЮ (Бюджий): бюджет (БДР, БДДС) – скорее для понимания, что этот документ должен быть. А вот шаблон рекомендую использовать тот, который работает у вас в компании в финансовых службах.

ЖТ (Требований): журнал требований – в домен входят ограничения, исключения и допущения.

ОТ (Ответствий): матрица ответственности – матрица RACI.

ПФ (Портфелий): портфель проектов – шаблон по управлению портфелем проектов, где учитывается процент загрузки всех участников, их роли и значимость для понимания, кого и откуда можно вытаскивать.

РЗ (Развитий): индивидуальный план развития —шаблон в формате Word, который можно заполнять после и во время оценки, а затем выдавать сотруднику.

РС (Риский): матрица рисков.

МР (Метрикий): реестр метрик – реестр метрик от анализа результатов отличается тем, что реестр метрик служит больше структурирующей формой, где фиксируется количественные и качественные показатели, источники информации, каким образом их собирали, методы отработок, кому это надо и кому передать. В системе анализа результатов делается план-фактный анализ.

ЗК (Зрелий командий): матрица зрелости команды —основа для ассессмента.

ДП (Делипий): правила деловой переписки должны быть прописаны хотя бы в регламенте или в инструкции.

ПЛ (Планий): система планирования – описание шагов. Система подразумевает наличие определенных инструментов, которые вы используете, и этапов, через которые вы проходите.

ИВ (Исикавий): диаграмма Исикавы.

ЭЙ (Эйзий): матрица Эйзенхауэра.

ЛВ (Левий): силовое поле Левина.

БИ (Бизнесий): бизнес-план.

ПЗ (Презий): правила оформления презентаций.

ПО (Потокий): доска потока, канбан-доска.

ПЧ (Почемий): 5 почему.

ПР (Потерий): 7 (8) видов потерь.

КЦ (Компетенций): модель/матрица компетенций.

ПД (Передачий): регламент передачи дел.

РТ (Реестрий): реестр рисков.

ТС (Тосий): теория ограничения систем (ТОС).

Каждый из этих инструментов может использоваться ежедневно, ежемесячно, раз в проект и т. д. В зависимости от того, в чем заключается цель вашего проекта, можно выбрать определенные элементы, но для портфеля проектов они все будут важны. Элементы хороши тем, что под разные проекты можно выбирать и составлять свои индивидуальные формулы.

Группа «Подход/методология»

Группа «Подход/методология» – розовый индикатор.

СК (Системаций): система коммуникаций.

ДЕ (Делегирий): делегирование – по-хорошему, должно быть два документа – регламент по делегированию и обучающий материал для руководителей. В будущем разделю элементы.

АН (Анализий): завершение и анализ результатов.

СМ (Скрамий): scrum.

ПИ (Предиктивий): waterfall, каскад, предиктивный жизненный цикл.

КА (Канбаний): канбан.

ЛИ (Линий): бережливое производство.

ГИ (Гибридий): гибридная модель управления проектами.

ДЗ (Дизайний): дизайн-мышление.

СП (Спринтий): спринт – как подход к планированию работ.

КП (Критикий путий): метод критического пути.

ЦД (Демингий): цикл Деминга (PDCA).

ПЯ (Порядий): 5С (порядок на рабочем месте).

РО (Ротаций): ротация сотрудников – подход к управлению, развитию и построению системы ротации.

БА (Балансий): баланс в проекте.

ИФ (Информий): управление информацией.

ИН (Инициативий): предложение инициатив.

ГЕ (Гембий): Гемба.

ПЁ (Покаёкий): Poka-Yoke.

СА (Ситуаций): ситуативное руководство.

ЭЧ (Эйчарий): HR-цикл.

РШ (Решений): матрица Да-Нет принятия решений.

СИ (Системий): системное мышление.

ЦИ (Циклий управлений): цикл управления сложными проектами.

ОР (Оргий): анализ организационной структуры.

АЦ (Адаптаций): система адаптации новых сотрудников —в системе адаптации слишком много аспектов, поэтому в будущем я разделю этот элемент на несколько.

КИ (Кипиапий): KPI/КПЭ.

ОУ (Обучений): обучение сотрудников.

КУ (Культурий): корпоративная культура и команда.

ПА (Паретий): принцип Парето 20/80.

УР (Урий): управление рисками.

СД (Спидий): спиральная динамика.

СЯ (Стартегий): стратегия.

ПЕ (Проектий): управление проектами.

ПЦ (Процессий): управление процессами.

ЦЛ (Целий): целеполагание.

БЗ (Базий): база знаний.

ИЗ (Изменений): управление изменениями.

УП (Управлений): эффективное управление.

ПБ (Подборий): подбор персонала.

ТК (Текучий): текучесть кадров.

УВ (Увольнений): увольнение сотрудников.

Группа «мероприятие/церемония»

Группа «мероприятие/церемония» – изумрудный индикатор.

Мероприятия, которые ориентированы на построение системы коммуникаций внутри команды, внутри проекта и между группами. Церемонии сами по себе могут иметь несколько функций помимо коммуникативной: получение и предоставление информации, то есть трансляция информации; выработка стратегических решений или генерация идей; функция оценки, повышение вовлеченности персонала и команд, работающих на разных участках проекта.

Элементы группы:

РЕ (Ретроспективий): ретроспектива.

ОС (Обратний связий): обратная связь.

ЛЕ (Летучий): летучка, стендап, дэйли.

МИ (Митингий): канбан-митинг – в основном используется структура вопросов: что необходимо делать на этапе подготовки, кто участники, какие цели и какие продукты выхода из этого мероприятия.

ДМ (Демий): демо, ревью.

СЕ (Сессий): стратегическая сессия.

ФА (Фасилитий): фасилитационная сессия.

ШТ (Штурмий): мозговой штурм.

МК (Мировий кафий): мировое кафе.

ОЦ (Оцений): центр оценки.

МА (Митапий): митап.

ХА (Хакатоний): хакатон – в этом элементе привожу пример того, как мы организуем хакатоны.

КО (Конференций): конференция.

РИ (Риндий): развивающие индивидуальные встречи.

ФК (Факапий): f*ck-up сессии.

РГ (Регламентий): регламент проектных встреч.

АЖ (Арджирисий): лестница Арджириса.

АК (Аудитий-ка): аудит коммуникаций.

МЕ (Мероприятий): система мероприятий.

ОБ (Онбордий): онбординг.

РШ (Решений): принятие решений.

Группа «Геймифицированный инструмент»

Группа «Геймифицированный инструмент» – бежевый индикатор.

ПП (Покерпланий): Agile Poker Planning

СТ (Сторителий): сторителлинг

СЦ (Симуляций): бизнес-симуляция

ИГ (Игрий): деловые игры

НБ (Небий): карта звездного неба, Scrum Star map – для определения дефицита компетенции и прототипирования.

ОЖ (Ожиданий): матрица ожиданий и претензий – форма геймифицированного обмена претензиями между функциями. Ей уже около 10 лет, и она отработана прекрасно.

МФ (Метафорий): метафорические карты – работа с ними ведётся на этапе инициации, на этапе планирования. К метафорическим ассоциативным картам относятся все карточки, которые используются в покер-планировании. Еще мы используем имаджинариум или dixit (используются для управления рисками).

ИК (Икартий): интеллект-карта

ПТ (Прототипий): прототип – элемент, которого пока нет в книге, но место им прочно забронировано в системе.

Группа «Психологический инструмент»

Группа «психологический инструмент» – серый (сизый, голубой) индикатор.

КЧ (Коучингий): коучинг.

ПХ (Психотипий): система психотипов.

МЫ (Мышлений): теория мышлений.

ВЫ (Выгораний): синдром выгорания.

ТО (Токсиний): токсичные сотрудники.

НА (Наставникий): система наставничества.

СС (Скепсий): корпоративный скепсис – типология сопротивления команд и сотрудников. Как с этим работать и почему люди сопротивляются? Внедрение и изменение внутри команды и внутри проектов – не самая простая история, с которой надо уметь работать.

ЛД (Лидерий): модель динамического лидерства.

ГБ (Гибкий): гибкость руководителя.

БР (Брендий): бренд руководителя – элемент описан статьей про бренд ИТ-директора.

АТ (Атмосферий): атмосфера в команде.

ВБ (Выборий): сложный выбор.

ЭИ (Эмоций): эмоциональный интеллект.

СБ (Субординий): взаимодействие руководителя и подчиненного.

ШЛ (Шляпий): 6 шляп.

ДИ (Диский): DISC.

ВО (Вовлечий): вовлеченность сотрудников.

ДЛ (Дилтсий): пирамида Дилтса.

МС (Маслий): пирамида Маслоу.

ПН (Прокрастинаций): прокрастинация.

ПУ (Публиций): публичные выступления.

СЗ (Самозваний): синдром самозванца.