Loe raamatut: «Gestión y control en restauración. HOTR0309»

Capítulo 1

Proceso administrativo y contable en restauración

1. Introducción

Dentro del sector de la restauración, aspectos como la confección de la carta, la decoración del local, la elección de las herramientas y materiales necesarios en la cocina, materias primas, etc. son extremadamente importantes, al igual que el establecimiento y realización de los procesos administrativos y contables, ya que tanto la determinación de los precios, los costes de la mano de obra, el cumplimiento con la legislación fiscal vigente, el presupuesto de compras, etc. son igualmente necesarios si se desea que el negocio sobreviva ante la existencia de un mercado con una oferta extremadamente elevada y un nivel competitivo y de calidad cada vez mayor.

El hecho de que este tipo de negocios generen su mayor parte de los ingresos mediante efectivo, conlleva que los responsables del mismo, sean conscientes de que un control exhaustivo en todo el proceso administrativo y contable, sea crucial para la buena marcha del negocio, ya que en caso contrario, aun siendo un local de éxito, cabe la posibilidad de que el continuo descontrol en caja lleve irremediablemente al cierre del negocio.

2. Proceso de facturación

El proceso de facturación en el sector de la restauración comienza en lo que se denomina comanda.

Definición

Comanda

Este término proviene del verbo francés commander, cuya traducción literal es ‘pedir’ o ‘demandar’.

Dicha comanda, que es la expresión escrita de lo que el cliente desea en ese momento, terminará, como normal general, convirtiéndose en la factura que el cliente abonará al marcharse del establecimiento, mediante su pago en efectivo. La factura deberá de cumplir con una serie de requisitos que establece la legislación y que, sin los cuales, no se puede considerar como legal. La comanda no tiene que cumplir estos requisitos.

Estos requisitos se encuentran establecidos en el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

2.1. Obligación de expedir facturas

En este supuesto, la legislación es muy clara y determinante al respecto. El artículo 1 del Real Decreto 1619/2012 establece que los empresarios o profesionales, independientemente del sector al que se dediquen, están obligados a expedir y entregar, en su caso, factura u otros justificantes por las operaciones que realicen en el desarrollo de su actividad empresarial o profesional, así como a conservar copia o matriz de aquellos.

Nota

La matriz de una factura es aquella parte de la misma que queda en posesión del que la expide como justificante de su emisión y entrega posterior al cliente. Va a contener los datos necesarios para el cumplimiento con las obligaciones que establece la ley.

Del mismo modo, el empresario deberá de conservar todas aquellas facturas y justificantes que reciba de otros empresarios por las operaciones de las que es destinatario como por ejemplo la compra de materia prima, utensilios de cocina, suministros como el gas o el agua, etc.

La contabilidad del restaurante requiere la conservación de todas las facturas, justificantes, etc., que reciba el empresario.

El Real Decreto 1619/2012, en el capítulo 1 sobre supuestos de expedición de factura, y más concretamente en su artículo 2, establece las obligaciones concretas por las que se han de expedir facturas, cumpliendo así con el artículo 164, regla Uno, número 3.º de la Ley 37/1993, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el valor añadido, el cual determina que los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del impuesto, sin más excepciones que las que se permiten; y en esto, la legislación es muy clara e inflexible, por lo que el empresario ha de ser muy consciente de los actos que lleva a cabo cuando realiza el proceso de facturación.

En todo caso, deberá expedirse factura y su copia, en las siguientes operaciones:

1 Aquellas en las que el destinatario sea un empresario o profesional que actúe como tal, con independencia del régimen de tributación al que se encuentre acogido el empresario o profesional que realice la operación, así como cualesquiera otras en las que el destinatario así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria, es decir, cualquier empresario, independientemente de la actividad a la que se dedique.

2 Las entregas de bienes destinados a otro Estado miembro al que se refiere el artículo 25 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.

3 Las entregas de bienes a que se refiere el artículo 68, reglas tres y cinco de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, cuando, por aplicación de las reglas referidas en dicho precepto se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto.

4 Las entregas de bienes expedidos o transportados fuera de la Comunidad Europea a que se refiere el artículo 21, número 1.º y 2.º de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, excepto las efectuadas en las tiendas libres de impuestos a que se refiere el número 2.º, B, del citado artículo.

5 Las entregas de bienes que han de ser objeto de instalación o montaje antes de su puesta a disposición a que se refiere el artículo 68, regla Dos, número 2.º de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido.

6 Aquellas de las que sean destinatarias personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales, con independencia de que se encuentren establecidas en el territorio de aplicación del Impuesto sobre Valor Añadido o no, o las Administraciones Públicas a que se refiere el artículo 2 de la Ley 30/1992, de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.

La Ley deja bien claro que básicamente todos los empresarios se encuentran obligados a expedir factura y su copia, independientemente de la actividad que desarrollen.

Actividades

1. Indique si el empresario se encuentra obligado a expedir facturas cuando realice entrega de bienes o prestación de servicios a otro Estado no miembro de la Unión Europea.

2. ¿Importa el régimen de tributación del empresario para encontrarse obligado a expedir facturas?

La obligación de expedir factura que los apartados anteriores determinan, se ha de ajustar a las normas establecidas en el Reglamento en los siguientes supuestos:

1 Cuando la entrega de bienes o la prestación de servicios a que se refiera se entienda realizada en el territorio de aplicación del Impuesto, salvo que el proveedor del bien o prestador del servicio no se encuentre establecido en el citado territorio, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación sujeta al mismo y la factura no sea expedida por este último con arreglo a lo establecido en el artículo 5.

2 Cuando el proveedor o prestador esté establecido en el territorio de aplicación del Impuesto o tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o prestación de servicios y dicha entrega o prestación, conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, no se entienda realizada en el territorio de aplicación del Impuesto, en los siguientes supuestos:Cuando la operación esté sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo del Impuesto sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y por cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio.Cuando la operación se entienda realizada fuera de la Comunidad.

Estos puntos indican que, si bien todo empresario se encuentra obligado a la expedición de facturas y su copia, este deberá atenerse a las peculiaridades que la ley establece para su ámbito de actuación, territorio o pertenencia a un Estado miembro de la Unión Europea.

Aplicación práctica

Antonio es un joven chef que ha decido crear su propio establecimiento de comida rápida gourmet al más puro estilo americano, en un bus que viaja por todo el territorio nacional e incluso ha pensado en viajar a países cercanos a España, como Francia y Portugal, en determinados eventos como conciertos y festivales.

A la hora de prestar sus servicios, le ha surgido la duda de si cuando cobre por ellos, ha de emitir factura, tique, cualquier otro tipo de documento o, no dar nada al cliente como justificante del cobro.

Ayude a Antonio en su duda en función de la legislación vigente española.

SOLUCIÓN

En el artículo 2 del Real Decreto 1619/2012, se establecen las obligaciones concretas por las que se ha de expedir facturas, cumpliendo así con el artículo 164. Uno. 3.º de la Ley 37/1993, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido, el cual determina que los empresarios o profesionales están obligados a expedir facturas y copia por las entregas de bienes y prestación de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las no sujetas y las sujetas pero exentas del Impuesto, sin más excepciones que las que se permiten en el propio Reglamento. Por ello, Antonio se encontrará obligado a expedir factura, factura simplificada y su copia. Además, en el supuesto de que se encontrase en otro país como es el caso de Portugal o Francia, la legislación establece que ha de seguir realizando factura o factura simplificada y su copia.

Excepciones de la obligación de expedir facturas

Aunque el empresario se encuentra obligado a expedir factura por los servicios prestados, la ley permite una serie de excepciones a dichas obligaciones, que se encuentran recogidas en el art. 3 del Real Decreto 1619/2012, el cual determina:

1 Que no existirá obligación de expedir factura, salvo en los supuestos contenidos en el apartado 2 del artículo 2 del Real Decreto, por las operaciones siguientes:

2 Las operaciones exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido, en virtud de lo establecido en el artículo 20 de su Ley reguladora, con excepción de las operaciones a que se refiere el apartado 2 siguiente. Por ejemplo, por este artículo, las actividades dedicadas a la enseñanza están exentas.

3 Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades a las que sea de aplicación el régimen especial del recargo de equivalencia.

4 Las realizadas por empresarios o profesionales en el desarrollo de actividades por las que se encuentren acogidos al régimen simplificado del Impuesto, salvo que la determinación de las cuotas devengadas se efectúe en atención al volumen de ingresos.

5 Aquellas otras en las que así se autorice por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, en relación con sectores empresariales o profesionales o empresas determinadas, con el fin de evitar perturbaciones en el desarrollo de las actividades empresariales o profesionales.

6 No existirá obligación de expedir factura cuando se trate de las prestaciones de servicios definidas en el artículo 20. Uno. 16.º y 18.º, apartados a) a n) de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, salvo que:Conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto o en otro Estado miembro de la Unión Europea y estén sujetas y no exentas al mismo.Conforme a las reglas de localización aplicables a las mismas, se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, Canarias, Ceuta o Melilla, estén sujetas y exentas al mismo y sean realizadas por empresarios o profesionales, distintos de entidades aseguradoras y entidades de crédito, a través de la sede de su actividad económica o establecimiento permanente situado en el citado territorio.

7 Tampoco estarán obligados a expedir factura los empresarios o profesionales por las operaciones realizadas en el desarrollo de las actividades que se encuentren acogidas al régimen especial de la agricultura, ganadería y pesca, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 16.1 de este Reglamento.

Es evidente que aunque el empresario se encuentra obligado por la ley a la expedición de facturas, la legislación relativa al Impuesto sobre el Valor Añadido impone excepciones a dicha obligación.

Definición

Recargo de equivalencia

Es un régimen especial de IVA obligatorio para aquellos comerciantes minoristas que no realicen transformación alguna de los productos que venden. Consiste en un porcentaje aplicado a la base imponible de la factura relacionada con el tipo de IVA aplicado a la operación de venta.

Actividades

3. Busque información en el sitio web de la Agencia Tributaria y determine cuáles son las operaciones que se encuentran exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido.

4. Suponiendo que la actividad de restauración estuviera exenta del Impuesto sobre el Valor Añadido, ¿estaría exento el empresario de expedir facturas? Razone su respuesta.

Por tanto, para que los empresarios dedicados a la restauración no expidan factura, tienen que darse circunstancias muy poco probables, ya que en este tipo de actividad, la expedición de la factura es obligatoria.

Documentos sustitutivos de las facturas

Si bien, los empresarios del sector de la hostelería se encuentran obligados a la expedición de factura, existen documentos que van a sustituirla y que son totalmente válidos para su entrega al cliente.

Recuerde

El Impuesto sobre el Valor Añadido se encuentra regulado por la Ley 37/1992 de 28 de diciembre. Dicha Ley ha sido modificada en diferentes ocasiones en relación con la regulación de las obligaciones de facturación y su tratamiento telemático, al régimen especial simplificado, etc.

Estos son las facturas simplificadas, unos documentos que van a servir como sustitutos de las facturas siempre y cuando cumplan las siguientes condiciones:

1 Que el importe de la operación no exceda de 3.000 € incluido el IVA.

2 Que se trate de alguna de las operaciones enumeradas en el apartado 1 del artículo 4 del Reglamento de facturación, las cuales son:Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.Ventas o servicios de ambulancia.Transporte de personas y sus equipajes.Servicios prestados por salas de baile y discotecas.Servicios telefónicos prestados mediante el uso de cabinas.Servicios de peluquería e institutos de belleza.Aparcamientos.Alquiler de películas.Utilización de autopistas de peaje.Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.Servicios de tintorería y lavandería.Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria.

Ejemplo de factura simplificada de un establecimiento hostelero

No obstante, y a pesar de que en los servicios de restauración y hostelería es posible la entrega al cliente de una factura simplificada o tique en vez de una factura, en el supuesto de que el cliente quisiera una factura por los servicios prestados, el empresario se encontrará en la obligación de expedirla sin excusa alguna, independientemente de que el importe de la misma sea inferior a los 3.000 € con el IVA incluido.

Actividades

5. ¿En las facturas simplificas se encuentra el IVA incluido o este va aparte del importe del bien o del servicio?

6. Dada la obligación del empresario a la expedición de facturas, ¿en qué casos puede realizar otro tipo de documentos que sustituyan a estas?

Facturas por el destinatario o por un tercero

El Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre por el que se aprueba el Reglamento que regula las obligaciones de facturación, determina en su artículo 2 las obligaciones de expedir facturas, al igual que sucede en el Real Decreto 1619/2012. En el artículo 5 del R. D. 1619/2012 se fija el cumplimento de la obligación de expedir factura o documento sustitutivo por el destinatario o por un tercero.

Suponiendo que alguna de las dos partes que intervienen en la operación de prestación del servicio de hostelería o restauración no es sujeto pasivo, es decir, no se encuentra obligado por la legislación en materia de IVA, la legislación determina los requisitos necesarios para que se cumpla el artículo 2 de obligación de expedir factura:

1 Deberá existir un acuerdo documentado por escrito entre el empresario o profesional que realice las operaciones y el destinatario de estas, por el que el primero autorice al segundo la expedición de las facturas o documentos sustitutivos correspondientes a dichas operaciones. Este acuerdo deberá suscribirse con carácter previo a la realización de las operaciones, y en él deberán especificarse aquellas a las que se refiera.

2 Cada factura o documento sustitutivo así expedido deberá ser objeto de aceptación por parte del empresario o profesional que haya realizado la operación.

3 El destinatario de las operaciones que proceda a la expedición de las facturas o documentos sustitutivos correspondientes a aquellas deberá remitir una copia al empresario o profesional que las realizó, en un plazo determinado por la ley.

4 Estas facturas o documentos sustitutivos serán expedidos en nombre y por cuenta del empresario o profesional que haya realizado las operaciones que en ellos se documentan.

También es posible, que la obligación de expedir facturas o documentos sustitutivos pueda ser realizada mediante la contratación de terceros a los que se le encomienda dicha tarea. Esta opción es bastante común no solo en el sector de la restauración, sino en sectores muy dispares y diversos.

Aplicación práctica

Antonio, sabiendo que debe de cumplir con la legislación vigente en cuanto a la obligación de expedir factura, factura simplificada y su copia, sabe que al tratarse de su establecimiento de comida rápida, va a tener innumerables clientes, lo que le va a acarrear un trabajo administrativo enorme. Ha calculado que la inmensa mayoría de sus clientes no va a gastarse más de 100 €, y se pregunta si es necesario emitir factura para todos, incluso para aquellos clientes que gasten cantidades muy pequeñas.

Ayude a Antonio a resolver su duda teniendo en cuenta la legislación vigente española.

SOLUCIÓN

Es cierto que todos los empresarios, incluidos los hosteleros, se encuentran obligados a la expedición de facturas, facturas simplificadas y sus copias, pero en aquellos casos en los que el importe de las mismas no sea superior a 3000 €, es posible la sustitución de dichos documentos por facturas simplificadas, donde se especificará el importe de los servicios prestados incluido el IVA, según el apartado 1 del artículo 4 del Reglamento de facturación.

No obstante, Antonio ha de tener claro que en el supuesto de que alguno de sus clientes deseara su factura, este se encontrará obligado a su expedición, sin poder negarse a ello.

Contenido de la factura

La factura, como documento legal y sujeto a la legislación que la regula, para que sea efectiva debe de contener una serie de requisitos mínimos establecidos en el artículo 6 del Real Decreto 1619/2012:

1 Toda factura y sus copias contendrán los datos o requisitos que se citan a continuación, sin perjuicio de los que puedan resultar obligatorios a otros efectos y de la posibilidad de incluir cualesquiera otras menciones:Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros supuestos, cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones y realice operaciones de distinta naturaleza. No obstante, será obligatoria, en todo caso, la expedición en series específicas de las facturas siguientes:Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.Las rectificativas.Las que se expidan conforme a la disposición adicional quinta del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.Las que se expidan conforme a lo previsto en el artículo 84, apartado uno, número 2.º, letra g), de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido.Las que se expidan conforme a lo previsto en el artículo 61, apartado 2 del Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido, aprobado por el artículo 1 del Real Decreto 1624/1992, de 29 de diciembre.La fecha de su expedición.Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones.Número de identificación fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, con el que ha realizado la operación el obligado a expedir la factura. Asimismo, será obligatoria la consignación del número de identificación fiscal del destinatario en los siguientes casos:Que se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro que se encuentre exenta conforme al artículo 25 de la Ley del Impuesto sobre Valor Añadido.Que se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del Impuesto correspondiente a aquella.Que se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del Impuesto, y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.Domicilio, tanto del obligado a expedir factura como del destinatario de las operaciones. Cuando el obligado a expedir factura o el destinatario de las operaciones dispongan de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad o establecimiento al que se refieran aquellas en los casos en que dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de tributación correspondiente a las citadas operaciones.Descripción de las operaciones, consignándose todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible del Impuesto, tal y como esta se define por los artículos 78 y 79 de la Ley del Impuesto sobre el Valor Añadido, correspondiente a aquellas y su importe, incluyendo el precio unitario sin impuesto de dichas operaciones, así como cualquier descuento o rebaja que no esté incluido en dicho precio unitario.

2 El tipo impositivo o tipos impositivos, en su caso, aplicados a las operaciones.

3 La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

4 La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

5 En el supuesto de que la operación que se documenta en una factura esté exenta del impuesto, una referencia a las disposiciones correspondientes de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, relativa al sistema común del Impuesto sobre el Valor Añadido, o a los preceptos correspondientes de la Ley del Impuesto sobre Valor Añadido o indicación de que la operación está exenta.

6 En las entregas de medios de transporte nuevos a que se refiere el artículo 25 de la Ley del Impuesto sobre Valor añadido, sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

7 En caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, la mención “facturación por el destinatario”.

8 En el caso de que el sujeto pasivo del impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, la mención “inversión del sujeto pasivo”.

9 En caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, la mención “régimen especial de las agencias de viajes”.

10 En caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, la mención “régimen especial de los bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte” o “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección”.

11 En el caso de aplicación del régimen especial del criterio de caja la mención “régimen especial del criterio de caja”.

12 Deberá especificarse por separado la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:Cuando se documenten operaciones que estén exentas del Impuesto sobre el Valor Añadido y otras en las que no se den dichas circunstancias.Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del Impuesto sobre el Valor Añadido correspondiente a aquellas sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.Cuando se comprendan operaciones sujetas a diferentes tipos del impuesto sobre el valor añadido.

13 A efectos de lo dispuesto en el artículo 97, regla Uno de la Ley del Impuesto sobre Valor Añadido, tendrá la consideración de factura aquella que contenga todos los datos y reúna los requisitos a que se refiere este artículo.

Ejemplo de factura