5 vor Geschäftsvorfälle erfassen und zu Abschlüssen führen

Die Prüfung zum Fortbildungsabschluss „Geprüfter Bilanzbuchhalter und Geprüfte Bilanzbuchhalterin“ wird seit 1927 durchgeführt und gehört zu den kaufmännischen Fortbildungsprüfungen mit der längsten Tradition. Gemessen an der Zahl der jährlichen Prüfungsteilnehmer zählt diese Prüfung zudem seit Jahren zu den wichtigsten, jedoch auch zu den anspruchsvollsten kaufmännischen Weiterbildungsabschlüssen mit regelmäßigen Durchfallquoten von bis zu 50 %.

Der vorliegende Titel der „5 vor“-Reihe beschäftigt sich mit dem Handlungsbereich „Geschäftsvorfälle erfassen und nach Rechnungslegungsvorschriften zu Abschlüssen führen“ und orientiert sich dabei vollständig an den Bestandteilen und der Gliederung des offiziellen Rahmenplans der aktuellen Prüfungsverordnung vom 26. 10. 2015. Der Prüfungsteilnehmer oder die Prüfungsteilnehmerin soll dementsprechend nachweisen, dass er oder sie in der Lage ist, nach deutschem Recht eine ordnungsgemäße Buchführung durchzuführen, den Jahresabschluss zu erstellen und die wesentlichen Regelungen des internationalen Bilanzrechts nach den International Financial Reporting Standards darzustellen.¹⁾

„5 vor Geschäftsvorfälle erfassen und zu Abschlüssen führen“ ist kein typisches Lehrbuch. Da ich selbst gegenwärtig als Dozent in diversen Vorbereitungskursen zur Bilanzbuchhalterprüfung tätig bin, gehe ich davon aus, dass in den von Ihnen besuchten Kursen das benötigte Wissen bereits eingehend vermittelt wurde. Dieses Buch ist vielmehr als eine Art letzte Wissenskontrolle zu sehen. Die Prüfungsteilnehmer sollen ihren Wissensstand kurz vor der Prüfung noch einmal kontrollieren und ggf. erkannte Wissenslücken innerhalb kürzester Zeit erfolgreich schließen bzw. bereits Erlerntes schnell noch einmal auffrischen. Die prüfungsrelevanten Themen werden deshalb in kompakter und prägnanter Form dargestellt; zahlreiche Abbildungen, Beispiele und Kontrollfragen sowie ein Kapitel mit Übungsaufgaben unterstützen zusätzlich das Verständnis.

So können Sie ganz entspannt und sicher in die Prüfung gehen!

Für angehende Steuerfachwirte und -berater sowie für Studierende an Universitäten und Fachhochschulen ist dieser Titel ebenfalls äußerst empfehlenswert.

Gedankt sei zum Schluss Frau Vera Schallau vom NWB Verlag für die gute Zusammenarbeit.

Nun wünsche ich allen angehenden Bilanzbuchhaltern viel Erfolg für die bevorstehenden Prüfungen!

München, im Juli 2019Martin Weber

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Kaufmannsbegriff

Nach § 238 HGB ist jeder Kaufmann verpflichtet, Bücher zu führen und zu Beginn eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar (§ 240 HGB) und eine Bilanz (§ 242 HGB) aufzustellen. Diese Verpflichtungen gelten für Kaufleute i. S. der §§ 1 bis 6 HGB. Der „Kannkaufmann” erlangt diese Eigenschaft erst durch Eintragung in das Handelsregister. Kaufleute werden nach Handelsrecht wie folgt unterschieden:

§ 1 HGB: „Istkaufmann“

§ 2 HGB: „Kannkaufmann“

§ 3 HGB: „Kannkaufmann“

§ 5 HGB: „Kaufmann durch Eintragung“

§ 6 HGB: „Formkaufmann“

2

Befreiung von der Buchführungspflicht

Im Rahmen des BilMoG wurden handelsrechtliche Einzelkaufleute von der Pflicht zur Buchführung, der Aufstellung von Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen und der Erstellung von Inventaren befreit, wenn ihre Umsatzerlöse und Jahresüberschüsse bestimmte Schwellen­werte in zwei aufeinander folgenden Geschäftsjahren nicht überschreiten. Gemäß § 241a HGB betragen die Schwellenwerte:

Umsatzerlöse: 600.000 €

Jahresüberschuss: 60.000 €

Da Voraussetzung für die Befreiung ist, dass die Schwellenwerte an zwei aufeinander folgenden Abschlussstichtagen nicht überschritten werden, entfällt die Befreiung, sobald eine dieser Grenzen an nur einem Abschlussstichtag überschritten wird. Geschieht dies, ist eine Eröffnungsbilanz aufzustellen und zur Buchführung überzugehen.

Beispiel

Ein Gewerbebetrieb (Einzelunternehmen) weist folgende Umsatzerlöse und Jahresüberschüsse auf:

An den Bilanzstichtagen 2016 und 2017 sind die Schwellenwerte nicht überschritten. Der Gewerbetreibende kann also die Befreiung nach § 241a HGB in Anspruch nehmen. Am 31. 12. 2018 ist ein Schwellenwert jedoch überschritten – das Unternehmen wird gemäß § 238 HGB buchführungspflichtig. Aufgrund einer fehlenden Übergangsregelung besteht bereits für 2018 Buchführungspflicht.

3Ein neu gegründetes Unternehmen hat logischerweise keine zwei aufeinander folgenden Jahresabschlüsse. Es könnte somit nicht die Befreiung des § 241a HGB in Anspruch nehmen. § 241a Satz 2 HGB und § 242 Abs. 4 Satz 2 HGB federn dieses Problem jedoch durch die Normierung ab, dass die Befreiung bei Neugründungen schon am ersten Abschlussstichtag angewandt werden darf.

4Für die Besteuerung sehen die §§ 140 und 141 AO zwei Möglichkeiten der Buchführungspflicht vor:

derivative Buchführungspflicht§ 140 AO: „derivative Buchführungspflicht“

5Es existieren aber auch außerhalb des Handels-, Aktien- oder GmbH-Rechts Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, die aufgrund § 140 AO für die Besteuerung Bedeutung entfalten. Hierzu zählen beispielsweise:

ABB. 1: Aufzeichnungsformen nach Berufsgruppen

6 originäre Buchführungspflicht§ 141 AO: „originäre Buchführungspflicht“

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Beginn der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht beginnt bei:

§ 1 HGB „Istkaufmann“ mit Beginn der Tätigkeit. Auf die Eintragung im Handelsregister kommt es nicht an. Diese hat nur deklaratorische Wirkung.

§ 2 und § 3 HGB „Kannkaufmann“ und § 5 HGB „Kaufmann kraft Eintragung“ mit der Eintragung in das Handelsregister.

§ 6 HGB „Formkaufmann“ mit Gründung der Gesellschaft (= Abschluss des Gesellschaftsvertrages).

§ 141 Abs. 1 AO mit Beginn des Wirtschaftsjahres, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung über die Buchführungspflicht folgt (§ 141 Abs. 2 Satz 1 AO). Die Mitteilung der Buchfüh­rungspflicht durch das Finanzamt ist ein Verwaltungsakt und kann mit dem Rechtsmittel des Einspruchs nach § 347 AO angefochten werden.

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Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht endet bei:

allen Buchführungspflichtigen mit Betriebsaufgabe bzw. Abschluss des Insolvenzverfahrens.

bei Anwendung des § 141 Abs. 1 AO mit Ablauf des nächsten Wirtschaftsjahres, das dem Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen für die Buchführungspflicht nicht mehr vorliegen (§ 141 Abs. 2 Satz 2 AO).

9Problematik bei erstmaligem Überschreiten der Werte des § 241a HGB:

Auswirkungen des § 241a HGB auf das Steuerrecht

§ 141 AO weist zwar die gleichen Schwellenwerte wie § 241a HGB auf – sie unterscheiden sich dennoch in einem entscheidenden Punkt. Die Buchführungspflicht nach § 141 AO beginnt erst in dem Wirtschaftsjahr, das auf die Bekanntgabe der Mitteilung folgt, durch die die Finanzbehörde auf den Beginn dieser Verpflichtung hingewiesen hat (§ 141 Abs. 2 Satz 1 AO). Diese Aufforderung muss aber nun oftmals nicht mehr erfolgen. So wird der Einzelunternehmer in obigem Beispiel (Tz. 2) auch für Zwecke der Besteuerung in 2018 buchführungspflichtig. Die Verpflichtung ergibt sich unmittelbar aus § 140 AO. Der subsidiäre § 141 AO ist folglich irrelevant.

Dieser einfache Effekt greift jedoch nur bei Beginn der Buchführungspflicht. Endet die handelsrechtliche Buchführungspflicht, da die Schwellenwerte nicht mehr überschritten werden, hat dies keine unmittelbare Folgewirkung für das Steuerrecht. Dort endet die Buchführungspflicht nach § 141 Abs. 2 Satz 2 AO erst mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahres, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen für die originäre Buchführungspflicht nicht mehr vorliegen.

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Rechnungslegung

Unter Rechnungslegung versteht man das Aufzeichnen und Dokumentieren der betrieblichen Vorgänge insbesondere für externe Zwecke. Die Daten, die für die Rechnungslegung benötigt werden, werden aus dem Rechnungswesen gewonnen und sind die Grundlage für die Handels- und Steuerbilanz. Diese wiederum sind Basis für die Besteuerung, die Ausschüttungsbemessung, die Finanzberichterstattung und die Jahresabschlussanalyse.11

das Dritte Buch des HGB

Die handelsrechtlichen Vorschriften zur Rechnungslegung wurden letztmalig durch das Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG, Inkrafttreten am 23. 7. 2015) geändert und finden sich im Dritten Buch des HGB:

§§ 238–263 HGB: Vorschriften für alle Kaufleute

§§ 264–289a HGB: Ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften und bestimmte Personenhandelsgesellschaften

§§ 290–315a HGB: Vorschriften zum Konzernabschluss und Konzernlagebericht

§§ 316–335b HGB: Vorschriften zur Prüfung, Offenlegung und zu Straf- und Bußgeldern

§§ 336–339 HGB: Ergänzende Vorschriften für eingetragene Genossenschaften

§§ 340–340o HGB: Ergänzende Vorschriften für Kreditinstitute

§§ 341–341p HGB: Ergänzende Vorschriften für Versicherungsunternehmen

§§ 342–342e HGB: Vorschriften zu Rechnungslegungsgremium und -beirat sowie zur Prüfstelle für Rechnungslegung

12Neben den Vorschriften im Dritten Buch des HGB finden sich für die GmbH und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) im GmbHG, für die AG und die KGaA im AktG und für die Genossenschaft im GenG Regelungen.

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Doppik

Die öffentliche Verwaltung führt die Rechnungslegung entweder nach den Grundsätzen der Kameralistik oder der Doppik durch. Die entsprechenden rechtlichen Grundlagen finden sich u. a. in den jeweiligen Gemeindeordnungen, im Haushaltsgrundsätzegesetz, in den Landeshaushaltsordnungen sowie in der Bundeshaushaltsordnung.14

Normierung im Steuerrecht

Die grundlegenden Normen hinsichtlich der Führung von Büchern und Aufzeichnungen finden sich in den §§ 140 bis 148 AO. Gemäß § 140 AO hat jeder, der nach anderen Gesetzen als den Steuergesetzen Bücher und Aufzeichnungen zu führen hat, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, die Verpflichtungen, die ihm nach anderen Gesetzen obliegen, auch für die Besteuerung zu erfüllen.

Des Weiteren finden sich auch in Einzelsteuergesetzen wie im UStG (z. B. § 14b UStG), im EStG (z. B. § 5 Abs. 1 Sätze 2 und 3 EStG) oder im AStG (z. B. § 17 AStG) Vorschriften zur Rechnungslegung.

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Rechtsentwicklung

Die Entwicklung der Rechnungslegungsstandards ist in Deutschland seit einigen Jahren durch die Konzentration der internationalen Kapitalmärkte sowie durch die Globalisierung der Waren- und Dienstleistungsmärkte beeinflusst. So ist das am 1. 1. 1900 in Kraft getretene HGB u. a. durch folgende Gesetze geändert worden:

Gesetz zur Kontrolle und Transparenz im Unternehmensbereich (KonTraG, 1998)

Kapitalaufnahmeerleichterungsgesetz (KapAEG, 1998)

Transparenz- und Publizitätsgesetz (TransPuG, 2002)

Bilanzrechtsreformgesetz (BilReG, 2004)

Bilanzrechtsmodernisierungsgesetz (BilMoG, 2009)

Kleinstkapitalgesellschaften-Bilanzrechtsänderungsgesetz (MicroBilG, 2012)

Bilanzrichtlinie-Umsetzungsgesetz (BilRUG, 2015)

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US-GAAP und IAS/IFRS

International agierende Konzerne haben aber seit jeher Kritik an der Konzernrechnungslegung nach deutschem Recht geübt. Das Bestreben dieser Konzerne war eine weitestgehende Annäherung, wenn nicht sogar eine unmittelbare Umsetzung des internationalen Normengefüges von US-GAAP1) und IAS/IFRS2).

Auf diese Bedürfnisse hat der Gesetzgeber in einem ersten Schritt durch das KapAEG vom 24. 4. 1998 reagiert. Die Hauptänderung dieses Gesetzes war die Regelung des § 292a HGB. Hiernach war es den deutschen Unternehmen unter bestimmten Voraussetzungen gestattet, auf die Aufstellung eines Konzernabschlusses nach deutschem Recht zu verzichten.

Die Regelung des § 292a HGB war jedoch nur befristet bis zum 31. 12. 2004 anzuwenden. Die EU-Wirtschaftsminister haben am 6. 6. 2002 eine Verordnung verabschiedet, der zur Folge ab dem Jahr 2005 alle börsennotierten Unternehmen IAS/IFRS als Pflichtstandard anzuwenden haben (vgl. § 315a HGB). Bilanzierten die betroffenen Unternehmen bereits nach US-GAAP, galt eine Übergangsfrist für Geschäftsjahre, die vor dem 1. 1. 2007 beginnen (vgl. Art. 57 EGHGB).

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Geschichte der Buchführung

Schon seit Jahrtausenden führen die Kaufleute Aufzeichnungen über ihre Geschäftstätigkeit, da zuverlässiges kaufmännisches Handeln nur möglich ist, wenn der Akteur über die finanzielle Auswirkung seiner Taten Bescheid weiß. So wurden beispielsweise bereits 3500 v. Chr. bei den Sumerern Abrechnungen für Lebensmittel auf Tontafeln vorgenommen.

Die doppelte Buchführung wie wir sie heute kennen kann erstmals für 1340 nachgewiesen werden. Sowohl in Italien (Genua, Venedig und Florenz) als auch in Lübeck wurden aus dieser Zeit Hauptbücher gefunden, die Einnahmen und Ausgaben nach verschiedenen Kostenarten aufgliederten. Eine Bilanz im heutigen Sinne wurde wohl erstmals 1511 von den Fuggern erstellt.

Aufgaben des Rechnungswesens

Die heutige Aufgabe des betrieblichen Rechnungswesens ist es, alle Vorgänge in einem Betrieb zu erfassen und auszuwerten. Auf der Grundlage des Zahlenmaterials seines Betriebes – ergänzt um weitere Daten (Ziele, Prognosen, etc.) – kann der Kaufmann so die Wirtschaftlichkeit seines Unternehmens überprüfen und für die Zukunft planen. Das betriebliche Rechnungswesen gliedert sich dabei in folgende Teile:

Buchführung

Kosten- und Leistungsrechnung

Statistik

Planung

Controlling

18Buchführung (Finanzbuchhaltung):

Buchführung

In der Finanzbuchhaltung werden die Geschäftsvorfälle des Unternehmens chronologisch geordnet, planmäßig und vollständig für jeweils einen bestimmten Zeitraum, das Geschäftsjahr, aufgezeichnet. Die Buchführung hat somit folgende Aufgaben:

Aufzeichnungen aller Veränderungen des Vermögens und der Schulden

Darstellung von Vermögen und Schulden zu einem bestimmten Stichtag

Ermittlung des Periodenerfolgs

Erfassung der belegmäßigen Nachweise aller Geschäftsvorfälle

Lieferung der Grunddaten für

19Kosten- und Leistungsrechnung:

Kosten- und Leistungsrechnung

Die Kosten- und Leistungsrechnung erfüllt im Wesentlichen folgende Aufgaben:

Dokumentation: Aufzeichnung der Selbstkosten für Zwecke der Preisermittlung oder für die Ermittlung von Verrechnungspreisen (vgl. § 90 Abs. 3 AO).

Ermittlung des Betriebsergebnisses (operatives Ergebnis): Gegenüberstellung der Kosten und Leistungen, die innerhalb einer Rechnungsperiode (z. B. Quartal) im originär betrieblichen Bereich angefallen sind.

Ermittlung der Selbstkosten (Preiskalkulation): Kalkulation der angestrebten Verkaufspreise anhand der Selbstkosten.

Kurzfristige Erfolgsrechnung: Gegenüberstellung der Kosten und Leistungen eines Monats, um die betriebliche Effizienz kurzfristig überprüfen zu können.

Bewertung von unfertigen und fertigen Erzeugnissen beim Jahresabschluss: Die Gemeinkosten können meist nur anhand von Aufzeichnungen der KLR, wie beispielsweise von Betriebsabrechnungsbögen (BAB) ermittelt werden.

Kontrolle der Wirtschaftlichkeit: Untersuchung, ob die Leistungen die Kosten decken.

20Der Aufbau der Kostenrechnung umfasst folgende drei Bereiche:

Kostenartenrechnung: Die Kostenartenrechnung ist Basis für die Kostenrechnung. Durch sie werden alle in der zu betrachtenden Periode angefallenen Kosten erfasst und ihrer Art nach aufgegliedert. Dies geschieht häufig durch die Hauptbuchhaltung (z. B. Lohnkosten, Zinsaufwendungen, Steuern), aber auch durch Nebenbuchhaltungen (z. B. Lagerbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung).

Kostenstellenrechnung: In der Kostenstellenrechnung werden die Kosten aus der Kostenartenrechnung, die den Kostenträgern nicht unmittelbar zugeordnet werden können (sog. Gemeinkosten), als Zuschlagssatz auf die in der Kostenstelle angefallenen Einzelkosten ausgewiesen. Dies wird meist mittels eines Betriebsabrechnungsbogens dargestellt.

Kostenträgerrechnung: In die Kostenträgerrechnung werden die Einzelkosten aus der Kostenartenrechnung und die Gemeinkosten aus der Kostenstellenrechnung übernommen. Neben den Kosten werden in der Kostenträgerrechnung die Erlöse erfasst, die durch die einzelnen Kostenträger erwirtschaftet werden.

21Statistik:

Statistik

Die Statistik schafft einen innerbetrieblichen Vergleich des aus der Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung gewonnenen Zahlenmaterials. Der Vergleich kann beispielsweise vorgenommen werden als:

Zeitvergleich (Vergleich einzelner Zahlen verschiedener Perioden),

Verfahrensvergleich (z. B. Vergleich von alternativen Produktionsverfahren),

Soll-Ist-Vergleich (Vergleich der vorgegebenen Werte mit den tatsächlichen Werten) und

Betriebsvergleich (Vergleich von gleich oder ähnlich strukturierten Betrieben).

Des Weiteren werden oftmals Einkaufs-, Lager- oder Personalstatistiken geführt.

22Planung:

Planung

Im Rahmen der Planungsrechnung werden Kenntnisse aus den anderen Zweigen des betrieblichen Rechnungswesens zusammengefasst, um das zukünftige betriebliche Geschehen abzubilden. Schwierigkeit hierbei ist die Berücksichtigung von Interdependenzen (= gegenseitige oder wechselseitige Abhängigkeiten): Im Rahmen der Planung für das ganze Unternehmen müssen die Wechselwirkungen der einzelnen Teilplanungen so aufeinander abgestimmt werden, dass ein optimales Ergebnis erreicht wird. Bei der Planungsrechnung wird zwischen folgenden Bereichen unterschieden:

Erfolgswirtschaftlicher Bereich (Kosten- und Ertragsplan)

Leistungswirtschaftlicher Bereich (Lager-, Produktions- und Absatzplan)

Finanzwirtschaftlicher Bereich (Ausgaben- und Einnahmenplan)

Die Ergebnisse der Planungsrechnung werden teilweise im Lagebericht berücksichtigt (vgl. § 289 Abs. 2 Nr. 1 HGB).

23Controlling:

Controlling

Die Aufgaben des Controllings bestehen im Wesentlichen in Führungsstützungsleistungen. Die entsprechenden strategischen Aufgaben des Controllings setzen sich mit der verbesserten Erreichung der Ziele der Unternehmung, insbesondere die Bestimmung von Ressourcen und Kompetenzen sowie der Entwicklung von Potenzialen, auseinander. Zu den taktisch-operativen Aufgaben des Controllings zählen die Entwicklung der Wert- und Erfolgsziele in der operativen Programmplanung sowie die Sicherstellung von Liquiditätszielen.

24Begriffe Inventur und Inventar:

Inventur wird Inventar

Der Vorschrift des § 240 HGB zur Folge hat jeder Kaufmann am Anfang und am Ende eines Wirtschaftsjahres eine vollständige Bestandsaufnahme aller im Betriebsvermögen vorhandenen Vermögensgegenstände – insbesondere der Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Erzeugnisse sowie Waren – und Schulden durchzuführen.

Die Bestandsaufnahmetätigkeit bezeichnet man als Inventur, die Auflistung der einzelnen Wirtschaftsgüter als Inventar. Die Inventur wird durch körperliche Bestandsaufnahme, also durch Zählen, Messen oder Wiegen durchgeführt. Die auf diese Weise ermittelten Mengen werden dann bewertet.

Im Inventar müssen neben der vorhandenen Menge eine eindeutige Bezeichnung des Artikels, die verwendete Maßeinheit, der Einzelwert der jeweiligen Warengruppe und der Gesamtwert aller Warengruppen enthalten sein.

§ 246 Abs. 1 HGB schreibt vor, dass der Kaufmann seine Vermögensgegenstände und Schulden zu erfassen hat. Hinsichtlich der Zurechnung ist die wirtschaftliche Betrachtungsweise entscheidend. Dies bedeutet, dass im Inventar ggf. nicht alle dem Kaufmann nach § 903 BGB gehörenden Vermögensgegenstände aufzunehmen, andererseits aber ihm zivilrechtlich nicht gehörende Vermögensgegenstände zu berücksichtigen sind.

25Begriffe Handelsbücher und Belege:

Handelsbücher

Der Franziskanermönch Luca Pacioli (Lucas de Burgo) verfasste um 1500 die erste Publikation zur doppelten Buchführung. Hierin beschrieb er das noch heute gebräuchliche System mit

Grundbuch: Das Grundbuch, auch Journal genannt, beinhaltet alle Buchungen in ihrer zeitlichen Abfolge. Das Kassenbuch gilt auch als Grundbuch, da es die baren Geschäftsvorfälle in chronologischer Abfolge enthält.

Hauptbuch: Das Hauptbuch enthält entsprechend dem Kontenplan des Unternehmens sämtliche Konten der Finanzbuchhaltung. Es ist Grundlage für die Schlussbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung eines Geschäftsjahres.

Nebenbücher: Die Informationen, die das Hauptbuch enthält, werden oftmals in Hilfs- und Nebenbüchern ergänzt. Beispiele für Nebenbücher sind Anlagenbücher, Lagerbücher, das Kontokorrentbuch (auch Geschäftsfreundebuch genannt), die Lohnbuchhaltung sowie Wechselbücher.

Beleg

Im Rechnungswesen ist ein Beleg ein Dokument, das alle wesentlichen Daten eines Geschäftsvorfalls enthält. Es gilt der Grundsatz:

„Keine Buchung ohne Beleg.“

Belege können sowohl als Fremdbelege (z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen über geleistete Barzahlungen, Handelsbriefe und Steuerbescheide) als auch als Eigenbelege (z. B. Ausgangsrechnungen, Quittungen über erhaltene Barzahlungen, Entnahmebelege in der Warenwirtschaft oder Buchungsbelege) vorhanden sein.

26Bilanz- und Ergebnisrechnung als Resultat der Buchführung:

Bilanz

Um die Übersicht über das Vermögen zu behalten, wird eine Bilanz aufgestellt. Sie stellt die Besitzposten den Schulden gegenüber und weist als Unterschiedsbetrag das Eigenkapital aus. Auf der linken Seite der Bilanz (Aktiva) werden die Besitzposten und auf der rechten Seite die Schuldposten (Passiva) ausgewiesen. Überwiegen die Besitzposten, wird auf der rechten Seite als Differenzposten das Eigenkapital ausgewiesen. Im Gegensatz zum Inventar enthält die Bilanz keine Angaben mehr über Mengen, Einzelbezeichnungen und Einzelpreise.

Darüber hinaus weist die Bilanz einige Sonderpositionen aus, die entweder der periodengerechten Gewinnermittlung (z. B. Rechnungsabgrenzungsposten) dienen oder aus besonderen Bilanzierungsgrundsätzen (z. B. Wertberichtigungen) resultieren.

Das Ergebnis des wirtschaftlichen Handelns wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgebildet. Hier werden die Aufwendungen den Erträgen der jeweiligen Periode gegenübergestellt.

27Merkmale eines Beleges:

Beleg-Mindestangaben

Wie unter Tz. 25 dargestellt können Belege sowohl in Form von Fremdbelegen als auch in Form von Eigenbelegen vorliegen. Ein Beleg sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

Bezeichnung des ausstellenden Unternehmens

Art des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Dienstleistung)

Datum des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Materialentnahme)

Beträge (z. B. Einzelpreis, Gesamtsumme, Mehrwertsteuer, Preisnachlässe)

Unterschrift des Belegerstellers

Unterschrift des Mitarbeiters, der die Buchungsanweisung veranlasst hat

Kontierung

Datum der Erfassung in der Buchhaltung

Bei Fremdbelegen sollte zusätzlich gewährleistet sein, dass die nach § 14 UStG erforderlichen Angaben vorhanden sind.

28Belegfluss im Unternehmen:

Belegfluss

Der Belegfluss ist eine Abbildung der im System aufeinander folgenden Belege, die direkt zu einem Geschäftsvorgang gehören. Die einzelnen Belege bilden hierbei Belegketten. So kann sich im Vertriebsbereich folgende Belegkette ergeben:

29Belegarchivierung:

Archivierung

Buchhaltungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO). Der Buchführungspflichtige hat zu gewährleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Er muss die dafür erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z. B. Finanzbehörde, Abschlussprüfer) hat er in angemessener Zeit die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (Rn. 8.0 der Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995, BStBl 1995 I S. 738).30

doppelte Buchführung

Die Buchführungsverfahren werden in die einfache und die doppelte Buchführung unterteilt. Nachfolgend sind die entscheidenden Merkmale beider Verfahren dargestellt:

Lediglich die doppelte Buchführung erfüllt sämtliche Voraussetzungen einer handels- und steuerrechtlich ordnungsgemäßen Buchführung.

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Hauptabschlussübersicht

Die Hauptabschlussübersicht stellt die Entwicklung aller Sachkonten von der Eröffnungs- bis zur Schlussbilanz dar. Sie ist somit ein Überblick über alle Geschäftsvorfälle der Betrachtungsperiode. Die Hauptabschlussübersicht ist tabellarisch in Doppelspaltenform aufgebaut und hat von links nach rechts folgende Bestandteile:

Eröffnungsbilanz (Anfangsbestände)

Umsatzbilanz (Verkehrswerte)

Summenbilanz (Summe von Eröffnungs- und Umsatzbilanz)

Saldenbilanz (Ausweis der Salden der Summenbilanz)

Umbuchungen

Vermögensbilanz (vorläufige Schlussbilanz)

Erfolgsbilanz (Gewinn- und Verlustrechnung)

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Abschlussbuchungen

Zum Jahresabschluss muss eine Soll-Ist-Abstimmung zwischen den buchhalterisch ermittelten Kontenständen und den durch Inventur festgestellten Werten vorgenommen werden. Hieraus können sich dann Abschlussbuchungen ergeben. Weitere Abschlussbuchungen sind durch die Einstellung von Rückstellungen, Anpassung der Rechnungsabgrenzungen und durch Abschreibungen veranlasst. In der Praxis orientieren sich die Abschlussbuchungen anhand von Kontenplänen. Es kommen u. a. folgende Konten in Betracht (SKR 04):

1200 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

1900 Aktive Rechnungsabgrenzung

3000 Rückstellungen

3300 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen

3900 Passive Rechnungsabgrenzung

4800 Bestandsveränderungen

6200 Abschreibungen

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