Texto para la consulta documental en los archivos de los siglos XVI y XVII

Portada

María Consuelo Moreno González

Álvaro Acevedo Tarazona

Universidad Industrial de Santander

Facultad de Ciencias Humanas

Escuela de Historia

Bucaramanga, noviembre de 2021

Página legal

Texto para la consulta documental en los archivos de los siglos XVI y XVII

María Consuelo Moreno González

Álvaro Acevedo Tarazona *

*Profesor, Universidad Industrial de Santander

© Universidad Industrial de Santander

Reservados todos los derechos

ISBN: 978-958-53686-1-3

Primera edición, noviembre de 2021

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Impreso en Colombia

Presentación

La consulta de fuentes documentales es una actividad de gran relevancia para el desarrollo de programas y proyectos de investigación, no solo históricos sino de toda área del conocimiento interesada en contar con información para el análisis, con el fin de interpretar antecedentes, causas y consecuencias de hechos y avances investigativos del acontecer; para el caso, aquellos que hacen parte de la historia de los siglos XVI y XVII.

La experiencia como docentes e investigadores, especialmente esta última labor, nos ha permitido conocer algunas dificultades con respecto a la consulta de fuentes primarias, y la brecha existente entre las clases teórico-prácticas de los cursos de investigación y el trabajo de campo en la consulta y el análisis documental de archivos internacionales, nacionales, regionales, notariales, parroquiales y privados. Además, son insuficientes los textos orientadores disponibles en materia de tratamiento documental, los cuales se limitan a instrucciones puntuales en folletos o indicaciones mencionadas someramente dentro de la abundante literatura en el tema de la gestión documental. Esto aunado a los problemas paleográficos y diplomáticos, propios de quienes se acercan al estudio directo de fuentes manuscritas en grafías antiguas.

Es necesario aclarar que no solo los documentos proveen información. Tal como lo señala Krzysztof Pomian en su obra Sobre la historia: “todo objeto reconocido en una sociedad dada como portadores de significados y por lo tanto fabricados o expuestos con el fin de dirigirse a la mirada”1 es susceptible de ser leído, interpretado y analizado. Pomian los denomina semióforos y en ellos se incluyen objetos diversos como cuadros, dibujos, estampas, esculturas, manuscritos, sellos, textos impresos, entre otras cosas utilitarias o de culto. Estos objetos tienen dos aristas para su estudio: a partir de su materialidad y desde su significante, en tanto son cosas físicas y también semióticas. Es decir, la materialidad de un objeto permite acercarse a la faceta económica, social, cultural o religiosa de una época. Pero es solo desde la mirada interpretativa que puede descubrirse el significante de un objeto, porque la confrontación entre la imagen que se observa y la imagen o percepción que tiene quien mira es la que define el significante que conllevará a este a convertirse en un semióforo.

Por consiguiente, un documento o texto impreso no solo representa lo allí escrito; tras la mirada interpretativa del investigador, este llevará una carga personal, si se le quiere llamar así. El investigador agrega un nuevo sentido al documento, no se queda en lo escrito, ya cuenta con un bagaje cultural, literario o historiográfico que le permite incorporar aspectos como la imaginación y la comparación. Esto significa que el documento permite ver un acontecer, pero no permite ver todo de este acontecer, de tal manera que es inevitable recurrir a la imaginación de un acontecer que no está expresado completamente en los trazos gráficos del manuscrito; e incluso recurrir a lo no dicho en un documento cuando este se somete a la crítica y hermenéutica.

De este proceso surgen las comparaciones, las cuales permiten “distinguir lo verdadero de lo falso, en lo que se refiere a las imágenes y a los textos en general y, en particular, a los documentos”2. Es decir, las comparaciones documentales y de grafías permiten definir si es un texto original o apócrifo. Las semejanzas y diferencias entre dos documentos son las que permiten decidir su autenticidad o falsedad. Para el caso de los manuscritos de los siglos XVI y XVII la falsificación es una constante, tal y como sucede con las obras de arte.

Teniendo en cuenta lo anterior, se presenta este Texto para la consulta documental en los archivos de los siglos XVI y XVII, con el objetivo de convertirse en una herramienta de utilidad para historiadores, investigadores sociales en general, estudiantes y demás usuarios interesados en la consulta de textos antiguos disponibles en sitios como el Archivo General de Indias (AGI) en Sevilla (España), el Archivo General de la Nación (AGN) en Bogotá (Colombia), el Archivo Regional adscrito al Centro de Documentación e Investigación Histórica Regional (CDHIR) de la Universidad Industrial de Santander (UIS) en Bucaramanga (Colombia), el Archivo de la Notaría Primera de Vélez en el departamento de Santander (Colombia), el Archivo Histórico de la Provincia de San Luis Bertrán (AHPSLB) de la Orden de Predicadores en Bogotá (Colombia) o el Archivo de la Casa de la Cultura Horacio Rodríguez Plata en la ciudad del Socorro (Colombia).

El presente texto también es resultado del proyecto de tesis doctoral de María Consuelo Moreno González, titulado Historia de la provincia de Guane del Nuevo Reino de Granada, 1540-1690, en el marco del programa de becas doctorales otorgadas por Minciencias.

Finalmente, agradecemos a Carmen Helena Lazo Torres por la elaboración de las imágenes que acompañan este Texto para la Consulta documental en los archivos de los siglos XVI y XVII.

Objetivos

Establecer los lineamientos o pautas para la adecuada consulta de los documentos de los siglos XVI y XVII conservados y disponibles en el Archivo General de Indias (AGI), el Archivo General de la Nación (AGN), el Archivo Regional adscrito al Centro de Documentación e Investigación Histórica Regional (CDHIR), el Archivo de la Notaría Primera de Vélez, el Archivo Histórico de la Provincia de San Luis Bertrán (AHPSLB) y el Archivo de la Casa de la Cultura Horacio Rodríguez Plata.

Presentar un modelo de guía de consulta documental que permita a los usuarios de archivo realizar su procedimiento de investigación de acuerdo con las pautas de bioseguridad; además de sus respectivos deberes y derechos que le otorguen facilidad y confianza en el acceso a documentos de los siglos XVI y XVII.

Alcance

Aplica a todos los documentos de soporte papel, electrónicos o digitales que se encuentren en el Archivo General de Indias (AGI), el Archivo General de la Nación (AGN), el Archivo Regional adscrito al Centro de Documentación e Investigación Histórica Regional (CDHIR), el Archivo de la Notaría Primera de Vélez, el Archivo Histórico de la Provincia de San Luis Bertrán (AHPSLB) y el Archivo de la Casa de la Cultura Horacio Rodríguez Plata, referentes a los siglos XVI y XVII, es decir, producidos entre los años 1500 y 1700.

Definiciones

Archivo: Uno o más conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión; conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir como fuentes de historia.

Archivo central: Unidad administrativa en la que se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

Archivo de gestión: Es el que corresponde a las oficinas productoras de documentos, en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

Archivo histórico: Es aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión; por decisión del correspondiente Comité de Archivos debe conservarse permanentemente, en razón del valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

Archivo jurídico: Está compuesto por documentos como convenios, conceptos jurídicos, documentos de apoyo, procesos penales, procesos administrativos, derechos de petición y contratos, entre otros tipos documentales.

Archivo nacional: Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.

Archivo regional: Son aquellos cuyo propósito es preservar la herencia documental de una región particular.

Catálogo: Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, según un criterio determinado.

Consulta: Derecho de los usuarios de la entidad productora de documentos y de los ciudadanos en general a consultar la información contenida en los documentos de archivo y a obtener copia de los mismos.

Consulta presencial: Es la que se realiza directamente en el archivo con el acceso al patrimonio documental a través de la instrucción del personal calificado y la disponibilidad física de instrumentos que facilitan la consulta, tales como guías, catálogos, índices e inventarios.

Consulta virtual: Es la que se realiza a través de diversos sistemas de información en línea que permite la consulta de documentos en forma remota a través de diferentes dispositivos como computadores, tabletas, celulares, portátiles, etc.

Digitalización: Proceso en el que se lleva a cabo la transformación de los formatos físicos y se pasan a un formato digital, capturando la información por medio de procesos tecnológicos, a fin de conservar los documentos a través del tiempo.

Diplomática: Disciplina que tiene por objetivo el estudio de los documentos con base en sus caracteres extrínsecos e intrínsecos, es decir, soporte, escritura, lenguaje, formulismo y demás elementos integrantes para formar juicio de su autenticidad e interpretarlos debidamente.

Documento: Información registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.

Documento histórico. Documento único que, por su significado jurídico, autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del Estado, la Soberanía Nacional, las relaciones internacionales, las actividades científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en un documento histórico y especialmente valioso para el país.

Expediente: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que constituyen una unidad de conservación de archivo. También es aquella unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución de un mismo asunto.