Meine Zahnarztpraxis läuft

Aynur Durali

Meine Zahnarztpraxis läuft

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Lektorat, Herstellung und Reproduktionen:

Quintessenz Verlags-GmbH, Berlin

ISBN: 978-3-86867-565-8

Vorwort

„Hätte ich diese Dinge vor zehn Jahren bereits gewusst, hätte ich nicht so viel Geld verschenkt“, höre ich immer wieder bei meinen Seminaren. Das hat mich bewogen, dieses Buch zu schreiben und mein Wissen an möglichst viele Praxisinhaber weiterzugeben. Es ist das Ergebnis aus meiner jahrelangen Organisation und Abrechnung einer Zahnarztpraxis, optimiert durch meine juristische und wirtschaftliche Expertise.

Der Idealfall ist natürlich, bereits gut informiert mit einer Praxis anzufangen, bevor man eigene (finanziell) schmerzliche Erfahrungen machen muss. Viele meiner Tipps und Tricks sind ganz einfach umzusetzen. Man muss sie nur kennen!

Es ist im stressigen Praxisalltag gar nicht so einfach, sich auch noch um dieses Spezialwissen zu kümmern. Die Universitäten bilden zwar gute Zahnärzte aus, aber bezüglich der Führung einer erfolgreichen Praxis gibt es keine Wissensvermittlung.

Auch als junge Fachanwältin für Steuerrecht hatte ich zunächst kaum Bezug zu einer Zahnarztpraxis, obwohl mein Ehemann Zahnarzt war. Ich dachte, dass meine Kollegen mit dem Schwerpunkt Medizinrecht schon die richtigen Spezialisten seien und die Probleme lösen könnten. Leider musste ich sehr schnell feststellen, dass diese Kollegen weder Ahnung davon hatten, wie eine Zahnarztpraxis wirklich funktioniert, noch von den vielen Verordnungen und Satzungen, die in der Selbstverwaltung der Kammern und KZVen existieren. So begann ich mich mit der Materie zu befassen und habe nun seit über 20 Jahren einen Wissenspool aufgebaut, den ich gerne mit Ihnen teilen möchte. Ich möchte nicht, wie die bisherigen Bücher zum Zahnarztrecht, die Probleme lösen, nachdem Sie entstanden sind, sondern Ihnen das Handwerkszeug dazu geben, Probleme im Vorfeld zu vermeiden.

Dieses Buch soll Ihnen als Zahnarzt ein wertvoller Ratgeber sein. Wenn es um die Gewinnmaximierung einer Zahnarztpraxis geht, lauern zahlreiche Stolperfallen und Zahnärzte schöpfen die Möglichkeiten ihrer Praxis oft nicht optimal aus. Dieses Buch gibt Ihnen wichtige Tipps und erläutert Tricks, wie Sie den Gewinn Ihrer Praxis maximieren können, und zeigt mögliche Stolperfallen auf, die dazu führen, dass Sie Honorare verlieren.

Das Buch ist in zwei Teile gegliedert. Teil 1 führt in das Themengebiet ein und beleuchtet die Honorarentwicklung von niedergelassenen Zahnärzten während der vergangenen Jahre. Es wird erklärt, wie Sie Ihren Gewinn korrekt kalkulieren.

Teil 2 umfasst die Kapitel I‒V. Kapitel I erläutert das Gewinnsteigerungspotenzial auf Patientenseite näher. Wichtig ist es, den Zahlungsausfall seitens der Patienten zu vermeiden. Der Gewinn lässt sich allerdings auch auf der Seite der Kassen steigern. Wie? Darauf wird in Kapitel II näher eingegangen. Bei der Gewinnmaximierung spielen jedoch nicht nur die Honorare und Abrechnungen eine entscheidende Rolle. Oft wird übersehen, welche Relevanz die Mitarbeitermotivation für die Gewinnmaximierung hat! Kapitel III erläutert, weshalb motivierte und einsatzbereite Mitarbeiter so wichtig sind und wie man mit einfachen Mitteln seine Mitarbeiter gezielt motivieren und deren Stärken voll ausschöpfen kann.

Das nachfolgende Kapitel IV erläutert den Umgang mit bereits bestehenden Patienten. Es geht um die Kundenbindung. In Kapitel V geht es abschließend um die Akquise neuer Patienten. Was kann der Zahnarzt tun, um neue Patienten zu gewinnen, und was muss er dabei besonders beachten?

Das vorliegende Buch bietet einen umfassenden Ratgeber für alle Zahnärzte mit eigener Praxis und Existenzgründer, die sich mit einer eigenen Praxis niederlassen wollen.

Über die Autorin

Dr. Aynur Durali vereint gebündeltes Know-how aus der Zahnarztbranche mit juristischem und betriebswirtschaftlichem Sachverstand. Ihr Fachwissen und ihre jahrelange Erfahrung in der Organisation und im Management von Zahnarztpraxen setzt Sie zur erfolgs- und zielorientierten Beratung bei betriebswirtschaftlichen und rechtlichen Fragestellungen ein.

2005 ‒ 2015 Dozentin für Wirtschaftsrecht an der Fachhochschule Bielefeld, Fachbereich Wirtschaft

2001 Verleihung der Fachanwaltsbezeichnung für Steuerrecht

2001 Promotion als Dr. jur. an der juristischen Fakultät Bielefeld

Seit 1999 Organisation und Praxismanagement Zahnarztpraxen

1996 ‒ heute Rechtsanwältin

1989 ‒ 1994 Studium der Rechtswissenschaften an der Universität Bielefeld

Inhalt

Vorwort

Über die Autorin

Teil 1 Honorarentwicklung

Was Zahnärzte wirklich verdienen

Die Honorarentwicklung während der letzten Jahre

Brutto ist nicht gleich Netto ‒ den Gewinn richtig kalkulieren

Teil 2 Gewinnmaximierung

Kapitel I Gewinnsteigerungspotenzial auf Patientenseite

Zahlungsausfall des Patienten vermeiden

Höherer Rücklauf von Heil- und Kostenplänen

Die Kostenpläne optimal realisieren

Zusammenfassung Kapitel I

Kapitel II Gewinnsteigerungspotenzial auf Kassenseite

Verliert die Praxis Honorar aufgrund des Verteilungsmaßstabs?

Verliert die Praxis Honorar aufgrund von Wirtschaftlichkeitsprüfungen?

Wie das Kassenhonorar optimal ausgeschöpft werden kann

Welche Zuzahlungsleistungen Sie gezielt in ihrer Praxis fördern sollten

Zusammenfassung Kapitel II

Kapitel III Warum ist Mitarbeitermotivation wichtig?

Was ist Motivation?

Wie kommt Motivation zustande?

Warum ist Mitarbeitermotivation so wichtig?

Wichtig zu wissen!

Wie motiviere ich meine Mitarbeiter?

Zusammenfassung Kapitel III

Kapitel IV Der Patient als Kunde

Patientenzufriedenheit ‒ das A und O

Die Relevanz der Arzt-Patienten-Beziehung

Zusammenfassung Kapitel IV

Kapitel V Akquise neuer Patienten

Welche Zielgruppe spreche ich an?

Werbung und Public Relations

Der erste Eindruck zählt!

Zusammenfassung Kapitel V

Schlusswort

Literatur

Teil 3 Anlagen

Anlage 1 Abtretungserklärung für andersartige Versorgung/direkt abgerechnete Mischfälle

Anlage 2 Abtretungserklärung für die private Versicherung oder Zusatzversicherung

Anlage 3 Formular für höheren Rücklauf von Heil- und Kostenplänen

Anlage 4 Zahnersatz Eigenanteil

Was Zahnärzte wirklich verdienen

Die Honorarentwicklung während der letzten Jahre

Das nachfolgende Kapitel verschafft Ihnen, liebe Leserin, lieber Leser, einen Überblick darüber, wie sich die Honorare von Zahnärzten während der vergangenen Jahren entwickelt haben. Sie sollten wissen, woher der größte Teil der Honorare inzwischen stammt. Dieses Wissen ist entscheidend, um die Gewinne zu maximieren. Vorab schon einmal: Der Anteil der Honorare und Gewinne von Privatpatienten ist deutlich gestiegen. Dies soll im nachfolgenden Kapitel ausgeführt und beleuchtet werden.

Der Beruf des Zahnarztes wird im Allgemeinen als sehr lukrativ und zukunftsfähig angesehen. Zahnärzte gelten als die Topverdiener unter den Medizinern. Bei einer Anstellung bekommt ein Zahnarzt anfangs ca. 3 500 Euro brutto pro Monat. Doch mit steigender Berufserfahrung steigt auch das Gehalt beträchtlich. Hinzu kann in manchen Fällen auch eine Umsatzbeteiligung kommen, wenn der Zahnarzt in einer Praxis angestellt ist. Je länger der Zahnarzt in seinem Beruf arbeitet, desto höher ist sein Verdienst, der sich auf über 5 000 Euro brutto pro Monat belaufen kann.1 Selbstständige Zahnärzte verdienen noch mehr als die angestellten. Selbstständige Zahnärzte können 10 000 Euro brutto oder mehr im Monat verdienen. Pro Jahr beläuft sich das durchschnittliche Gehalt von selbstständigen Zahnärzten auf rund 161 000 Euro.1

Zahnärzte arbeiten die ersten zwei Jahre ihrer Tätigkeit als Assistenzzahnärzte. Nach dieser Zeit steigt das Gehalt eines Zahnarztes deutlich an. Die durchschnittliche Arbeitszeit eines Zahnarztes beträgt rund 46 Stunden pro Woche. Sie liegt damit deutlich höher als bei vielen anderen Berufstätigen, aber verglichen mit Humanmedizinern noch unter dem Durchschnitt. Bei anderen Humanmedizinern liegt die Wochenarbeitszeit bei rund 51,5 Stunden. Rund 40 % aller Ärzte arbeiten zwischen 49 und 59 Stunden pro Woche, circa jeder fünfte Arzt sogar zwischen 60 und 80 Stunden pro Woche.1

Tab. 1 Entwicklung der Einnahmen und Kosten von Zahnarztpraxen in Euro.

Zahnarztpraxen nahmen im Durchschnitt 594 000 Euro im Jahr 2015 ein. Mehr als die Hälfte kam aus der Privatabrechnung und auch anderen selbstständigen Tätigkeiten. Davon sind die Praxisausgaben von durchschnittlich 380 000 Euro abzuziehen. Je Praxisinhaber beträgt der Reinertrag demnach durchschnittlich 175 000 Euro pro Jahr. Die Entwicklung der Einnahmen von Zahnarztpraxen zwischen 2003 und 2015 werden in der Tabelle 1 dargestellt. Es wird deutlich, dass die Einnahmen von Zahnärzten aus selbstständiger Tätigkeit zwischen 2003 und 2015 deutlich angestiegen sind. Während die Abrechnungen aus der kassenzahnärztlichen Tätigkeit mehr oder weniger konstant blieben, sind die Einnahmen aus privatzahnärztlichen sowie selbstständigen Tätigkeiten deutlich angestiegen. Das muss man als Praxisinhaber wissen, weil ein Steigerungspotenzial bei den Kassenhonoraren durch die Deckelung mittels Verteilungsmaßstäben kaum vorhanden ist.

Bei den Zahnärzten ist die Gebührenordnung für Zahnärzte (GOZ) verpflichtend. Sie gilt für alle deutschen Zahnärzte, „soweit nicht durch das Bundesgesetz etwas anderes bestimmt ist“ (§1 Abs. 1 GOZ). Die Ausnahmeregelungen gelten vor allem für Kassenpatienten, die gemäß dem Bewertungsmaßstab der zahnärztlichen Leistungen (BEMA) abgerechnet werden. Bei Kassenpatienten wird bei der Versorgung mit Zahnersatz zwischen Regelversorgung, andersartiger sowie gleichartiger Versorgung unterschieden: Die Regelversorgungen werden nach dem Bewertungsmaßstab der BEMA berechnet, während die andersartigen Versorgungen nach GOZ abgerechnet werden. Die Berechnungen gleichartiger Versorgungen erfolgen ebenfalls ‒ wie die Regelversorgungen ‒ nach BEMA und teilweise nach GOZ. Es gibt weiterhin Leistungen, die nicht gemäß BEMA berechnet werden können, denn sie sind nicht darin enthalten. Diese gehen über die Regelungen des Sozialgesetzbuches V hinaus. Sie werden gesetzlich versicherten Patienten gemäß Abrechnungen der GOZ in Rechnung gestellt, wenn diese es wünschen. Die reine Abrechnung nach GOZ ist für Privatzahnärzte relevant, da sie keine Zulassung durch die Kassen besitzen. Bei Kassenpatienten erfolgt die Abrechnung nach GOZ lediglich bei einigen bestimmten Leistungen. Das sind beispielsweise einige kieferorthopädische Eingriffe, das Einsetzen von Zahnimplantaten, eine professionelle Zahnreinigung, gleichartiger und andersartiger Zahnersatz, bestimmte Füllungen sowie funktionsanalytische Leistungen.2

Für Zahnarztpraxen verzeichnete das Statistische Bundesamt im Jahr 2015 Einnahmen pro Praxis von durchschnittlich 594 000 Euro. Mehr als die Hälfte davon stammte aus privatärztlichen Abrechnungen und aus sonstiger selbstständiger Tätigkeit. Die Aufwendungen und Kosten von Zahnarztpraxen beliefen sich auf 380 000 Euro.3

Abb. 1 Entwicklung der Einnahmen und Kosten von Zahnarztpraxen zwischen 2003 und 2015. Quelle: Statistisches Bundesamt Destatis Kostenstruktur bei Arztpraxen. Fachserie 2 Reihe 1.6.1, S. 16.

Abbildung 1 illustriert die Entwicklung der Einnahmen und Kosten von Zahnarztpraxen zwischen 2003 und 2015. Im neuesten Jahrbuch der Kassenzahnärztlichen Bundesvereinigung sind die jeweils aktuellen Zahlen zu finden. Diese stammen aus dem Jahr 2018. Darin sind auch Zahlen zu den Einnahmen von Zahnärzten zu finden. Hierbei gibt es für Zahnärzte und alle, die es werden wollen, gute Nachrichten: Die Entwicklung der steigenden Einnahmen von Zahnärzten setzt sich fort. Die Einnahmen der Zahnärzte sind gegenüber den Vorjahren gestiegen.4 Doch dabei gibt es einen Haken. Die Kehrseite der Medaille wird im nachfolgenden Kapitel näher erläutert.

Zusammenfassung

• Der Anteil der Gewinne einer Zahnarztpraxis aus Privatabrechnungen und sonstigen selbstständigen Tätigkeiten ist seit 2003 deutlich angestiegen.

• Die Gesamteinnahmen von Zahnarztpraxen sind überwiegend durch Privatabrechnungen angestiegen.

• Es ist also verstärkt auf die Privatabrechnungen zu achten, wenn es darum geht, den Gewinn zu maximieren.

Brutto ist nicht gleich Netto ‒ den Gewinn richtig kalkulieren

Gemäß dem Statistischen Bundesamt belaufen sich die Einnahmen von Arztpraxen durchschnittlich auf 570 000 Euro pro Jahr. Die hohen Bruttoeinnahmen sagen allerdings noch nichts über den Nettogewinn aus. Das sind die Einnahmen eines selbstständigen Zahnarztes nach Abzug aller Aufwendungen und Kosten. Das Statistische Bundesamt3 berichtete, dass circa 70 % der Einnahmen von Arztpraxen aus Kassenabrechnungen bestehen, 26,3 % stammen aus Privatabrechnungen und 3,3 % aus anderen selbstständigen Tätigkeiten. Die Einnahmen variieren jedoch nach Fachgebiet und Region. Das Bundesamt für Statistik gibt beispielsweise für die neuen Bundesländer durchschnittliche Einnahmen von 398 000 Euro pro Jahr an, während es in den alten Bundesländern 532 000 Euro sind. Dabei handelt es sich erst um die Umsätze. Die Aufwendungen und Kosten sind noch nicht abgezogen! Diese werden auf durchschnittlich 249 000 Euro pro Jahr und Arztpraxis geschätzt und müssen vom Umsatz noch abgezogen werden, womit sich der Gewinn ergibt. Im Jahr 2015 lag dieser im Durchschnitt bei 258 000 Euro pro Jahr und Praxis und pro Praxisinhaber bei 198 000 Euro.3

Der Haken dabei: Das Bruttoeinkommen und der Gewinn sind natürlich noch nicht das wirkliche Nettoeinkommen, das nach Abzug der Sozialversicherungsbeiträge und Steuern und anderen Ausgaben zustande kommt. Ein Zahnarzt hatte im Jahr 2015 im Durchschnitt 85 000 € netto zur Verfügung. Der größte Anteil der Kosten fällt auf die Laborarbeiten (ist in den Sachkosten enthalten) und auch auf die Gehälter der Angestellten.5

Zahnärzte verdienen im Vergleich zur Durchschnittsbevölkerung zwar sehr gut, allerdings schneidet ihr Einkommen verglichen mit anderen Gruppen von Fachärzten eher schlecht ab. Wie kommt das? Es handelt sich um das Nettoeinkommen, das gegenüber anderen Facharztgruppen stetig sinkt. Betrachtet man die Entwicklung der vergangenen 30 Jahre, so stellt man fest, dass sich der Einnahmenüberschuss von Zahnärzten gegenüber den letzten 30 Jahren nahezu halbiert hat.6

Seit dem Jahr 2011 gehören die Zahnärzte zu derjenigen Facharztgruppe mit den niedrigsten Einkommen. Sie bilden gemeinsam mit Pädiatern und Allgemeinmedizinern das Schlusslicht, was den Einnahmenüberschuss betrifft. Zwar steigen die Einnahmen von Zahnarztpraxen, jedoch sinkt das Nettoeinkommen, das der Zahnarzt nach Abzug aller Kosten zur Verfügung hat.10

Der Knackpunkt: Der Gewinn ist nicht gleich das Nettoeinkommen! Es müssen noch die zahlreichen Aufwände abgezogen werden, die in einer eigenen Praxis als Zahnarzt anfallen.

Das beginnt schon dann, wenn ein Zahnarzt eine Praxis von einem anderen übernimmt. Hierbei bedarf es unter Umständen mehrerer Neuanschaffungen, Modernisierungen etc., die teilweise nicht im gleichen Jahr zu 100 % abzugsfähig sind, sondern steuerrechtlich auf mehrere Jahre aufgeteilt werden. Die Liquidität nimmt aber im gleichen Jahr der Anschaffung bzw. Modernisierung ab. Das geringe finanzielle Polster führt dann unweigerlich dazu, dass sich viele Praxisbesitzer weiter verschulden und Kredite aufnehmen. Das kann zu einem Kreislauf werden, wenn die tatsächliche Liquidität nicht berechnet wird. Daher sollte der Praxisinhaber immer eine Beratung durch den Steuer- oder Betriebsberater in Anspruch nehmen. Weitere Punkte sind noch eine Kranken- und Rentenversicherung sowie die Einkommenssteuer, die vom Gewinn abgezogen werden müssen. Die Höhe dieser Kosten kann von den eigenen Entscheidungen ‒ z. B. wie viel der betroffene Zahnarzt bereit ist, jährlich in seine Rente zu investieren ‒ abhängen.7

Ein Rechenbeispiel:

Das Nettoeinkommen ist dabei der reale Lohn, mit dem der Zahnarzt seinen Lebensunterhalt und unter Umständen den seiner Familie finanzieren muss. Allerdings müssen selbstständige Zahnärzte auch Rücklagen bilden und auf neue Innovationen und somit Investitionen achten. Der technische Fortschritt macht auch vor Zahnarztpraxen nicht Halt! Somit müssen Zahnärzte ihre Praxis stetig auf den neuesten Stand der Technik bringen, um ihren Patienten die bestmögliche Behandlung und Versorgung zukommen zu lassen.6

Diese Rücklagen können in der Regel aber bei Einzel- oder Gemeinschaftspraxen in Form der GbR nur von dem Nettoeinkommen gebildet werden. Das bedeutet, dass dieses Nettoeinkommen möglichst hoch ausfallen muss. Ohne Rücklagen kann es schnell knapp werden, wenn eine nicht kalkulierte Ausgabe entsteht. Das ist das unternehmerische Risiko. Hierfür gilt es gewappnet zu sein. Es gilt daher darauf zu achten, dass bei gleichem Kostenaufwand höhere Einnahmen generiert werden.

Zusammenfassung

• Der Beruf des Zahnarztes gilt bis heute als sehr lukrativ und zukunftsfähig. Zahnärzte gehören zu den Topverdienern unter den Medizinern.

• Zahnarztpraxen nahmen im Durchschnitt 594 000 Euro im Jahr 2015 ein.

• Über 50 % davon stammte aus privatärztlichen Abrechnungen sowie weiteren selbstständigen Tätigkeiten.

• Während der vergangenen Jahre sind die Einnahmen von Zahnarztpraxen deutlich angestiegen.

• Allerdings stiegen nicht nur die Honorare und Einnahmen, sondern auch die Kosten!

• Der Knackpunkt: Brutto ist nicht gleich netto! Ein genauer Blick lohnt sich!

• Besonders bei neuen Zahnarztpraxen oder der Übernahme einer Zahnarztpraxis fallen hohe Kosten in Form von Investitionen an.

• Es gilt, die Praxis auf dem neuesten Stand der medizinischen Technik zu halten, um den Patienten die bestmögliche zahnärztliche Versorgung zukommen zu lassen.

• Hinzu kommen Kranken- und Rentenversicherung sowie Sachaufwände und die Personalkosten.

• Betrachtet man das Nettoeinkommen von Zahnärzten, bilden sie seit 2011 das Schlusslicht im Vergleich zu anderen Facharztgruppen.

• Daher ist besonders für Zahnärzte darauf zu achten, dass sie die Brutto-Netto-Kalkulation richtig beherrschen und ihren Gewinn, ihr Nettoeinkommen, möglichst maximieren.

Wie Zahnärzte ihren Gewinn maximieren können, wird in den nachfolgenden Kapiteln dieses Buches erläutert: Es geht darum, den Zahlungsausfall von Patienten zu vermeiden und einen höheren Rücklauf von Heil- und Kostenplänen zu erzielen. Außerdem wird erklärt, wie die Kostenpläne optimal realisiert werden können.

Take-Home-Message:

Der Privatanteil an den Honoraren ist seit dem Jahr 2003 deutlich angestiegen – ohne diesen Privatanteil kann eine Zahnarztpraxis nicht wirtschaftlich geführt werden!