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ISBN: 978-84-9198-986-8

Presentación del manual

El Certificado de Profesionalidad es el instrumento de acreditación, en el ámbito de la Administración laboral, de las cualificaciones profesionales del Catálogo Nacional de Cualificaciones Profesionales adquiridas a través de procesos formativos o del proceso de reconocimiento de la experiencia laboral y de vías no formales de formación.

El elemento mínimo acreditable es la Unidad de Competencia. La suma de las acreditaciones de las unidades de competencia conforma la acreditación de la competencia general.

Una Unidad de Competencia se define como una agrupación de tareas productivas específica que realiza el profesional. Las diferentes unidades de competencia de un certificado de profesionalidad conforman la Competencia General, definiendo el conjunto de conocimientos y capacidades que permiten el ejercicio de una actividad profesional determinada.

Cada Unidad de Competencia lleva asociado un Módulo Formativo, donde se describe la formación necesaria para adquirir esa Unidad de Competencia, pudiendo dividirse en Unidades Formativas.

El presente manual desarrolla la Unidad Formativa UF0513: Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático,

perteneciente al Módulo Formativo MF0971_1: Reproducción y archivo,

asociado a la unidad de competencia UC0971_1: Realizar operaciones auxiliares de reproducción y archivo en soporte convencional o informático,

del Certificado de Profesionalidad Operaciones de grabación y tratamiento de datos y documentos.

Índice

Portada

Título

Copyright

Presentación del manual

Índice

Capítulo 1 Sistemas operativos habituales

1. Introducción

2. Sistema operativo

3. Entorno de trabajo. Interface. Partes, desplazamiento y configuración

4. Carpetas, directorios, operaciones

5. Ficheros, operaciones

6. Aplicaciones y herramientas

7. Exploración/navegación

8. Configuración de elementos

9. Cuentas de usuario. Uso

10. Copia de seguridad. Soportes

11. Operaciones en un entorno de red

12. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 2 Archivo y clasificación de documentación administrativa

1. Introducción

2. El archivo en la empresa

3. La organización del archivo

4. Sistema de ordenación y clasificación de documentación administrativa

5. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 3 Base de datos

1. Introducción

2. Entrada y salida de la aplicación

3. La ventana de la aplicación

4. Objetos básicos

5. Creación

6. Apertura

7. Guardado

8. Cierre

9. Copia de seguridad

10. Herramientas de recuperación y mantenimiento

11. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 4 Inserción de datos en tablas

1. Introducción

2. Registros y campos

3. Introducción de datos

4. Movimientos por los campos y registros

5. Eliminación de registros

6. Modificación de registros

7. Copiado y movimiento de datos

8. Búsqueda y reemplazado de datos

9. Aplicación de filtros

10. Ordenación alfabética de campos

11. Formatos de una tabla

12. Operaciones básicas con tablas

13. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 5 Consultas de selección

1. Introducción

2. Creación

3. Guardado

4. Ejecución

5. Modificación de los criterios

6. Impresión de resultados

7. Eliminación

8. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Capítulo 6 Formularios e informes

1. Introducción

2. Introducción, modificación y eliminación de datos en formularios

3. Aplicación de filtros en formularios

4. Creación de informes con el asistente

5. Publicación de informes en el procesador de texto para su mejora

6. Impresión de formularios e informes

7. Resumen

Ejercicios de repaso y autoevaluación

Bibliografía

Capítulo 1

Sistemas operativos habituales

1. Introducción

La forma en la que una persona interactúa con un ordenador está determinada por un conjunto de programas que componen el sistema operativo de una computadora.

Los sistemas operativos comenzaron a desarrollarse en la década de los 60 del siglo pasado y su evolución ha corrido paralela a la de los ordenadores. Ofrecen cada vez más prestaciones y hacen el uso del ordenador más intuitivo y ágil, gracias entre otras funcionalidades, a las interfaces gráficas.

Por otra parte, la aparición de internet, la expansión del trabajo en red, la importancia creciente de la seguridad y la privacidad o las aplicaciones multimedia han hecho que los sistemas operativos incorporen todos estos elementos a sus prestaciones.

2. Sistema operativo

El manejo y administración de los recursos del ordenador, ya sean físicos (hardware) o lógicos (software) requieren de un software llamado sistema operativo. Este es el encargado de que el ordenador funcione y constituye la plataforma sobre la que el resto de aplicaciones pueden trabajar. Normalmente las aplicaciones se programan para que funcionen sobre un sistema operativo concreto.

Sabía que...

Las aplicaciones que se ejecutan sobre varios sistemas operativos se llaman multiplataforma.

El sistema operativo desempeña diversas funciones, como administrar y coordinar recursos y operaciones, proporcionar ayuda y asistencia para ejecutar las aplicaciones, organizar los archivos y directorios, y controlar las asignaciones de memoria y los dispositivos de entrada y salida. Además, también realiza las tareas de control de usuarios y programas. Finalmente, también ejecuta funciones de seguridad, especialmente frente a los peligros que supone Internet.

El sistema operativo es lo primero que se carga en la memoria cuando se enciende el ordenador, una vez hecho esto, comenzará a cargarse el resto de programas. Hay que tener en cuenta que a medida que se instalan y desinstalan programas el sistema operativo va degradándose, ya que los distintos programas dejan restos en el ordenador, principalmente en el registro. Por esa razón, aumenta la posibilidad de cuelgues o se incrementa el tiempo de arranque o cierre del sistema operativo.

Consejo

Por esto se recomienda no abusar de la instalación de programas solo para verlos y realizar una limpieza periódica del sistema. Existen programas especializados para tal fin y, en última instancia, queda el formateo del disco para restaurar el sistema al estado del primer día.

Los sistemas operativos no solo están presentes en los ordenadores, sino también en muchos de los aparatos electrónicos de uso habitual como los teléfonos móviles.

2.1. Tipos de sistemas operativos

Los sistemas operativos se pueden clasificar según varios criterios:

1 De acuerdo al número de usuarios, los sistemas operativos pueden clasificarse en monousuario y multiusuario. El sistema operativo monousuario solo puede ser utilizado por una persona en un solo ordenador. El sistema multiusuario permite que dos o más individuos realicen operaciones de manera simultánea. Estos últimos son los más utilizados.
2 De acuerdo al uso de los recursos se distinguen los sistemas monotarea y multitarea. Los primeros solo pueden realizar una tarea cada vez, mientras que los multitarea pueden desempeñar varias actividades simultáneamente.
3 De acuerdo al número de microprocesadores se habla de sistemas multiproceso o distribuidos. Los multiproceso gestionan varios microprocesadores en paralelo en un mismo equipo. Los sistemas distribuidos utilizan los recursos de varios equipos al mismo tiempo.
4 De acuerdo al tiempo de respuesta se distingue entre sistemas de procesamiento por lotes o de tiempo compartido. Los primeros reciben un bloque de procesos y los ejecutan uno a uno. El usuario debe esperar a que estos se procesen. Los segundos asignan un intervalo a cada proceso e intercalan los procesos de los usuarios que utilizan el equipo, por lo que la respuesta es más fluida.

3. Entorno de trabajo. Interface. Partes, desplazamiento y configuración

Normalmente, la primera pantalla que se muestra tras cargar el sistema operativo es el escritorio. Como su nombre indica es una metáfora del escritorio físico y por tanto constituye el área de trabajo sobre la que pueden colocarse los documentos y carpetas para trabajar con ellos. El escritorio contiene las herramientas y menús básicos de acceso a las funciones del sistema operativo.

3.1. Partes. Desplazamiento. Configuración

Aunque el escritorio es ampliamente configurable, algunas de sus partes son fijas y se describen a continuación:

Escritorio de Windows 10

Linux Ubuntu en su última versión es muy diferente a las versiones anteriores, por lo que si es la primera vez que instala este sistema operativo en su ordenador, es aconsejable que siga las novedades de Linux Ubuntu a través de las pantallas que muestra la primera vez tras su instalación. En la siguiente imagen se pueden ver las novedades:

Novedades de Linux Ubuntu

Partes del escritorio de Linux Ubuntu

Área del escritorio

Ocupa la mayor parte de la pantalla y hace la función del escritorio físico. En esta área se sitúan los iconos de acceso a las aplicaciones, así como los iconos de ficheros y carpetas con las que se esté trabajando. Cuando se utilicen aplicaciones, estas se mostrarán en ventanas sobre el escritorio.

Este área, al igual que el escritorio físico, no conviene mantenerla llena de accesos directos a aplicaciones y ficheros innecesarios o que no se usen, pues en ese caso perderá su utilidad que es mantener visibles y fácilmente disponibles aquellos documentos o aplicaciones que se utilizan habitualmente.

Sabía que...

El nuevo menú inicio de Windows es perfecto para alojar los accesos directo de las apli caciones, es clave para tener un escritorio limpio y ordenado y no caer en la trampa de anclar todos los accesos directos al escritorio y olvidarlos. Bastará con hacer clic en el botón derecho del ratón sobre el acceso directo de la aplicación y seleccionar Anclar a inicio.

Barra de tareas

La barra de tareas de Windows 10 se puede personalizar de muchas maneras, cambiarla de color y tamaño, anclar en ella nuestras aplicaciones favoritas, moverla por la pantalla y reorganizar o cambiar el tamaño de los botones de la barra de tareas.

En Windows 10 la barra de tareas se muestra por lo general en la parte inferior del escritorio, pero también puede moverse a cualquier parte del escritorio siempre que esta esté desbloqueada, se puede cambiar su ubicación. Se compone del botón del menú de inicio, caja de búsqueda, la zona de programas y el área de notificaciones.

Barra de tareas de Windows 10

La zona de programas muestra los iconos de las aplicaciones, los cuales pueden tener dos estados: iconos que están anclados a la barra y disponibles para abrirlos, o bien iconos que ya están abiertos, que se distinguen porque tienen una línea en la parte inferior del icono en cuestión.

Iconos anclados a la barra de tareas

Este icono está anclado por lo que permanece fijo a la barra de tareas. Para anclar un icono a la barra de tareas basta hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el icono de la aplicación y elegir en el menú contextual que se despliega Anclar a la barra de tareas.

Este icono corresponde a una aplicación que está abierta una sola vez (lo indica la línea inferior de color azul). Cuando se cierre desaparecerá de la barra de tareas.

Este icono corresponde a una aplicación que está abierta varias veces, por lo que se muestra varios iconos solapados.

Otra parte de la barra de tareas es la zona situada a la derecha. Esta zona se denomina área de notificaciones y contiene iconos de programas residentes como los antivirus, programas de mensajería, conexiones de red, así como la fecha y la hora.

En Linux Ubuntu la Barra de menús se muestra en la parte superior del escritorio, y se accede a las siguientes ventanas:

1 Actividades: muestra las aplicaciones que están en uso.
2 Menú de aplicación: muestra la aplicación que esté seleccionada.
3 Calendario: muestra la fecha y hora, y da acceso a citas y eventos programados.
4 Menú del sistema: en este menú están agrupados los siguientes indicadores: indicador de volumen, indicador de brillo de pantalla, conexión de red, gestión de usuario, donde se podrá cerrar sesión o cambiar de usuario, bloqueo de pantalla y el botón de apagar el equipo. También se accede desde este menú a la configuración del sistema.

Barra de menús de Linux Ubuntu

El equivalente en Linux Ubuntu a la zona de programas es el lanzador de aplicaciones, que está situado en el margen izquierdo del escritorio. Estas aplicaciones se clasifican en dos grupos, Frecuentes y Todas. Las aplicaciones más frecuentes, se pueden mantener fijas en el lanzador de manera que el lanzador las muestre independientemente de que dicha aplicación esté abierta o cerrada. Si la aplicación no tiene un icono fijo en el lanzador solo se mostrará cuando esté abierta do cuando se haga clic en Todas.

Lanzador de aplicaciones de Linux Ubuntu

Menús de configuración y acceso a las aplicaciones

Los sistemas operativos disponen, en las opciones y menús del escritorio, de herramientas para acceder a los programas instalados, los últimos documentos utilizados, carpetas personales, configuración del sistema operativo, personalización del entorno, etc.

En Windows 10 estas opciones están en el menú de inicio que se encuentra en la barra de tareas y se accede mediante el botón de Inicio. Este botón despliega el menú que se muestra en la imagen.

Botón de Inicio

Menú de Inicio de Windows 10

Para desplegar el menú de inicio de Windows 10 basta hacer clic en el botón de Inicio. Se ven dos partes claramente diferenciadas. La parte izquierda donde se muestran los siguientes elementos:

1 Menú: al hacer clic se expande para mostrar todos los elementos del menú.
2 Cuenta de usuario de Microsoft. Desde aquí se puede cambiar de usuario o cerrar sesión.
3 Documentos: al hacer clic se abre la ventana de Documentos.
4 Imágenes. Al hacer clic se abre la ventana de Imágenes.
5 Configuración. Al hacer clic se abre la ventana de Configuración de Windows 10.
6 Inicio/Apagado. Al hacer clic se podrá apagar, reiniciar o suspender el equipo.

Y una parte derecha donde van colocados los Tiles (las baldosas o cuadrados), que pueden modificar su tamaño y posición según convenga.

Windows 10 trae más novedades en su menú de Inicio, su tamaño es ajustable, tanto en anchura como en altura. Para ello bastará con posicionar el ratón en los bordes y arrastrarlo hasta obtener el tamaño que se desee. Ojo, no es ajustable a cualquier tamaño. Otra curiosidad es que el menú izquierdo aparece ordenado alfabéticamente, al pulsar en una de las letras, se abre un abecedario para poder hacer clic en ellas. Se observan estas dos novedades en un ejemplo en la siguiente imagen:

Menú de inicio de Windows 10 modificado de tamaño

Otra de las novedades a mencionar es que Windows 10 permite hacer grupos de tiles, y darle nombre a los grupos, como se aprecia en la siguiente imagen:

Grupo de Tiles

Se observa que el menú de inicio de Windows 10 es configurable al gusto del usuario, en función de los tiles que se vayan a utilizar.

Sabía que...

Windows 10 incorpora Cortana, un asistente de voz que está siempre disponible para ofrecer ayuda desde la barra de tareas y en otras aplicaciones. Listo para proporcionar respuestas y realizar tareas básicas.

El cuadro de Búsqueda permite localizar programas y archivos escribiendo el nombre. Windows mostrará un listado con los resultados encontrados.

En Linux Ubuntu al hacer clic en el Lanzador de aplicaciones, permite el acceso a todas las aplicaciones instaladas, carpetas y ficheros. Se muestra en la siguiente imagen:

La barra de la izquierda muestra las aplicaciones favoritas. Para fijarlas en la barra hay que hacer clic con el botón derecho del ratón y agregarlas a favoritos como se muestra en la siguiente imagen:

Para localizar las carpetas y ficheros en Linux Ubuntu hay que hacer clic el siguiente icono:

Botón Archivos en Linux Ubuntu

El punto rojo situado a la izquierda indica que está abierto la aplicación, en este caso, Archivos. Al pulsar dicho botón se abrirá una ventana como la que muestra la siguiente imagen:

Ventana de carpeta personal abierta en Linux Ubuntu

Desde aquí se puede acceder a los archivos que se muestran en la imagen, Documentos, Descargas, Imágenes, Música…

Apagar el sistema

Para apagar el sistema, hay que ir al menú de inicio de Windows 10 y hacer clic en el botón de Inicio/Apagado. En el desplegable que muestra la siguiente imagen se ven las distintas opciones de apagado:

Botón de Inicio/Apagado

1 Reiniciar: cierra todas las aplicaciones, apaga el equipo y luego lo vuelve a iniciar. En ocasiones esta opción será necesaria cuando se instalen nuevos programas o cuando se observe un mal funcionamiento.
2 Apagar: cierra todas las aplicaciones y apaga el equipo.
3 Suspender: el equipo se mantiene iniciado, pero en modo de bajo consumo, para que las aplicaciones sigan abiertas, de modo que al activarse de nuevo el equipo vuelvan al estado en el que estaban.

En el caso de Linux Ubuntu, situado en la barra del menú del sistema, las opciones disponibles se muestran en la siguiente imagen:

Apagar sistema en Linux Ubuntu

Opciones de apagado en Linux Ubuntu

Si en lugar de apagar el equipo lo que se quiere es cambiar de usuario, habrá que hacer clic en la parte izquierda del menú, en el botón Cuenta de usuario, y se desplegará un menú como el siguiente, mostrando tantos usuarios como haya registrado en el sistema:

Botón Cuenta de usuario en Windows

Botón Usuario en Linux Ubuntu

1 Cambiar la configuración de la cuenta: se accede a cambiar la cuenta de usuario, información, imagen, etc.
2 Bloquear: muestra la ventana de inicio de sesión y permanece a la espera, pero sin cerrar la sesión realmente. Esta opción se utiliza para ocultar la sesión si se ausentan del ordenador. También se puede bloquear la sesión con la combinación de teclas [Windows] + [L].
3 Cerrar sesión: cierra la sesión actual y devuelve al usuario a la pantalla de inicio donde se pedirá que elija un nuevo usuario.
4 Listas de usuarios: al hacer clic en otro usuario de la lista se cerrará la sesión actual y se abrirá la sesión del usuario que se haya seleccionado.

Ventanas del sistema operativo

Un elemento esencial en los sistemas operativos actuales son las ventanas. Cada diálogo entre el sistema operativo y el usuario abre en una ventana en el escritorio.

Nota

Además, se podrán tener varias aplicaciones abiertas simultáneamente y cambiar de una a otra. Las ventanas activas ocultarán a las demás situándose encima de ellas.

En las imágenes se muestran una ventana de Windows 10 y de Linux Ubuntu que en esencia son similares.

Una ventana de Windows 10

Una ventana de Linux Ubuntu

Las diferentes partes que componen las ventanas son:

1 Barra de título: está situada en la parte superior de la ventana y muestra el nombre del documento y de la aplicación.
2 Botón de minimizar : oculta la ventana y deja tan solo un icono situado en la barra de tareas o el lanzador de aplicaciones.
3 Botón de maximizar : amplía el tamaño de la ventana hasta ocupar todo el espacio del escritorio, salvo la barra de tareas.
4 Botón de restaurar : reducirá el tamaño de la ventana a uno inferior al del total del escritorio. Esto permitirá cambiar el tamaño de la ventana de forma manual y ajustar su posición dentro del escritorio. Por defecto, este botón devolverá la ventana al tamaño y posición que tenía la última vez que se manipuló. Solo se muestra cuando la ventana está maximizada.
5 Botón de cerrar : este botón cerrará la ventana del archivo o la aplicación.

Para ajustar el tamaño de una ventana de forma manual utilizando el botón de restaurar se puede situar el ratón justo en el borde de la ventana. Se observará como el puntero del ratón cambia por alguno de los siguientes:

1 En los bordes laterales : permitirá cambiar el tamaño horizontalmente pinchando y arrastrando con el ratón.
2 En los bordes superior e inferior : permitirá cambiar el tamaño verticalmente.
3 En algunas de las esquinas de la ventana : permitirá cambiar el tamaño en ambos sentidos.

Nota

Si lo que se desea es cambiar su posición se deberá pinchar con el ratón sobre la barra de título y arrastrar la ventana hasta su nueva posición.

12 3 Järgmine

Gestión auxiliar de archivo en soporte convencional o informático. ADGG0508

Presentación del manual

Índice

1. Introducción

2. Sistema operativo

2.1. Tipos de sistemas operativos

3. Entorno de trabajo. Interface. Partes, desplazamiento y configuración

3.1. Partes. Desplazamiento. Configuración

Selle raamatu lugejad loevad ka