Besprechungen situationsbezogen steuern

Besprechungen situationsbezogen steuern

Band 2: Umsetzung zu konkretem Handeln

Inhaltsverzeichnis

Aufteilung des Gesamtthemas

Kosten-/Nutzen-Rechnung

Welche Situationen werden besprochen?

Die Problemphase, die Lösungsphase und die Entschlussphase.

Ziele beschreiben

Probleme sammeln

Lösungsphase

Entschlussphase

Entscheidungsfindung

Protokoll

Maßnahmenkatalog

Sprachregelungen:

Wenn bei den einzelnen Situationen vom Besprechungsleiter, von Teilnehmern, Chefs usw. die Rede ist, dann sind immer auch Besprechungsleiterinnen, Teilnehmerinnen, Chefinnen gemeint. Sie sind nur wegen der schlechteren Lesbarkeit von BesprechungsleiterIn, TeilnehmerInen, ChefInnen, ProtokollantInnen, BerichterstatterInnen nicht explizit aufgeführt.

Auch die neutrale Sprachregelung „Jemand, der eine Besprechung leitet“ oder „Jemand, der an einer Besprechung teilnimmt“, oder „Jemand, der protokolliert“ erschien mir zu sperrig.

Deshalb verwende ich in aller Regel die bisher gebräuchlichen maskulinen Benennungen.

Imprint

Besprechungen situationsbezogen steuern

Band 2: Umsetzung zu konkretem Handeln

Autor: Klaus Palme

Copyright:© 2013 Palme Klaus, Prof. Dr. techn., Dipl. Ing

Published by: epubli GmbH, Berlin

www.epubli.de

ISBN

Aufteilung des Gesamtthemas

Das Gesamtthema ist in zwei eigenständige Bände aufgeteilt, damit man im E-Book schneller zu den entsprechenden Informationen durchblättern kann.

Band 1: Gründe, Voraussetzungen, Bewertungsverfahren, Zusammenarbeit

Übersicht über verschiedene Situationen, Voraussetzungen für Routinebesprechungen, Ausstattung des Besprechungsraumes, Bewertungsmöglichkeiten, Teamarbeitsregeln, Verhalten bei einer Besprechung, Diskussionsführung, Kritik, Manipulationen, Killer-Phrasen, Einladung, Aufgaben Besprechungsleiter und Besprechungsteilnehmer

Band 2: Umsetzung zu konkretem Handeln

Kosten-/Nutzen-Rechnung, Übersicht über verschiedene Situationen, Problemphase, Lösungsphase, Entschlussphase, Entscheidungsfindung, Ziele, Protokoll, Maßnahmenkatalog.

Beide Bände sind situationsbezogen beschrieben. Sie können deshalb so vorgehen, dass Sie zunächst mit der Situation anfangen, die Sie am meisten stört. Ist die Situation erfolgreich bewältigt worden, können Sie mit der nächsten wichtigen Situation weitermachen.

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Band 2: Umsetzung zu konkretem Handeln

Kosten-/Nutzen-Rechnung

Ohne konkrete Umsetzung der gefundenen Lösungen war eine Besprechung sinnlos. Beobachtet man den Verlauf vieler Besprechungen, dann bildet sich fast immer ein ähnlicher Ablauf heraus: Nach einer Problemphase folgen Lösungsansätze, die letztlich zu einer Entscheidungsfindung führen.

Aufgabe eines Besprechungsleiters ist es, für diese verschiedenen Phasen geeignete Methoden bereit zu stellen und auch konsequent anzuwenden. Schließlich geht es auch bei Besprechungen um das Verhältnis Nutzen zu Kosten. Wenn es gelegentlich schwierig wird mit der Einhaltung der gemeinsam erarbeiteten Regeln, dann kann vielleicht folgende „Musterrechnung“ als Ansporn weiterhelfen:

Die Besprechungsrunde besteht aus 10 Teilnehmern. Jeder Teilnehmer erhält durchschnittlich ein Bruttogehalt von 5500 Euro pro Monat. Dazu kommen die Kosten für den Besprechungsraum, die Arbeitsplätze der Teilnehmer, Energiekosten, gelegentlich auch für Reisekosten und Zusatzzeiten von Vor- und Nachbearbeitung. Wenn wir diese Arbeitsplatzkosten auf 4500 Euro schätzen, kostet ein Teilnehmer ungefähr 9000 Euro pro Monat. Wenn wir von einer wöchentlichen Arbeitszeit von 50 Stunden (monatlich 200 Stunden) ausgehen, kostet eine Stunde Besprechung 9000 dividiert durch 200 gleich 45 Euro. Bei zehn Teilnehmern ergibt das 450 Euro pro Stunde. (Natürlich sollten Sie meine Schätzungen den eigenen betrieblichen Gegebenheiten anpassen).

Wenn also eine zweistündige Besprechung keine Ergebnisse erzielt, sind 900 Euro verpulvert.

Welche Situationen werden besprochen?

o Unklare Ziele

Bei mehreren unterschiedlichen Besprechungspunkten ist es häufig von vornherein unklar, um was es eigentlich geht. Wie kann man Besprechungspunkte präzisieren?

o Die Teilnehmer können sich nicht zu einer Entscheidung durchringen.

Wie kann man Entscheidungen herbei führen?

o Es werden keine Lösungen erreicht

Was kann man tun, um echte Besprechungsergebnisse zu erreichen?

o Keiner will sich um eine bereits festgelegte Aufgabe eines Aufgabenkatalogs kümmern

Wie geht man am besten vor?

o Protokoll erstellen

Wie kann man dafür sorgen, dass das Protokoll von allen Teilnehmern möglichst schnell verabschiedet wird?

o unnötige Besprechungen

Wie kann ich sie als Besprechungsleiter vermeiden?

o Die Besprechung dauert länger als erwartet.

Wie kann ich das als Besprechungsleiter verhindern?

o Die Diskussion dreht sich im Kreis!

Während der Diskussion von Punkt 4 der Tagesordnung beginnt ein Teilnehmer die Ergebnisse von Tagesordnungspunkt 1 in Frage zu stellen. Es besteht jetzt die Gefahr, dass die ganze Gruppe die Diskussion von vorne beginnt und unnötig viel Zeit verbraucht wird. Was kann man dagegen tun?

o Verbündete

Wie kann ich als Besprechungsleiter verhindern, dass sich einige Teilnehmer offensichtlich bereits vorab verständigt haben

o Es findet eine 8-stündige Besprechung statt.

Wie kann ich als Besprechungsleiter erreichen, dass trotz der überlangen Zeit konkrete Ergebnisse erreicht werden?

o Das Besprechungsthema ist so interessant, dass mehr als 20 Personen teilnehmen wollen.

Was kann man tun?

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Wie läuft nun eine Besprechung eigentlich ab?

Wir können drei Phasen unterscheiden.

Die Problemphase, die Lösungsphase und die Entschlussphase.

Während der Problemphase gilt es, Ziel und Verlauf zu klären und die Ziele visuell (auf Papier, per Mail, auf einem Flipchart oder über den Beamer) darzustellen. Wichtig ist es, dass nicht nur mündliche Vorgaben gemacht werden. Diese könnten ja dann jederzeit – auch stillschweigend – geändert werden.

Werden bei der Problemlösungsphase die Ziele in Information und Problemlösung sauber getrennt, dann kann auch der methodische Ablauf der Besprechung leicht eingehalten werden. Informationen werden kurz und innerhalb der vorgegebenen Zeit abgehandelt, während bei Problemlösungen der methodische und zeitliche Aufwand wesentlich höher ist.