Loe raamatut: «Aprender Word 2007 con 100 ejercicios prácticos», lehekülg 2
| 005 | Las galerías y la vista previa activa |
LAS GALERÍAS SON OTRA DE LAS NOVEDADES de la versión 2007 de Microsoft Word. Son diseños predeterminados que permiten simplificar considerablemente el proceso de modificación del aspecto de un documento para conseguir que sea más profesional.
IMPORTANTE
La nueva función de previsualización en tiempo real permite ver el resultado que se obtendrá al aplicar uno de los elementos de la galería con sólo situar el puntero sobre los diseños de las galerías (de encabezados, de pies de página, de estilos, de portadas, de colores, etc.).
1 Para empezar, insertaremos una imagen en el área de trabajo. Haga clic en la pestaña Insertar de la Cinta de opciones.
La nueva función de previsualización en tiempo real permite comprobar el aspecto que tendrá la imagen al aplicarle una opción con sólo situar el puntero del ratón sobre ella.
2 Pulse sobre la herramienta Imagen del grupo Ilustraciones para acceder al cuadro Insertar imagen.
3 En el cuadro Insertar imagen, haga doble clic sobre la carpeta Imágenes de muestra, pulse sobre la imagen Ballena para seleccionarla y pulse el botón Insertar para que se inserte en el documento.
(Si no dispone de esta imagen en su equipo, puede utilizar cualquier otra.)
4 De este modo aparece en la Cinta de opciones la ficha Herramientas de imagen, con cuyos comandos podemos modificar el aspecto de la imagen que hemos insertado.
En el ajuste Contraste disponemos de una serie de tonalidades con las que podemos empezar a poner en práctica la función Vista previa activa. Pulse sobre el comando Contraste.
5 Sitúe el puntero del ratón sobre la opción +40% y, tras comprobar el efecto que se conseguirá, haga clic para aplicarlo.
6 Pulse ahora sobre el comando Volver a colorear para visualizar las opciones que incluye.
7 Sitúe el puntero del ratón sobre la segunda opción del apartado Modo de color y, tras comprobar el resultado en la imagen, haga clic para aplicarla.
8 Seguidamente, utilizaremos la galería de estilos de imagen. Haga clic en el botón Más,
que muestra una punta de flecha y una barra horizontal junto a los tres estilos de imagen visibles.
9 Sitúe el puntero del ratón sobre el primer estilo de imagen de la tercera fila y aplíquelo pulsando sobre él.
10 Nos hemos hecho así una idea de la utilidad de las galerías de Office en lo que a diseño de imágenes se refiere. Aprovechando que la imagen está seleccionada, pulse la tecla Suprimir para eliminarla.
IMPORTANTE
Las vistas previas activas se pueden habilitar o deshabilitar desde la ficha Más frecuentes del cuadro de opciones de Word. Recuerde que para acceder a este cuadro de opciones generales debe utilizar el menú del Botón de Office.
| 006 | Conocer la nueva Barra de herramientas mini |
LA BARRA DE HERRAMIENTAS MINI aparece en el área de trabajo cuando se selecciona con el ratón un fragmento de texto y muestra los iconos de acceso directo a las herramientas de edición de texto más comunes. Esta barra aparece difuminada en un primer momento y sólo se muestra activa cuando se sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de sus iconos.
IMPORTANTE
Las herramientas de la Barra de herramientas mini permiten modificar el formato del texto seleccionado (la fuente, el tamaño, el color, el fondo, el estilo, las sangrías, la alineación …) así como crear viñetas o pegar un texto previamente cortado o copiado sin necesidad de acceder a las herramientas de la Cinta de opciones.
1 En este ejercicio trabajaremos con otro de los elementos novedosos de la interfaz Word 2007: la Barra de herramientas mini. Empezaremos, pues, escribiendo un texto en el área de trabajo. Escriba como ejemplo la palabra Prueba.
2 Para que aparezca la Barra de herramientas mini, debemos seleccionar un fragmento de texto con el ratón. Haga doble clic sobre la palabra Prueba.
3 Junto a la selección se muestra de un modo difuso la Barra de herramientas mini. Para que esta barra sea completamente visible, basta con situar el puntero del ratón sobre ella. Haga clic sobre el icono Negrita, que muestra una N.
Todos los cambios de formato que lleve a cabo desde la Barra de herramientas mini se reflejarán a su vez en la correspondiente ficha de la Cinta de opciones.
4 En este caso, hemos aplicado el estilo Negrita sin necesidad de acceder a la herramienta correspondiente de la ficha Inicio de la Cinta de opciones. Haga clic sobre el botón de punta de flecha situado junto al icono de color de fuente, que muestra una letra A subrayada, y seleccione con un clic la muestra de color rojo, la segunda del grupo de colores estándar de la paleta de colores que ha aparecido.
5 Por último, modificaremos también el tamaño de la fuente desde la Barra de herramientas mini. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Tamaño, que muestra por defecto el valor 11 y, del menú que se despliega, elija el valor 16.
6 Haga clic en la pestaña Inicio de la Cinta de opciones y observe que los cambios que hemos realizado hasta ahora se reflejan también en el grupo Fuente de esta ficha.
7 Al alejar el puntero del ratón de la palabra seleccionada, desaparece la Barra de herramientas mini. En el caso de que no queramos que aparezca al seleccionar un texto, debemos acceder al cuadro de opciones del programa. Haga clic en el botón de Office y pulse sobre el comando Opciones de Word.
8 En la ficha Más frecuentes del cuadro Opciones de Word, la opción Mostrar minibarra de herramientas al seleccionar se encuentra, como puede ver, activada por defecto.
Si desactiva esta opción, las modificaciones en el formato de un texto sólo se podrán llevar a cabo desde la Cinta de opciones. Cierre el cuadro pulsando el botón Cancelar para dar por acabado este ejercicio.
IMPORTANTE
Al igual que ocurre con la vista previa activa, la barra de herramientas mini se puede deshabilitar desde el cuadro de opciones de Word.
| 007 | Utilizar la Barra de estado |
LA BARRA DE ESTADO SE ENCUENTRA en la parte inferior de la ventana de Word, debajo del Área de trabajo, y muestra por defecto, de izquierda a derecha, el número de la página en la que nos encontramos, el número de palabras que incluye el documento, el icono de revisión ortográfica, el idioma seleccionado, los accesos directos a las diferentes vistas disponibles, el porcentaje de zoom aplicado y el control deslizante del zoom.
IMPORTANTE
También este elemento de la interfaz de Word se puede personalizar para que muestre una u otra información usando para ello las opciones que aparecen en su menú contextual. Así, es posible mostrar también en esa barra datos como la sección del documento, el número de línea y de columna y botones como el de grabación de macros o el de sobrescribir, entre otros.
1 Para empezar, vamos a comprobar que algunos de los botones informativos que aparecen en la Barra de estado dan acceso a cuadros de diálogo. Haga clic sobre el botón Palabras: 1/1.
2 Este botón abre el completo cuadro de diálogo Contar palabras, que nos ofrece información sobre las páginas, las palabras, los caracteres, los párrafos y las líneas que componen el documento.
3 Pulse ahora sobre el botón de idioma, el cuarto de la Barra de estado.
4 Este botón abre el cuadro Idioma, en el que podemos escoger el idioma que utilizará el programa para realizar su revisión ortográfica y gramatical.
5 Los cinco botones siguientes son los iconos de acceso directo a las diferentes vistas del documento, herramientas que también encontramos en la ficha Vista de la Cinta de opciones. Y junto a estos botones se halla el botón de zoom, que nos permite modificar el valor del zoom con que se visualiza el documento. Haga clic sobre el botón Zoom, que muestra el valor 100%.
6 Aparece así el cuadro de diálogo Zoom, desde el cual podemos aplicar diferentes valores de zoom al documento. Cierre este cuadro sin realizar cambios pulsando el botón Cancelar.
7 Una vez conocida la utilidad de algunos de los botones que aparecen por defecto en la Barra de estado, vamos a comprobar que es posible ocultar de dicha barra aquéllos que no nos sean útiles y añadir los que sí necesitemos. Para ello, se utiliza su menú contextual. Haga clic con el botón derecho del ratón en el centro de la Barra de estado y, en el menú contextual, pulse sobre la opción Contar palabras.
El menú de configuración de la Barra de estado muestra todos los comandos que pueden aparecer en esta barra. El signo de verificación indica cuáles son los comandos que se encuentran visibles en estos momentos.
8 Y para acabar este sencillísimo ejercicio, cierre el menú contextual de la Barra de estado haciendo clic en cualquier punto libre de ésta.
IMPORTANTE
El último botón de la Barra de estado es el botón deslizante del zoom, con el que podemos aumentar o disminuir el zoom sin necesidad de acceder al cuadro que acabamos de ver. Para modificar el zoom, podemos desplazar el botón deslizante central o bien pulsar los botones + y –.
| 008 | Personalizar el entorno de Word |
HASTA AHORA HEMOS VISTO el modo de añadir y eliminar iconos de la Barra de herramientas de acceso rápido, de colocarla bajo la cinta de opciones, de ocultar dicha banda y de configurar la Barra de estado. Además, en el cuadro opciones de Word disponemos de otros comandos que nos permiten también realizar modificaciones de este entorno.
IMPORTANTE
Desde la ficha Más frecuentes del cuadro Opciones de Word podemos modificar las opciones principales del programa así como personalizar la copia de Office. Al situar el puntero del ratón sobre el pequeño icono que aparece a la derecha de estas opciones podemos ver una breve descripción de las mismas.
1 Para empezar, haga clic en el botón de Office y pulse sobre el comando Opciones de Word.
2 Word nos ofrece tres colores de fondo, el azul, el plata y el negro, el primero de los cuales está aplicado por defecto. Haga clic en el botón de punta de flecha del campo Combinación de colores y seleccione la opción Negro.
3 Ahora accederemos a la ficha Avanzadas, donde se encuentran otras opciones de configuración relativas a la edición, a la impresión, a la visualización y al diseño de los documentos. Pulse sobre dicha categoría del panel de la izquierda.
4 En este caso, cambiaremos únicamente el número de archivos recientes que se muestran al pulsar el botón de office. La opción que nos interesa se encuentra en el apartado Mostrar. Como ve, el programa muestra por defecto hasta 17 documentos recientes. Tenga en cuenta que si la lista no cabe en la pantalla, se mostrarán menos documentos en ella. Haga doble clic en el cuadro de texto de la opción Mostrar este número de documentos recientes, escriba el valor 4
5 Se aplica así el nuevo color de fondo, negro.
6 En la ficha Más frecuentes, haga clic en el botón de punta de flecha del campo Combinación de colores y pulse sobre la opción Azul.
7 Para aplicar estos cambios y dar así por concluido este ejercicio pulse el botón Aceptar.
IMPORTANTE
En el apartado Opciones de diseño de la ficha Avanzadas del cuadro Opciones de Word se incluyen un gran número de características físicas del programa que también pueden ser configuradas según sea la necesidad del usuario.
| 009 | Crear un nuevo documento |
CREAR IN DOCUMENTO NUEVO de Word es una tarea que puede realizarse de distintas formas: es posible crear un documento en blanco, basado en una plantilla o bien basado en un documento existente. Siempre mediante la opción Nuevo incluida en el botón de office.
IMPORTANTE
Cuando se crea un documento en blanco, el programa se limita a asignar un nombre provisional al fichero en la Barra de título y a mostrar una página en blanco con el formato establecido por el programa de forma predeterminada. El nombre asignado de forma automática se compone de la palabra Documento seguida del número de orden correlativo que corresponda.
1 En este ejercicio veremos el sencillo procedimiento que debemos seguir para crear un nuevo documento. El documento que aparece en pantalla ha sido creado por el propio programa de forma automática al abrirlo y lleva el nombre de Documento1 asignado por defecto. Pulse el botón de Office y haga clic en la opción Nuevo.
2 Aparece en pantalla el cuadro de diálogo Nuevo documento. Este cuadro muestra las distintas opciones existentes para crear un documento nuevo en blanco, abrir un documento nuevo a partir de uno ya existente, crear a partir de plantillas, etc. Mantenga seleccionada la opción Documento en blanco del apartado En blanco y reciente y pulse el botón Crear.
3 El documento creado no se diferencia prácticamente en nada del anterior.
4 El cuadro Nuevo documento vuelve a aparecer. Haga clic sobre la opción Nuevo a partir de existente del panel Plantillas y pulse el botón Crear.
5 Se abre la ventana Nuevo a partir de un documento existente que muestra los archivos de Microsoft Word 2007 almacenados en la carpeta Documentos. Seleccione alguno de los documentos de que usted disponga y pulse el botón Crear nuevo.
6 Inmediatamente se abre el archivo nuevo. Aparentemente, el contenido del archivo coincide perfectamente con el original pero, hay una diferencia. Word lo considera como otro documento nuevo ya que en la Barra de título aparece el nombre Documento3.
De este modo, puede crear un documento nuevo aprovechando la misma estructura y contenido del que acaba de abrir. En este ejemplo no realizaremos ninguna modificación por lo que no es necesario que guardemos el documento nuevo. Pulse el botón de Office y haga clic en el comando Cerrar.
7 Finalmente, cierre también el Documento2 a través del botón Cerrar situado en la Barra de título.
| 010 | Utilizar plantillas |
WORD PERMITE CREAR PLANTILLAS y guardarlas como tales para luego utilizarlas en la creación de tantos documentos como se desee. Para ello, basta con abrir una plantilla del programa y guardarla como tal a través del cuadro Plantillas, o bien crear un documento nuevo o basado en otro y guardarlo como plantilla a través del cuadro de diálogo Guardar como.
IMPORTANTE
Al igual que los documentos se guardan por defecto en la carpeta Documentos, Word ubica las plantillas en una carpeta predeterminada denominada Plantillas. Asimismo, cabe destacar que, a diferencia de la extensión de los documentos, .docx, la extensión de las plantillas es .dotx.
1 Para empezar, abriremos una de las plantillas almacenadas por el programa en nuestro equipo. Haga clic en el botón de Office y pulse sobre la opción Nuevo.
2 En el apartado Plantillas del cuadro Nuevo documento encontramos varias opciones para la creación de un documento basado en una plantilla. Haga clic en este caso sobre la opción Plantillas instaladas.
3 Seleccione la plantilla Carta de equidad, haga clic en el botón de opción Plantilla del apartado Crear nuevo y pulse el botón Crear.
4 Se abre un nuevo documento predefinido en el que podemos introducir nuevos datos aprovechando el formato y estructura del mismo.
5 A continuación, aprovecharemos el documento abierto para crear una nueva plantilla sin basarnos en las proporcionadas por el programa. Realice algún cambio sobre el documento actual, haga clic en el botón de Office y pulse sobre la opción Guardar.
6 En este cuadro aparece seleccionada por defecto la carpeta Documentos, lugar donde el programa guarda todos los documentos a no ser que se indique lo contrario. Ahora debemos indicar que deseamos guardar el documento abierto como una plantilla. Abra la lista de tipos de archivo pulsando en la flecha adjunta al cuadro Tipo y pulse sobre el tipo Plantilla de Word.
7 Guardaremos esta plantilla en la carpeta Documentos del equipo, que ya se encuentra seleccionada por defecto. Asigne el nombre que usted desee a la nueva plantilla y pulse el botón Guardar.
8 Como ve, el nombre de la plantilla ahora aparece en la Barra de título.
IMPORTANTE
Otra de las diferencias fundamentales entre un documento y una plantilla es que, en el momento de guardar el archivo, dependiendo de si se ha abierto como plantilla o como documento, el programa los ubicará, por defecto, en carpetas distintas.
| 011 | Guardar por primera vez |
LA PRIMERA VEZ QUE SE GUARDA UN DOCUMENTO, el programa pregunta el nombre que se desea dar al archivo creado y la ubicación o carpeta donde debe ser almacenado. En ocasiones posteriores, cuando ya se han establecido las condiciones de guardado, el programa actúa de diferente modo y almacena directamente el archivo en el mismo lugar donde se hallaba y con el mismo nombre.
IMPORTANTE
En el caso de intentar cerrar el archivo o el programa sin haber ejecutado la operación de guardar, Word emite un mensaje de aviso y ofrece la posibilidad de guardar los cambios en ese momento o, por el contrario, conservar el archivo en la versión previa a la sesión de trabajo.
1 Aunque ya hemos realizado la tarea de guardar un archivo en alguna ocasión durante este curso, en esta lección la trataremos con más profundidad. Para empezar, abramos un documento nuevo. Haga clic en el botón de Office y pulse sobre la opción Nuevo.
2 En el cuadro Nuevo documento mantenga seleccionada la opción Documento en blanco y pulse el botón Crear.
3 Aparece un nuevo documento, que será el que guardaremos aunque, antes de hacerlo, introduciremos una o dos palabras para realizar algún cambio en el mismo. Escriba directamente desde su teclado el término documento nuevo y pulse la tecla Retorno para añadir una línea al documento.
4 Para guardar un documento podemos utilizar la opción Guardar del botón de Office, la combinación de teclas Ctrl. + G o bien el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido. En este caso, pulse sobre el icono Guardar, que muestra un disquete en la mencionada barra.
5 Como ésta es la primera vez que intentamos guardar el documento, el programa activa el cuadro correspondiente a la función Guardar como, en el que debemos indicar el nombre que vamos a dar al documento y el lugar donde vamos a almacenarlo. Por el momento, cierre este cuadro pulsando sobre el botón Cancelar.
6 Ahora accederemos al cuadro Guardar como desde otro punto. Haga clic en el botón de Office y seleccione la opción Guardar.
7 Como ya sabe, la carpeta propuesta por defecto para almacenar el documento es Documentos. Escriba la palabra
8 Pulse sobre el botón Guardar y observe que el cambio de nombre se refleja ya en la Barra de título del documento.
9 Para terminar este ejercicio en el que hemos aprendido a guardar un documento por primera vez, pulse de nuevo sobre el icono Guardar de la Barra de herramientas de acceso rápido y observe cuál es el efecto del mismo ahora que el documento ya ha sido guardado.
IMPORTANTE
La letra x que se ha añadido a las extensiones de las diferentes aplicaciones de la suite Office hace referencia a la tecnología XML que se usa en estos nuevos formatos. Se trata de formatos de archivos comprimidos y segmentados que reducen notablemente el tamaño del archivo y permiten recuperar con facilidad los archivos dañados.
