Internal Investigations

c) Protokolle, Aufgaben- und Beschlusslisten, Risikoregister

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Die zuvor erwähnten Teambesprechungen erfordern eine sorgfältige Vor- und Nachbereitung (Sitzungsmanagement). Diskussionspunkte, Erkenntnisse und Beschlüsse/Entscheidungen müssen festgehalten werden, damit sich auch in späteren Projektphasen die gewählte Vorgehensweise nachvollziehen lässt. Die Vereinbarung/Zuweisung zusätzlicher Aufgaben ist zu dokumentieren, um deren Umsetzung kontrollieren zu können.

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Für eine solche Sitzungsdokumentation kommen verschiedene Protokollformen in Betracht;[12] die im Rahmen von Internal Investigations gängigste Form ist das Beschlussprotokoll. Sollte die Internal Investigation auf einen vergleichsweise langen Zeitraum angelegt sein und dadurch eine Vielzahl von Protokollen entstehen oder die einzelnen Protokolle sehr umfangreich ausfallen, kann die Nachverfolgung von Beschlüssen zu bestimmten Sachthemen für die Teammitglieder sehr mühsam werden. Es empfiehlt sich dann eine Bündelung in themenbezogenen Beschlusslisten (sog. Decision Diary). Sofern die Beschlüsse Inhalte des Projekthandbuchs betreffen (z.B. Arbeitsanleitung, Konventionen zum Datenaustausch), sollte statt einer Beschlussliste die Fortschreibung dieses Handbuchs erwogen werden. Für die Verfolgung von in den Teamsitzungen zur Erledigung zugewiesenen Aufgaben muss ebenfalls eine Regelung gefunden werden. In Betracht kommt entweder die automatische Übernahme von unerledigten Aufgaben in das jeweils nächste Sitzungsprotokoll. Stattdessen kann auch eine Aufgabenliste geführt werden, in der festgehalten wird, welche Aufgabe von wem bis wann zu erledigen ist. Weitere themenbezogene Listen/Register sind denkbar. So kann es aus Sicht des Risikomanagements erforderlich sein, wesentliche, im Rahmen der Teambesprechungen erörterte Risiken in ein Risikoregister zu überführen, um die laufende Entwicklung beobachten und in strukturierter Weise berichten zu können. Verlieren zu Beginn der Internal Investigation identifizierte Risiken im Verlauf des Projekts an Bedeutung, sind sie aus dem Register zu streichen. Neue Risiken können stattdessen hinzukommen.

3. Berichterstattung an Auftraggeber

a) Projektberichterstattung und Ergebnisbericht

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Auf Grundlage der verschiedenen Arbeitsvorgänge und der jeweils angewandten Methodik sollte sorgfältig in der Projektleitung abgewogen sein, wann ein Projekt „berichtsreif“ ist. Dann stellen sich neben der Frage nach dem Format des Berichts an den Auftraggeber immer auch Fragen zu den jeweils zu berichtenden Inhalten (Tatsachen, Prognosen, Wertungen, Empfehlungen), den Einschränkungen zur Vorläufigkeit und Reichweite der Aussagen („Disclaimer“) und zur Projekthistorie. Fingerspitzengefühl ist nötig, wenn über Unternehmensinterna, über Regelverstöße, Sorgfaltswidrigkeiten oder Konventionsverletzungen berichtet werden soll. Da in der Regel mit dem Factfinding eine Bewertung des Verhaltens von Führungskräften und Mitarbeitern einhergeht, darf der Bericht weder zu Übertreibungen oder gar Falschdarstellungen ausarten, noch sollen (vorzeitig) Erkenntnisse berichtet werden, die bei Bekanntgabe zur Vereitelung der Investigation oder zur Begünstigung etwaiger Täter beitragen würden. Dabei darf auch die Bedeutung von Geschäftsverbindungen zu Externen und etwaige Abhängigkeiten des Auftraggebers von dem ungefährdeten Bestand solcher Geschäftsverbindungen nicht unterschätzt werden. Letztlich wird der Berichtsverfasser auch die voraussichtliche Weiterverbreitung des Projektberichts im Unternehmen und außerhalb des Unternehmens zu bedenken haben. Nicht selten wird ein Projektreport zum Gegenstand von Berichten der Leitungsorgane an die Gesellschafter, an Behörden (bspw. die Ermittlungsbehörden), den Kapitalmarkt oder an die Presse gemacht.

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Die folgende Übersicht kann Hilfestellungen für den jeweiligen Inhalt eines Projektberichts an den Auftraggeber geben:[13]

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Die knappe thematische Übersicht zeigt, dass sich eine Projektberichterstattung von einem Ergebnisbericht (Abschlussbericht) deutlich unterscheidet. Im Vordergrund der Projektberichterstattung stehen die Projektziele, Grundsätze und Maßnahmen, der Projektverlauf, die Darstellung der eingesetzten Mittel und Kosten sowie etwaige Projektrisiken. Auch wenn mitunter die Ergebnisentwicklung dargestellt wird, ist streng genommen in der Projektberichterstattung nur „der Weg das Ziel“, d.h. es wird eine vorläufige, auf die Gesetzmäßigkeiten und Strukturen der Projektarbeit bezogene Berichterstattung vorgelegt.

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Eine „Berichtsreife“ für Ergebnisse von Aufklärungsmaßnahmen, also die Darstellung der in der Internal Investigation nach forensisch-methodischen Kriterien erarbeiteten Tatsachengrundlagen und ihre fachliche Zuordnung, tritt erst dann ein, wenn eine methodengerecht ermittelte, qualitätsgesicherte Tatsachenbasis vorliegt, die einer darauf aufbauenden Wertung zugänglich ist. Grundsätzlich ist der jeweilige Stand des IuK-Systems aufgrund seines Detaillierungsgrades die tatsächliche Grundlage für die jeweilige Berichterstattung. Man sollte sich vergegenwärtigen, dass auch in einer prozessualen „Beweisaufnahme“ durchaus zwischen dem Factfinding und der Erörterung der Ergebnisse unterschieden wird. Gerade aufgrund der in den Eingangskapiteln dieses Handbuchs erläuterten Pflichten zur Herstellung einer Entscheidungsbasis für Geschäftsleitungsmaßnahmen wird man daher eine „endgültige“ Berichtsreife erst dann annehmen können, wenn die Internal Investigation tatsächlich insgesamt oder in einem sachlich abgrenzbaren Teil abgeschlossen ist.

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Da die Tatsachenbasis alleine noch nicht zwingend eine Entscheidung des Geschäftsleiters über die umzusetzenden Maßnahmen determiniert, ist neben der Tatsachenbasis auch eine fachliche Bewertung der zusammengestellten Informationen im Sinne einer Empfehlung erforderlich. Wertungen können sowohl technischer, kaufmännischer, betriebswirtschaftlicher, personalwirtschaftlicher oder auch rechtlicher Natur sein. Bspw. ist der Maßstab einer Anwendung von „best practice“-Grundsätzen in bestimmten Betriebsabläufen betriebswirtschaftlich-organisatorischer Natur,[16] der Maßstab der „Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters“[17] ist dagegen rechtlich besetzt, auch wenn er kaufmännisch-betriebswirtschaftlich vorgeprägt ist („Wahrung von Vorteilen der Gesellschaft und Vermeidung von Schäden“). Ähnliches gilt für den Prüfungsmaßstab des § 238 HGB,[18] für „Handelsbrauch“[19] und „Verkehrssitte“[20] gerade auch im internationalen Geschäfts- und Rechtsverkehr.

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Soll die Berichterstattung Grundlage für eine externe Kommunikation sein, kommt es auf den spezifischen Verwendungszweck an. Dann können mehrere qualitativ abgestufte Anforderungen unterschieden werden:

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Der reine Projekt(-status-)bericht eignet sich – anders als der Ergebnisbericht – regelmäßig nicht für eine solche Berichterstattung. Soll der Bericht Grundlage für eine Wahrnehmung der gesellschafts-, bilanz- oder kapitalmarktrechtlichen (Ad-Hoc-) Pflichten sein, sind entsprechende Anforderungen an Inhalt und Aussagekraft bei Auftraggeber nachzufragen. Es ist darauf zu achten, dass die formellen und materiellen gesetzlichen oder unternehmensinternen Anforderungen an diese Informationspflichten eingehalten werden, so dass der Auftraggeber den Bericht des Untersuchungsführers zur Grundlage seiner eigenen Berichterstattung machen kann. Besondere Mitteilungen, die Auswirkungen auf das öffentliche Ansehen oder den Marktpreis von emittierten Wertpapieren der Gesellschaft haben könnten, bedürfen einer entsprechenden vorherigen Würdigung des Projektverlaufs und der daraus zu ziehenden Schlussfolgerungen. Wenn keine gesicherten Erkenntnisse vorliegen, sollte besser auf inhaltliche Angaben verzichtet werden, statt durch Spekulationen oder Gerüchte Diskussionen auszulösen.

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Das Gleiche gilt auch, wenn der Ergebnisbericht/Abschlussbericht veröffentlicht werden soll oder eine Veröffentlichung wahrscheinlich ist (bspw. aufgrund von Anzeige- oder Auskunftspflichten). Besonders Chancen-/Risiko-Darstellungen oder auch Erfolgsmeldungen sind auf Relevanz, Transparenz und Tragfähigkeit der Angaben auch aus Sicht eines Empfängers zu prüfen. Bei Statusberichten muss die Vorläufigkeit der Darstellung deutlich herausgestellt werden. Die Abgabe einer abschließenden Bewertung (auch nur von Teilen einer einheitlichen Untersuchung) ist grundsätzlich haftungsträchtig, solange die Investigation nicht insgesamt abgeschlossen wurde. Die Darstellung der Ergebnisse darf weder im negativen noch im positiven Sinne übertrieben, selbstdarstellerisch oder „blendend“ sein.[21] Eine unkritische Darstellung belastet zudem häufig auch eine kooperative Grundhaltung der Ermittlungsbehörden und sonstiger Empfänger gegenüber dem Unternehmen.

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Der Unterschied zwischen einem projektinternen Fortschrittsbericht und einem Ergebnisbericht sollte dem Auftraggeber und jedem anderen Empfänger durch deutlich auf dem Bericht angebrachte Hinweise nahegebracht werden. Für die Dokumentation der Erfüllung eigener Sorgfaltspflichten im Vertragsverhältnis zum Auftraggeber empfiehlt sich, den jeweiligen Berichtsinhalt, die Berichtsgrundlagen und etwaige begleitende Erklärungen („Disclaimer“, den IuK-Systemstand usw.) im Berichtszeitpunkt „einzufrieren“. Erst bei Projektabschluss (mit Vorlage des Abschlussberichts) kann darüber entschieden werden, wie mit solchen Zwischenberichten weiter zu verfahren ist.

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Zuletzt soll die Frage gestreift werden, ob solche Berichte und Dokumentationen herausgabepflichtig und/oder beschlagnahmefähig sind. Wird eine Internal Investigation vom Unternehmen durchgeführt, um in einem parallel laufenden Strafverfahren eine eigene Erkenntnis- und Entscheidungsgrundlage zu erhalten, handelt es sich – jedenfalls bei dem Ergebnisbericht – unabhängig von der jeweils den Bericht erstellenden Person um eine Entscheidungsgrundlage des Geschäftsleitungsorgans und damit um eine grds. innerbetriebliche Dokumentation. Das gilt auch für Arbeits- und Projektdokumentationen, wenn diese von dem Unternehmen oder seinen Mitarbeitern erstellt wurden oder im Zuge des Projekts dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern ausgehändigt wurden.[22] Das hat zur Folge, dass die nur für privilegierte Personen geltenden verfahrensrechtlichen Schutzbereiche (vgl. dazu § 53 Abs. 1 Nr. 1-5 StPO) nicht anwendbar sind. Andererseits sind die Berichte solcher privilegierter Personen grundsätzlich geschützt, auch wenn das Geschäftsleitungsorgan sich auf den Bericht für seine Entscheidungen stützt. Wegen der weiteren Einzelheiten wird auf das 17. Kap. verwiesen.

b) Detailberichte, Spontanberichte

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Will der Auftraggeber besondere Einzelthemen behandelt wissen, bspw. die Gefährlichkeit eines Stoffes/Produktes für den Verbraucher oder die Relevanz bestimmter Leistungen an ausländische Domizilgesellschaften, dann empfehlen sich jenseits der Gesamtprojektberichterstattung sog. Detailberichte. Diese stellen in der Regel einen abgrenzbaren Sachverhalt auftragsbezogen anhand nachvollziehbarer (darzulegender) Kriterien dar, ohne damit das Gesamtprojekt abschließen zu wollen. Dies sollte deutlich gemacht werden, auch dadurch, dass in der Berichterstattung darauf verwiesen wird, dass weitere Untersuchungen durchgeführt werden und der vorliegende Bericht nur aus besonderem Anlass oder zu einem besonderen Zweck isoliert dargestellt wird. Der Berichterstatter sollte sich durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen oder Bestätigungen des Auftraggebers vergewissern, dass seine Berichterstattung nicht in einem falschen Zusammenhang dargestellt wird und der Einzelbericht nicht zweckentfremdet gewertet werden kann.

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Spontanberichte kommen im Rahmen des Projektes häufig vor, sie umgehen in der Regel das normale, stetige Berichtswesen über die Projektfortschritte und -ergebnisse. Spontanberichte sind vor allen Dingen dann erforderlich, wenn der Auftraggeber zu Sofortmaßnahmen veranlasst werden soll und eine fundierte Entscheidungsgrundlage benötigt. Das kann der Fall sein bei Gefahren für Leib, Leben und Eigentum, die nur durch sofortiges Eingreifen abgewendet werden können. Es kann aber auch ein Warnbericht notwendig sein, wenn ohne ein Eingreifen ein strafrechtlicher Tatbestand durch automatische Abläufe vollendet werden würde, bspw. die Auslösung einer korruptiven Zahlung durch die Buchhaltung ohne Wissen und Billigung des Leitungsorgans. Daher werden in der Praxis sog. Zahlungsstopps vor allem auf der Grundlage von Spontaneinschätzungen ausgelöst, um geeignete Sachprüfungen durchführen zu können.

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Spontanberichte können sich aber auch als schädlich erweisen, wenn ihnen eine sachlich geprüfte und validierte Informationsbasis fehlt, wenn Wertungen getroffen werden, die viel zu weitgehend sind oder Maßnahmen einseitig ausgelöst werden, für die im Organisationsablauf die Hinzuziehung weiterer (Mit-)Entscheider erforderlich wäre. Vergleichbar ist das mit der Situationsbeurteilung einer „Gefahr im Verzug“, bei der in einzelnen Ermittlungssituationen die an sich gesetzlich vorgesehene Entscheidungs- und Korrekturfunktion eines gesetzlichen Richters (vorübergehend) ausgeschaltet wird, um einen schnelleren Ermittlungszugriff zu ermöglichen. Dass solche Situationen auf das Äußerste begrenzt werden müssen und grundsätzlich die auch unternehmensintern eingerichteten Zuständigkeiten und Kompetenzen beachtet werden müssen, sollte dem jeweiligen Berichtsverfasser bewusst sein. Ein Hinwegsetzen über diese ordnungsgemäß eingerichteten und aus der Gesellschaftsordnung abgeleiteten Leitungs- und Delegationsstruktur sollte daher sorgfältig begründet und durch den Auftraggeber legitimiert sein. Daher empfiehlt sich gerade hier eine eingehende Dokumentation sowohl des konkreten Auftrages zur Abgabe eines Spontanberichts als auch der Tatsachengrundlagen und der jeweils abgegebenen Empfehlungen.

c) Abgleich mit Unternehmensberichten (Pressemitteilungen, Geschäftsberichte etc.)

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Eine länger andauernde Internal Investigation bleibt weder im Unternehmen noch außerhalb des Unternehmens unbemerkt. In der Regel sind neben den Leitungsorganen auch externe Stakeholder, d.h. Hauptgesellschafter, Banken, Garantiegeber, eine Aufsichtsbehörde und die Ermittlungsbehörden über Art und Umfang mehr oder weniger genau informiert. Da alle externen Beobachter die Unternehmenskommunikation, d.h. die Geschäftsberichte, die Pressemitteilungen, die Homepage etc., daraufhin analysieren, welche Informationen dort zum Thema der Internal Investigation veröffentlicht werden, wird diese externe Berichterstattung ebenfalls von dem Untersuchungsführer in seine Überlegungen einbezogen. Die Veröffentlichungen der Vergangenheit werden daraufhin analysiert, ob hier ggf. mit Blick auf das Untersuchungsthema und den Fortschritt der Untersuchungen Änderungen zu empfehlen sind. Das kann vom einfachen Widerspruch bis hin zu einer Gegendarstellung oder auch der Veranlassung einer förmlichen Nachtragsberichterstattung (zu Bilanzierungs- oder Aufsichtsthemen) gehen.

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Der Untersuchungsführer wird bei einem stark in der Öffentlichkeit stehenden Unternehmen (bspw. einem Unternehmen der Medienbranche) besonderen Wert darauf legen, eine externe Berichterstattung über die Internal Investigation und deren Ergebnisse wie auch den Zeitpunkt und das Format der Veröffentlichung mit zu gestalten.[23]

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Da die externe Berichterstattung im Wesentlichen auf Rechtspflichten des Unternehmens und seiner Organe beruht, ist es frühzeitig erforderlich, sich ein Bild vom Zustandekommen der Informationsgrundlagen für die Veröffentlichung zu machen und den jeweilig Verantwortlichen für die Unternehmenskommunikation in die Internal Investigation ein zu beziehen. Dazu besteht zwar keine Rechts- oder Sorgfaltspflicht, es kann sich aber in entscheidenden Situationen, in denen Ermittlungsbehörden ihrerseits von ihren Pressemitteilungsbefugnissen Gebrauch machen, als professionelle Voraussicht erweisen, wenn der Unternehmenssprecher in ähnlicher Weise informiert ist und auf eine negative Unternehmensöffentlichkeit reagieren kann.