Gestión auxiliar de documentación económico-administrativa y comercial. ADGG0408

Emisión y verificación

Previamente a la emisión del albarán o nota de entrega, es necesario consultar una serie de documentos o bases de datos, que suministrarán información importante para ello. Estos son:

1 El pedido o contrato: informa sobre los productos solicitados por el cliente.

2 La ficha de almacén: indica las existencias disponibles o la mercancía en condiciones de envío. Si el stock es insuficiente, la empresa suministradora se pondrá en contacto con el cliente para proporcionarle una solución: o bien se envía el stock existente y se propone una fecha prevista de entrega del resto o se indica una fecha de entrega posible si el cliente decide esperar a la reposición de las existencias que faltan o se propone la sustitución del producto, etc.

3 La ficha de cliente: información general del cliente.

El número de copias del albarán no está determinado, depende de la gestión habitual de la empresa. No obstante, un número de copias posible puede ser tres, dos para el proveedor y una para el cliente:

1 Proveedor:Para almacén, como justificante de la salida de mercancías y control en la gestión del mismo.Para el departamento de ventas, documenta la entrega del pedido una vez haya sido aceptado y firmado por el cliente y, además, sirve para la emisión posterior de la factura correspondiente.

2 Cliente:Con carácter general, como documento acreditativo de la recepción del pedido solicitado.

Los albaranes se pueden emitir de dos formas:

1 Valorados: se realiza cuando varios albaranes van a ser agrupados en una misma factura y el cliente quiere tener conocimiento en todo momento del coste exacto de la operación.

2 Sin valorar: se lleva a cabo cuando por cada albarán se realiza una sola factura.

Actividades

9. Como ejercicio de síntesis, realizar un cuadro resumen en medio folio A4 indicando, sobre el albarán, el concepto, la finalidad, los elementos y las clases.

10. La empresa X realiza una compra a la empresa F. Confeccionar un esquema de esta operación comercial desde que se emite el pedido hasta que el cliente recibe la mercancía junto con el correspondiente albarán. Indicar en cada caso los departamentos implicados y los documentos o bases de datos consultados.

Una vez recibida la mercancía por parte del cliente, el siguiente paso es proceder a la recepción de la misma y a la verificación de la nota de entrega o albarán y de la mercancía.

Nota

El objetivo de la verificación del albarán consiste en contrastar si lo indicado en el albarán se corresponde con el pedido realizado y con la mercancía realmente recibida. Además, se comprobará si las condiciones de entrega indicadas en el documento se cumplen.

La verificación de la mercancía consiste en la comprobación, tanto externa como interna, de los bultos recibidos en cuanto a:

1 Su estado.

2 La calidad de la mercancía recibida.

3 La cantidad entregada.

Si la verificación está correcta, el cliente firmará el albarán para que el proveedor tenga constancia de la recepción correcta de los productos. De lo contrario, si la verificación pone de manifiesto deficiencias importantes, se procederá a la correspondiente reclamación, mediante carta, llamada telefónica o correo electrónico.

Aplicación práctica

Siguiendo con la aplicación práctica anterior, imagínese que ahora es el responsable del departamento de ventas de la empresa B&B Suministros.

A la recepción del pedido 100 de la empresa Materiales C&C, se dispone a realizar el albarán correspondiente, teniendo en cuenta que este va a ser agrupado con los albaranes 98/88MD/12 y 99/88MD/12 del mismo cliente.

Además, se le plantea la siguiente cuestión: al comprobar la ficha del producto B, se percata de que solo tiene en almacén 2.000 uds., quedando pendientes de suministro 525 uds., ¿qué haría?

Solución

Como solución a la cuestión planteada, el responsable de ventas, es decir, usted, se pondrá en contacto con el departamento de compras de la empresa Materiales C&C para comunicarle la incidencia existente con el producto B, facilitándole las siguientes soluciones:

1 Enviar la mercancía disponible en este momento, las 1.200 uds. del producto A y las 2.000 uds. del producto B, y entregar posteriormente la cantidad restante. En este caso, usted debería darle la mayor cantidad de información posible sobre la recepción en sus almacenes de la mercancía pendiente de enviar (525 uds. del producto B), facilitando una fecha de entrega aproximada de dicho suministro.

2 Enviar toda la mercancía completa, esperando al aprovisionamiento de la totalidad de unidades del producto B en sus almacenes. Es conveniente en este caso indicar una fecha de entrega aproximada para evitar una rotura de stock en los almacenes del cliente, afianzando así la fidelización de su cliente hacia usted.

El cliente ha contestado a su comunicación y decide el envío de la mercancía en la fecha prevista, aunque no esté completa.

Albarán

3.3. La factura

Las operaciones comerciales efectuadas en el desarrollo de la actividad empresarial o profesional tienen su soporte legal en la factura. Esta se puede definir como el documento que justifica legalmente la compraventa de un producto o la prestación de servicios.

Recuerde

El Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, contiene el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.

Elementos

La factura debe incluir los siguientes elementos, según se contempla en el artículo 6.1 del Real Decreto 1619/2012:

1 Número y serie.

2 Fecha de expedición.

3 Nombre y apellidos, razón o denominación social completa, tanto del obligado a expedir factura (vendedor) como del destinatario de las operaciones (comprador).

4 NIF y domicilio, tanto del vendedor como del comprador.

5 Descripción de las operaciones y cantidades, precios unitarios, descuentos e importes parciales y totales.

6 El tipo impositivo del IVA (4, 10 o 21 %) y el recargo de equivalencia (5,2, 1,4 o 0,5 %) aplicado en la factura.

7 La cuota tributaria, tanto de IVA como de recargo de equivalencia, que se consignará por separado.

8 Fecha en la que se hayan efectuado las operaciones que se documentan, siempre que sea distinta a la de expedición de la factura.

9 Importe total de factura.

10 Menciones específicas, atendiendo a los siguientes casos:Cuando sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, “facturación por el destinatario”.Cuando el sujeto pasivo del IVA sea el adquirente o el destinatario de la operación, “inversión del sujeto pasivo”.Cuando se aplique el régimen especial de las agencias de viajes, ”régimen especial de las agencias de viaje”.Cuando se aplique el régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, “régimen especial de los bienes usados”, “régimen especial de los objetos de arte” o “régimen especial de las antigüedades y objetos de colección”.Cuando se aplique el régimen especial del criterio de caja, “régimen especial del criterio de caja”

Además, puede contener información relativa a:

1 El número o referencia de pedido.

2 El número o referencia de albarán.

3 La forma de pago.

4 Los gastos de la operación (suplidos).

5 Cualquier otra que sea relevante para la correcta gestión de la operación comercial.

Nota

El contenido mínimo de la factura es el regulado por el Real Decreto, siendo tarea de la empresa la elección del modelo y diseño que mejor se adapte a sus necesidades.

Un modelo de factura puede ser el mostrado en la siguiente imagen.

Modelo de factura

Requisitos

Con respecto al contenido anterior, existen una serie de requisitos que toda factura debe cumplir. Estos son:

1 Con carácter general, la numeración de las facturas dentro de cada serie debe ser correlativa. Sin embargo, se podrán expedir mediante series separadas, entre otros supuestos, cuando el obligado a expedir tenga varios establecimientos y realice operaciones de distinta naturaleza. Importante: según la normativa vigente, será obligatoria la expedición en series específicas de las facturas rectificativas, entre otras.

 

2 Es obligatoria la consignación del NIF del destinatario cuando:Se trate de una entrega de bienes destinados a otro Estado miembro, que sea exenta.Se trate de una operación cuyo destinatario sea el sujeto pasivo del impuesto correspondiente a aquella.Se trate de operaciones que se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto y el empresario o profesional obligado a la expedición de la factura haya de considerarse establecido en dicho territorio.

3 Con respecto al domicilio:Si el obligado a expedir factura o el destinatario disponen de varios lugares fijos de negocio, deberá indicarse la ubicación de la sede de actividad, cuando este dato sea importante para determinar el régimen de tributación de las operaciones.Es obligatorio contener el domicilio del destinatario, tanto en el caso de personas físicas como personas jurídicas.

4 Si la operación que documenta una factura estuviera exenta de IVA, se hará referencia a las disposiciones de la Directiva 2006/112/CE, de 28 de noviembre, o a los preceptos correspondientes de la LIVA; o la expresión “operación exenta”.

5 Se especificará por separado la parte de base imponible de cada una de las operaciones que se documenten en una misma factura en los siguientes casos:Cuando sean operaciones que estén exentas al IVA y otras en las que no se den dichas circunstancias.Cuando se incluyan operaciones en las que el sujeto pasivo del IVA sea su destinatario y otras en las que no se dé esta circunstancia.Cuando existan operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del IVA.

6 En las facturas correspondientes a las entregas de medios de transporte nuevos, se especificarán, además de los requisitos anteriores, algunos otros, tales como sus características, la fecha de su primera puesta en servicio y las distancias recorridas u horas de navegación o vuelo realizadas hasta su entrega.

7 En las operaciones donde el proveedor o prestador esté establecido en el territorio de aplicación del IVA o tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, y en el supuesto que la operación esté sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo del IVA sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea materialmente expedida por este último en nombre y por cuenta del proveedor del bien o prestador del servicio (art. 2.3.b).a´) del Real Decreto 1619/2012): el obligado a expedir la factura podrá omitir la descripción de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria e indicar en su lugar, mediante referencia a la cantidad o al alcance de los bienes o servicios suministrados y su naturaleza, el importe sujeto al IVA de tales bienes o servicios.

8 No tienen efecto, las autorizaciones concedidas por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria cuando en la factura no consten todas las menciones indicadas anteriormente (art. 6.1 del Real Decreto 1619/2012), salvo las concedidas para la emisión de facturas que contengan las siguientes menciones: fecha de expedición, identidad del obligado a su expedición, identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados y la cuota tributaria o los datos que permitan calcularla.

Importante

Las facturas simplificadas y sus copias deben contener como mínimo:

1 Número y serie.

2 Fecha de expedición.

3 Fecha en que se hayan efectuado las operaciones o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de fecha distinta a la de expedición.

4 NIF, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.

5 Identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

6 Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, la expresión “IVA incluido”. Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos IVA, deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.

7 Contraprestación total.

8 Para el caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

9 Menciones expresas cuando la factura estuviera exenta de IVA, facturación por el destinatario, inversión del sujeto pasivo, régimen especial de las agencias de viajes, régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección, régimen especial del criterio de caja; así como, particularidades anteriormente indicadas en entregas de medios de transporte nuevos.

10 Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional (según art. 97.Uno Ley del IVA), así como, cuando no sea un empresario o profesional, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además:NIF y domicilio del destinatario de las operaciones.Cuota tributaria que, en su caso se repercuta, debiéndose consignar por separado.

Actividades

11. Buscar en su lugar de trabajo una factura emitida recientemente e indicar en la misma los elementos que contiene.

12. Continuando con la factura de la actividad anterior, comprobar si cumple con los requisitos legalmente establecidos. Si no es así, explicar por qué.

Emisión

Con carácter general, la factura se emite:

1 Junto con el bien o servicio suministrado.

2 Cuando se reciba el albarán con el visto bueno del cliente.

3 Por cada anticipo realizado por el cliente antes de la entrega de la mercancía o prestación del servicio.

Los empresarios o profesionales están obligados a expedir factura y copia de esta por las entregas de bienes y prestaciones de servicios que realicen en el desarrollo de su actividad, incluidas las operaciones legalmente reconocidas como no sujetas y las sujetas, pero exentas del IVA.

Nota

La obligación de expedir y entregar factura se puede realizar por el cliente de los empresarios o profesionales, o por un tercero. Si optan por esta opción y además el período de liquidación de IVA es mensual, estos deberán presentar una declaración censal comunicando dicha opción, la fecha a partir de la cual la ejercen y, en su caso, la renuncia a la misma y la fecha de efecto.

La factura y su copia se deben expedir cuando se den algunas de las operaciones siguientes:

1 Cuando el destinatario sea:Un empresario o profesional, independientemente de su régimen de tributación.Una persona jurídica que no actúa como empresario o profesional.Las Administraciones públicas.

2 Las siguientes entregas de bienes:Destinados a otro Estado miembro.Cuya expedición o transporte se inicie en otro Estado miembro.Que sean objeto de impuestos especiales.Que sean expedidos o transportados fuera de la Comunidad Europea.Que necesiten instalación o montaje antes de su puesta a disposición.

3 Por las entregas de inmuebles sujetas y no exentas al IVA.

4 Por las transmisiones de activos fijos.

Existen una serie de operaciones en las que no hay obligación de expedir factura, siendo estas:

1 Las operaciones exentas del IVA.

2 Las realizadas por empresarios o profesionales cuando les sea de aplicación a estas el régimen del recargo de equivalencia.

3 Las realizadas por empresarios o profesionales acogidos al régimen simplificado del IVA.

4 Aquellas operaciones así autorizadas por el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

5 Las realizadas por empresarios o profesionales, en el desarrollo de actividades acogidas al Régimen Especial de la agricultura, ganadería y pesca.

6 Cuando se traten de prestaciones de servicios de seguro, reaseguro y capitalización, y de determinadas operaciones financieras (art. 20.Uno.16º y 18º, apartados a) a n) de la Ley del IVA); salvo las realizadas en el territorio de aplicación del IVA o en otro Estado miembro de la Unión Europea y estén sujetas y no exentas al mismo; además de, aquellas realizadas en el territorio de aplicación del IVA, Canarias, Ceuta o Melilla, que estén sujetas y exentas al mismo y sean realizadas por empresarios o profesionales, distintos de entidades aseguradoras y entidades de crédito.

Las facturas se pueden expedir en cualquier medio, papel o formato electrónico que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad del contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante el periodo de conservación.

Sabía que…

La factura electrónica o e-factura se considera equivalente a la factura en papel, conservando el mismo valor legal, pero siendo más segura que aquella.

El momento de expedición de la factura es:

1 Con carácter general, en el momento de realizarse la operación, que debe coincidir con la fecha en la que se devengue el impuesto.

2 En las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, deberán expedirse en el momento de la realización de tales operaciones, excepto cuando el destinatario sea un empresario o profesional, que se expedirán antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya realizado la operación.

3 En las entregas de bienes destinadas a otro Estado miembro (art. 75.Uno.8º de la Ley del IVA), las facturas deberán expedirse antes del día 16 del mes siguiente aquel en que se inicie la expedición o el transporte de los bienes con destino al adquirente.

Los importes que se indican en las facturas pueden estar expresados en cualquier moneda, siempre que el importe del impuesto que se repercuta esté expresado en euros. Asimismo, pueden estar escritas en cualquier lengua.

Remisión

En cuanto a la remisión de las facturas originales, se contempla que estas deben ser remitidas, por los obligados a su expedición, a los destinatarios de las operaciones que se expresan en ellas.

El plazo para su remisión será:

1 En el momento de su expedición.

2 Si el destinatario es empresario o profesional, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se haya producido el devengo del IVA; o en el caso de las operaciones acogidas al régimen especial del criterio de caja, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se hubiera realizado la operación.

De igual forma que con la expedición, las facturas se pueden remitir por cualquier medio, particularmente, por medios electrónicos, siempre que exista consentimiento expreso del destinatario y los medios electrónicos utilizados en la transmisión garanticen la autenticidad del origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

La remisión electrónica de las facturas, para garantizar la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, se acreditará por alguna de las siguientes formas:

1 Por medio de firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y creada por un dispositivo seguro de creación de firmas.

2 Por intercambio electrónico de datos (EDI).

3 Mediante fórmulas propuestas por los interesados, una vez autorizados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Cuando se remitan por medios electrónicos varias facturas juntas a un mismo destinatario, los detalles comunes a todas ellas se expresarán una sola vez, siempre que se pueda acceder a la información completa de forma individual.