Ratgeber Zeitmanagement

Hans-Peter Wolff

Ratgeber Zeitmanagement

wie Sie garantiert Zeit haben werden

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Inhaltsverzeichnis

Titel

Haftungsausschluss

Einleitung

Einführung

Papiermanagement

Planung

Führung von Sitzungen (VDN-Prinzip)

Projektmanagement

Delegation

Das Telefon in den Griff bekommen

Outlook & Co.

Modelle

Wege zum persönlichen Zeitwohlstand

Schlussbemerkungen

Quellen:

Impressum

Haftungsausschluss

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Einleitung

"Die modernen Sklaven werden nicht mit der Peitsche, sondern mit Terminkalendern angetrieben." (Telly Savalas)

Warum dieser Ratgeber?

Kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen die Zeit durch die Finger rinnt? Unser ganzes Leben dreht sich um den Stress. Mit diesem Rat­geber möchte ich Ihnen umsetzbares Wissen an die Hand geben, Ihre Zeit sinnvoll ein­zu­teilen und Prioritäten zu setzen. Zeit ist aber auch Gesundheit. Jeder 3. Herzinfarkt entsteht durch Stress. Durch chronische Überlastung wird der Körper übersäuert, der Blutdruck steigt, Stoffwechsel- und Schlafstörungen stellen sich ein. Sparen Sie nicht am Schlaf, Bewegung am Abend oder der Mittagspause.

Vorstellung Hans-Peter Wolff

Mein Name ist Hans-Peter Wolff. Ich bin 54 Jahre alt.

Ich hatte früher die Einstellung, kommste heute nicht, kommste morgen. In meiner An­ge­stellten­tätigkeit als Lohnbuchhalter musste ich mir etwas einfallen lassen, weil es immer wieder zusätzliche Arbeiten kurz vor dem Abrechnungslauf gab. Ich musste mir ein Zeit­polster schaffen, um nicht immer wieder in die Bredouille zu kommen. So befasste ich mich mit dem Thema Zeit- und Selbst­management.

Einführung

Was bedeutet Zeitmanagement?

Zeitmanagement ist nichts anderes als eine Folge von Schritten, die Ihnen helfen, mit Ihrer Zeit besser klar zu kommen. Zuerst legen Sie Ziele fest, die zu erreichen sind. Danach treffen Sie eine Entscheidung über die Priorität der einzelnen Ziele. Diesem Schritt schließt sich die Zeitplanung und Ablaufplanung an. Führen Sie die Aktivitäten durch, die zur Ziel­er­reichung erfolgen müssen. Kontrollieren Sie abschließend das Ergebnis und legen neue Auf­gaben­stellungen zur Erreichung neuer Ziele fest.

Ich hoffe, dass Sie nach der Lektüre die nutzbringenden Effekte eines guten Zeit- und Selbst­managements erkennen. Sie werden:

 Bessere Ergebnisse erzielen

 Die Qualität ihrer Arbeit verbessern

 Schneller arbeiten

 Ihr Stressniveau reduzieren

 Weniger Fehler machen

 Die Zahl der Krisen reduzieren, mit denen sie konfrontiert werden

 Ihr Einkommen erhöhen

 Ihre Arbeitsbefriedigung verbessern

 Die Qualität ihres Privatlebens verbessern und nicht zuletzt Ihre Gesundheit profitiert davon.

Klingt das in Ihren Ohren merkwürdig? Ist es aber gar nicht, wenn Sie zum Beispiel wissen, dass jeder 3. Herzinfarkt durch Stress entsteht. Übersäuerung des Körpers, Bluthochdruck, Stoffwechselstörungen oder Schlafstörungen sind ebenfalls Folgen von chronischer Über­lastung. Lernen Sie mit ihrer Zeit umzugehen!

Kennen Sie das Gefühl, dass Ihnen die Zeit manchmal nur so durch die Finger rinnt? Sie haben sich für den Tag so viel vorgenommen und am Ende fragen Sie sich: Wo ist nur meine ganze Zeit hin? Hier mal 5 Minuten, da mal 3 Minuten. So summieren sich die kleinen Zeit­fresser über den Tag. Ich verrate Ihnen meine Anti-Zeitfresser-Methoden.

Selbsteinschätzung

Starten möchte ich mit einer Selbsteinschätzung. Dabei handelt es sich um einen wichtigen Übungsteil, der die Grundlage für ihren künftigen Erfolg sein wird.

Der erste Schritt, Ihre Zeit-Management-Fertigkeiten zu verbessern, besteht darin, zu analysieren, wie sie gegenwärtig ihre Zeit nutzen.

Aufgabe: Füllen Sie bitte den Fragebogen zur Selbsteinschätzung aus.

Ja

Nein

Ich befasse mich in der Regel mit allen Papieren, sobald ich sie in Händen habe

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?

Ich werde durch schlechte Planung mit mehr Krisen konfrontiert, als nötig wäre.

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?

Ich muss manchmal von anderen auf Trab gebracht werden, ehe ich Dinge erledige.

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?

Ich habe nur eine vage Vorstellung, was meine Prioritäten sind.

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?

Ich muss jeden Tag länger als dreißig Minuten nach irgend­welchen Dingen suchen.

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?

Meine Sitzungen dauern im Allgemeinen länger, als nötig wäre.

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?

Ich lasse zu, dass andere im negativen Sinne Einfluss darauf haben, wie ich meine Zeit nutze.

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?

Ich fange viel mehr Projekte an, als ich zu Ende führe.

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?

Ich bin immer sehr beschäftigt, aber nicht immer produktiv.

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?

Ich halte an Aufgaben fest, um sie selbst zu erledigen, die in Wirklichkeit delegiert werden sollten.

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?

Wenn sie fünf oder mehr der vorgenannten Feststellungen mit „Ja“ beantwortet haben, wird

dieses Seminar einige dringend erforderliche Erkenntnisse bringen und Lösungen für ihr Zeit­manage­ment­­-Problem bereithalten.

Sofern Sie weniger als drei Fragen mit „Ja“ beantwortet haben, waren Sie bei Ihrer Selbst­be­wertung vielleicht nicht streng genug.

Füllen Sie diesen Fragebogen nach einiger Zeit noch einmal aus.

Zeitprotokoll

Die Erstellung eines Zeit-Protokolls, wird Ihnen einige zusätzliche Erkenntnisse bringen. Dabei sollte für Donnerstag und Freitag jede Aufgabe, die an diesem jeweiligen Tag erledigt wurde, notiert und festgehalten werden, wie viel Zeit sie schätzungsweise in Anspruch nahm. Vermerken Sie bitte, ob die Tätigkeit geplant war oder nicht. Wiederholen Sie dies nach ein paar Monaten. Muster finden Sie in der Anlage.

Uhrzeit

Aktivität

Produktivität

Dauer

Geplant?

09:00

Kaffee / Plauschen mit Kollegen

gering

15 Min.

Nein

09:15

Post durchgegangen

mittel

25 Min.

Ja

Nachdem Sie das Zeit-Protokoll erstellt haben, stellen Sie sich folgende Fragen:

- Wie hoch ist bei meinen Aufgaben etwa der prozentuale Anteil, der geplant war?

- War mein Tag in irgendeiner Hinsicht wirklich strukturiert?

- Nahmen die geplanten Aufgaben mehr Zeit als erwartet in Anspruch?

- Warum habe ich so viel Zeit mit den so wenig produktiven Aufgaben verbracht?

- Mit wie vielen Unterbrechungen bin ich konfrontiert worden?

- Lasse ich mir von anderen diktieren, wie ich meine Zeit verbringe?

- Während welchem Teil des Tages war ich am produktivsten?

- War ich produktiv oder einfach nur sehr beschäftigt?

- Was kann ich tun, um meine Zeit besser unter Kontrolle zu bekommen?

- Wie hoch ist prozentual der Anteil, den ich von meiner Zeit realistischerweise im Voraus planen könnte?

- Wie würde ich auf einer Skala von 1 – 10 meine Effizienz bewerten?

Identifizieren der Zeitverschwender

Bei der Erstellung eines Zeitprotokolls sind viele schockiert, wie viel Zeit jeden Tag vergeudet wird. Sie erhalten unnötige Anrufe, ständig kommen Kollegen auf einen Schwatz vorbei, Unterlagen werden verlegt, und die Besprechungen dauern länger als erwartet.

Die häufigsten Zeitverschwender:

1 Dinge verlieren: Wie viel Zeit wird damit verbracht, in dem Papierstapel auf dem Schreibtisch herumzuwühlen?

2 Besprechungen: Wie oft müssen sie lange Sitzungen absitzen, um festzustellen, dass für Sie eigentlich nur fünf Minuten relevant waren?

3 Telefon: Wie oft werden Sie am Tag von einer wichtigen Arbeit abgelenkt, weil das Telefon läutet? Kommt es vor, dass Sie jemanden nochmals zurückrufen, nur weil sie festgestellt haben, dass sie beim ersten Anruf etwas vergessen haben?

4 Unterbrechungen: wie oft werden sie durch Kollegen unterbrochen? Steht der Schreib­tisch vielleicht so, dass sie einfach allen ins Auge fallen, die zufällig vorbei­gehen?

5 Verzögern und verschleppen: Welche Aufgaben haben Sie in den letzten Wochen gemieden und einen Bogen darum gemacht? Was ist in der Regel das Endergebnis Ihrer Verschleppungstaktik?

6 Unnützer Papierkram: Sind Sie konsequent genug, wenn es darum geht, Postwurf­sendungen oder überholte Unterlagen kurzerhand wegzuwerfen? Sperren Sie sich dagegen, bestimmte Aufgaben zu delegieren, weil sie es genießen, sie selbst zu erledigen?

7 Krisen: Verbringen Sie Ihre Tage in ständiger Hetze, um eine Krise nach der anderen zu bewältigen? Ist jede Krise, mit der man sich beschäftigt, tatsächlich eine Krise? Ist jede Krise, mit der sie sich beschäftigen wirklich ihr Problem? Hätten Sie einige dieser Krisen vermeiden können, wenn Sie aktiver und tatkräftiger gewesen wären?

8 Umgekehrtes Delegieren: Reagieren Sie, wenn andere Sie um Hilfe bitten, in der Form, dass Sie sagen: „Lassen Sie nur, ich kümmere mich später selbst darum?“

9 Perfektionismus: Investieren Sie zusätzliche Zeit, um alles 100-prozentig zu machen, wenn 95 Prozent es auch tun würden? Das Streben nach Perfektionismus ist nicht nur vergebens, sondern auch ein sicheres Mittel, mit dem Sie auf Dauer unglücklich werden. Sie können niemals perfekt sein. Sie verbrauchen ein Mehrfaches an Zeit für die restlichen 5 %.

10 Ablenkungen: Stellen Sie oft fest, dass Sie sich mitten in einer Aufgabe von einer anderen Arbeit, die auf ihrem Tisch liegt, fesseln lassen und sich in sie vertiefen?

11 Familie: Stellen Sie sicher, das Sie in der Zeit, in der Sie arbeiten, nicht gestört werden.

12 Unfähigkeit, Nein zu sagen

Die Identifizierung Ihrer Zeitverschwender war ein wichtiger Schritt nach vorne. Jetzt müssen sie sich darauf konzentrieren, diese zeitverschwenderischen Gewohnheiten zu ändern und durch zeitsparende Gewohnheiten zu ersetzen:

- Ich höre auf, fadenscheinige Entschuldigungen zu bemühen, wie: „Ich muss noch auf mehr Informationen warten.“

- Ich lasse verführerische Dinge, von denen ich mich gerne ablenken lasse, aus meinem Blickfeld verschwinden

- Ich muss mehr Zeit darauf verwenden, meinen Tag zu planen

- Ich muss große Projekte in übersichtliche Aufgaben unterteilen

 Ich werde die unangenehmen Dinge zuerst erledigen und mich dann mit den erfreulicheren Aufgaben belohnen. Schreiben Sie eine Liste der U’s. Was nervt Sie an den U’s? Stellen Sie sich vor, Sie hätten das U erledigt. Wie ist das? Saugen Sie das Gefühl der Erleichterung ein.

- Haushalt: Berechnen Sie, was Ihre Arbeitszeit kostet und ob Sie sich nicht besser eine Putzfrau leisten

- Nicht den Tag mit E-Mail-Lesen beginnen. Beenden Sie Ihr E-Mail-Programm am Besten. Schalten Sie aber auf jeden Fall die optischen und akustischen Benachrichtigungen aus.

- gleichartige Aufgaben zu Blöcken zusammenfassen wie Telefonate und Rücksprachen.

- Tür schließen um zu signalisieren, dass man nicht gestört werden möchte

- Anrufbeantworter benutzen

- Leerzeiten nutzen

- Wartezeiten vermeiden

- Lektüre für Wartezeiten sammeln

- Gespräche in die Pause verlagern

- Medien sinnvoll nutzen

Im nächsten Kapitel werden wir uns auf die Bewältigung des Papierberges konzentrieren. Sie können nicht effektiv mit ihrer Zeit umgehen, solange sie nicht die Kontrolle über die Papierproduktion gewonnen haben.