Aplicaciones informáticas de hojas de cálculo. ADGN0210

5. Descripción de la pantalla de aplicación de hoja de cálculo

 HILO CONDUCTOR

Ya que los alumnos/as conocen cómo entrar y salir de la aplicación, Julio les preparará ahora para hacerse con el manejo de la aplicación. Para ello, comenzará explicando la ventana principal de esta.

Una vez que el programa

Excel

 está abierto, presentará un aspecto similar que te mostramos en la siguiente imagen.

Pantalla de la aplicación

Esta pantalla se conoce como

interfaz,

 y va a permitir interactuar con las diferentes opciones que ofrece la aplicación para poder conseguir los resultados esperados en el tratamiento de datos.

DEFINICIÓN

Interfaz

Término que procede de la locución inglesa

interface,

 se traduce como ‘superficie de contacto’, se define como el conjunto de formas y métodos que posibilitan la interacción de un sistema con los usuarios, utilizando formas gráficas e imágenes.

La pantalla del libro de trabajo u hoja es la zona donde se encuentran todas las celdas. En esta zona es precisamente donde se introducirán todos los datos, como rótulos de texto, datos numéricos, fórmulas, funciones, etc.

A lo largo de este apartado explicaremos con mayor detalle las diferentes partes de las que se compone la ventana de la aplicación informática de hojas de cálculo.

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA

1. Tras observar la imagen, enumera las partes de las que crees que se compone la ventana de la aplicación.

5.1. Barra de título

La barra de título está localizada en la parte superior de la ventana. En ella podrás ver siempre el nombre del programa (en este caso

Microsoft Excel

) y el nombre del archivo abierto, por defecto será

Libro 1,

 este será temporal hasta que guardes y asignes un nombre al documento.

Opciones disponibles en la barra de título de Microsoft Excel

Además de visualizar el nombre del documento activo, esta contiene otros componentes importantes que deberás conocer:

Barra de herramientas de acceso rápido

Ubicada en la parte superior izquierda de la barra de título, en ella se muestran las opciones que más usarás durante la utilización del programa, además podrás modificar desde el botón

Personalizar barra de herramientas de acceso rápido

 que se encuentra a la derecha de la barra.

Botón Minimizar

Haciendo clic sobre este botón consigues que la ventana del programa se oculte en la barra de Tareas (situada en la parte inferior de la pantalla del ordenador, y la cual contiene el botón Iniciar, una serie de botones con las aplicaciones que estén abiertas y otros componentes).

Cambiar la presentación de la cinta de opciones

Esta opción nos permite ocultar y restaurar la cinta de opciones en la ventana del documento.

Botón Cerrar

La utilidad de este botón es la de cerrar

Excel.

5.2. Cinta de opciones

La

cinta de opciones

 aparece debajo de la barra de título, y muestra las opciones principales del programa. Esta cinta está integrada por

fichas

 para acceder de forma rápida a los grupos de opciones que, a su vez, te permitirán acceder a las tareas más comunes, que con toda seguridad utilizarás durante la creación de las hojas de cálculo.

Cinta de opciones de Excel

Los

grupos de opciones

 están formados por una serie de

botones

 que te permiten realizar rápidamente las tareas más usuales. Cada botón tiene una tarea asociada. Dichas tareas se pondrán en funcionamiento al pulsar sobre el botón correspondiente,

por ejemplo

 insertar una fila a la hoja de cálculo, basta con hacer clic sobre el botón

Insertar,

 del grupo de opciones

Celdas.

SABÍAS QUE...

Si colocas el puntero del ratón sobre un botón y lo mantienes durante un breve tiempo, aparecerá un mensaje que indica la funcionalidad del mismo. De este modo, conseguirás una pequeña ayuda de lo que hace cada uno de los botones.

Pequeña aclaración de la funcionalidad del botón

Como su propio nombre indica, la ficha

Inicio

 reúne una colección de

grupos de comandos

 cuyas acciones son diversas, pero de uso frecuente. Entre estas puedes encontrar el

Portapapeles,

 las opciones de

Fuentes

 y

Alineación,

 los diferentes estilos y las opciones de modificación, entre otras.

Para acceder a otras funciones, tan solo deberás

cambiar la ficha activa

 pulsando sobre el nombre de la misma.

Podrás acceder al

cuadro de diálogo

 de las opciones deseadas si bajo un grupo aparece el icono, al pulsar sobre este, aparecerá la ventana o cuadro de diálogo asociado al grupo seleccionado.

NOTA

Cuando una opción o botón aparece sin resaltar significa que está inhabilitada y, por tanto, no podrás seleccionarla en ese momento.

Otra forma de acceder a las opciones de

Excel

 es a través del

teclado,

 bastará con pulsar la tecla y a continuación, la

letra

 o

número

 que te interese entre los que aparecen resaltados en pantalla.

Estas letras o números sobre un cuadradito blanco se denominan

Identificadores de sugerencias de teclas.

 Las

letras

 aparecerán para las

fichas de la cinta de opciones

 y los

números

 aparecerán para la

barra de herramientas de acceso rápido.

 La ficha

Inicio

 tiene la letra

O

 resaltada. De este modo, pulsando la tecla

O

 abrirás dicha ficha. Una vez abierta dicha ficha, podrás continuar seleccionando las opciones mediante las letras que vayan apareciendo resaltadas.

Identificadores de sugerencias de teclas

También puedes utilizar

combinaciones de teclas

 para acceder directamente a las operaciones más utilizadas. Suele ser siempre la tecla junto con otra tecla. Por ejemplo, para

ordenar imprimir

 se utiliza la combinación , y para copiar se usa . No obstante, puedes consultar dichas combinaciones en la ayuda de

Excel.

Por último, debes conocer los

estados de las opciones seleccionables

 que aparecen al pulsar con el botón derecho del ratón sobre el área de trabajo o cualquier otro elemento (barra de herramientas, barra de título, etc.), los denominados

menú contextual

 o

menú emergente.

 Estos contienen los comandos más comunes utilizados sobre el elemento al que están asociados, conoce su significado:

1 Marca de verificación: aparecen dentro de un recuadro donde se agrupan varias opciones y señala la que está seleccionada. Se podrá seleccionar más de una opción al mismo tiempo.

1 Puntos suspensivos: cuando en un menú se incluye un comando que va acompañado de tres puntos suspensivos significa que al seleccionar esa opción se abrirá un cuadro de diálogo. Para que el programa continúe trabajando, será necesario primero escoger alguna opción a través de ese cuadro.

1 Triángulos: este símbolo aparece al lado de algunos comandos de menú e indica que la opción dispone de un submenú con varias entradas más. No es necesario hacer clic para que se despliegue el submenú, bastará con que se sitúe el puntero del ratón sobre la opción con el triángulo y se abrirá automáticamente.

5.3. Cuadro de nombre y barra de fórmulas

El nombre de la celda que se encuentra seleccionada, se identificará en el

Cuadro de nombres.

 En esta lista solamente se identificará la celda seleccionada, entendiendo por celda seleccionada aquella en la que has hecho clic. Aunque en el caso de que esté seleccionada más de una celda, la lista

Cuadro de nombres

 indicará el número de filas (o líneas) y columnas seleccionadas.

Una de las herramientas más potentes de

Excel

 es la utilización de

fórmulas.

 Para introducir las fórmulas en la hoja de cálculo se utiliza la

barra de fórmulas.

 Esta barra no solo puede ser útil para cuando necesites introducir fórmulas, sino que también la puedes utilizar para los rótulos o incluso para escribir el contenido de las celdas.

Opciones de la ficha

Fórmulas

5.4. Barras de desplazamiento

Las

barras de desplazamiento

 permiten desplazarse por la hoja de cálculo. Son

pulsadores móviles

 que aparecen en los bordes derecho e inferior de la ventana y que permiten deslizarse por el interior de la hoja cuando su tamaño es mayor que el de la pantalla.

Barras de desplazamiento

5.5. Barra de estado

La

barra de estado,

 situada en la parte inferior de la pantalla, muestra en todo momento el estado de la orden realizada, el estado de las teclas de bloqueo de mayúsculas, bloqueo numérico, etc.

Barra de estado

5.6. Etiquetas de hojas

Las

etiquetas de hojas,

 que contienen las celdas, se emplean para acceder a las distintas hojas del libro de trabajo, ya que se puede tener más de una hoja y todas ellas se encuentran en el libro de trabajo que posteriormente se definirá con más detalle. Para ver el contenido de una hoja, bastará con hacer clic en la pestaña correspondiente.

Etiquetas de hojas

TAREA 1

Tras la explicación de las principales partes que componen la ventana de la aplicación informática de hojas de cálculo, se presenta una imagen de la misma, para que identifiques los conceptos estudiados, y redactes un breve texto de su principal función y/o cometido ante el tratamiento de datos.

Pantalla inicial

https://redirectoronline.com/uf03210102

6. Ayuda de la aplicación de hoja de cálculo

 HILO CONDUCTOR

De gran importancia es el conocimiento de la Ayuda que la aplicación ofrece al usuario para resolver cualquier duda. En esta ocasión, Julio va a explicarle al grupo la utilidad de la misma, enseñándoles además las diferentes formas de búsqueda que esta les ofrece.

Para abrir la ayuda, presiona la tecla o bien el botón

Ayuda (?)

 de la de la ficha del mismo nombre.

La búsqueda en la ayuda puedes realizarla de

diferentes formas,

 a continuación te exponemos cada una de ellas.

En primer lugar, en la ventana aparece un cuadro de texto, podrás escribir sobre el

tema de ayuda

 que necesites, a continuación pulsar la tecla , comenzará una búsqueda

online,

 es decir, el programa intentará recabar la información solicitada. Aparecerán en el panel los distintos resultados de la búsqueda, solamente se tendrá que hacer clic sobre algún enlace para que se abra una nueva ventana, mostrando así el tema de ayuda solicitado.

Búsqueda de Excel

En segundo lugar, si no sabes exactamente qué buscar,

Excel

 presenta una serie de temas de ayuda. Al ir haciendo clic sobre ellos, se irán abriendo y mostrando el contenido; que a su vez, pueden ser más opciones, o directamente los temas de ayuda.

Ayuda de Excel

El uso de la ayuda puede ser muy útil cuando olvides cómo se hace alguna cosa en concreto y no tengas a mano un manual o libro. Cuando uses varias veces el sistema de ayuda, te darás cuenta de que es un sistema fácil e intuitivo de usar.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo buscar mediante la Ayuda de la aplicación informática, realiza la siguiente práctica:

https://redirectoronline.com/uf03210103

TAREA 2

Antonio está comenzando a utilizar la aplicación de

Excel

 en su trabajo, debe insertar una imagen en la hoja que ya ha creado, pero no conoce el procedimiento para llevarlo a cabo.

En caso de duda o incidencia es recomendable dirigirse a la opción Ayuda de

Excel.

Redacta un documento en el que expliques cuáles son las posibilidades y el resultado de la búsqueda propuesta.

7. Opciones de visualización (zoom, vistas, inmovilización de zonas de la hoja de cálculo, etc.)

 HILO CONDUCTOR

Es importante manejarse con las posibilidades de visualización que la aplicación informática ofrece. A continuación Julio expondrá los distintos tipos para que el grupo de alumnos/as practique con ellas y conozcan su funcionamiento.

Para mostrar los resultados en pantalla,

Microsoft Excel

 suministra varios tipos de visualización. Estos tipos se encuentran en el grupo

Vistas del Libro

 de la ficha

Vista,

 tal y como se muestra en la siguiente imagen. Estas formas de visualización te permitirán modificar ciertas características de las hojas de cálculo.

Vistas de libro

7.1. Vistas

La vista

Normal

 es la primera vista que presenta el grupo de opciones. Con

Normal

 puedes ver el texto, ya sean datos o no, según lo que escribas en las celdas, en el formato estándar de

Excel

 y se utiliza para la mayoría de las tareas. En cuanto a la vista

Diseño de Página

 puedes utilizarla para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla.

Igual que en la vista

Normal,

 en la vista

Diseño de Página

 puedes cambiar el diseño y el formato de los datos, aunque puedes utilizar también reglas para el alto y ancho de los datos de la hoja de cálculo y cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, crear los márgenes para la impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Ver salto de página

Si deseas imprimir un número exacto de páginas deberás utilizar la opción

Ver salto de página

 para ajustar rápidamente los saltos de página. En esta vista, los saltos de página insertados de forma manual aparecen como líneas continuas. Las líneas discontinuas reflejarán los saltos de página que

Excel

 aplicará automáticamente.

Esta vista es especialmente útil para ver cómo afectan otros cambios (como la orientación de página y los cambios de formato) a los saltos de página automáticos. Por ejemplo, la modificación del alto de las filas y del ancho de las columnas puede afectar a la colección automática de los saltos de página. También puede modificar los saltos de página a los que afecte la configuración del controlador de la impresora actual.

Ver salto de página

Para mover los saltos de página en cualquier dirección, bastará con seleccionarlos y arrastrarlos hasta una nueva posición.

Para insertar saltos de páginas verticales u horizontales, selecciona una fila o columna debajo o a la derecha del lugar donde desees insertarlo, haz clic con el botón derecho del ratón y, a continuación, haz clic en

Insertar salto de página

 en el menú

Contextual.

Para quitar un salto de página manual, deberás arrastrar fuera del área de vista previa salto de página, mientras que para quitar todos los saltos de página manuales, deberás hacer clic en

Restablecer todos los saltos de p

á

gina

 dentro del menú

Contextual.

Insertar salto de página

Vistas personalizadas

Mediante esta opción, situada en el grupo

Vistas del libro

 de la ficha

Vista,

 puedes crear una vista con el nombre que desees.

Esta opción puede resultar interesante para memorizar distintas configuraciones de visualización del libro de trabajo. Para eso,

Microsoft Excel

 suministra esta opción, mediante la cual puedes guardar dichas configuraciones de visualización como vistas, de modo que puedes mostrarlas cuando desees. Esto es útil, por ejemplo, para ver solamente una parte de una hoja de cálculo de grandes dimensiones, ver filas o columnas ocultas, o solo ver un formato distinto.

Paso 1

Al pulsar esta opción abres el cuadro de diálogo

Vistas personalizadas,

 donde podrás

Mostrar, Cerrar, Agregar…,

 y

Eliminar

 las vistas de la hoja de cálculo que desees.

Vistas personalizadas

Paso 2

Al pulsar en el botón

Agregar…

, podrás crear una vista, y en el cuadro de diálogo que aparece, introducir un nombre para la lista en la caja de texto

Nombre.

 Debes tener en cuenta que las reglas para poner el nombre son las mismas que las que se aplican al nombre de una celda.

Agregar vista

Además, la sección Incluir en la vista contiene otros componentes:

1 Configuración de impresora: esta casilla se activa para almacenar las opciones actuales de impresión como parte de la definición de la vista.

2 Configuración de filas ocultas, columnas y filtros: esta casilla controla las filas o columnas que están ocultas. Con esta opción se guardará el estado actual del espacio de trabajo, por ejemplo, si están o no ocultas las líneas de división, o si están visibles las barras de desplazamiento, de modo que cuando le indiques a

Excel

 que muestre esta vista, se cargará el aspecto que tenía el espacio de trabajo en el momento de crear la vista.

Paso 3

Una vez terminada la definición de la vista, hacer clic sobre el botón

Aceptar

 para poder almacenarla. Si no guardas el documento, las vistas definidas no se almacenarán en disco, así que no podrán ser recuperadas en otra sesión, cuando se abra el libro de trabajo.

Se utiliza el botón

Cancelar

 para cerrar el cuadro de diálogo y cancelar la operación.

Paso 4

Para mostrar una vista previamente definida, bastará con seleccionar primeramente una de ellas en la lista

Vistas

 del cuadro de diálogo

Vistas personalizadas

 y hacer clic sobre el botón

Mostrar.

También podrás borrar una vista ya existente. Para ello, deberás seleccionarla dentro de la lista Vistas y seguidamente pulsar el botón

Eliminar

 para borrarla dentro del cuadro de diálogo

Vistas personalizadas.

Zoom

En las siguientes imágenes puedes observar el comando

Zoom

,

 del grupo

Zoom

 de la ficha

Vista.

 Esta opción facilita la posibilidad de aumentar o disminuir el tamaño de la hoja de cálculo en pantalla, con el fin de percibir con más detalle su contenido. Al seleccionar esta opción, se obtiene el siguiente cuadro de diálogo.

Con el grupo

Ampliación,

 puedes modificar el tamaño de visualización. Dentro del mismo hay siete botones de opción que mostrarán la hoja de trabajo el doble de grande (200 %), normal (100 %), más pequeño (75 %, 50 %, 25 %), o el tamaño del rango de celdas seleccionadas.

Si no quieres seleccionar ninguna de las opciones que ofrece la lista, puedes introducir el tanto por ciento que desees, deberás marcar la opción

Personalizado.

 Para ello, solo tienes que hacer clic donde está escrita la cantidad, introducir un número a través del teclado, y por último pulsar la tecla para que el

zoom

 se actualice.

NOTA

La herramienta

Zoom

 se aplica solamente en la hoja de cálculo activa, por lo que

Excel

 lo recordará solo para esta cuando se guarde el documento.

También podrás modificar el

zoom

 acercando o alejando rápidamente el documento, para ello, deberás ir a la

barra de estado

 y hacer clic en el

Control deslizante Zoom.

 Para conseguir el porcentaje de ajuste de

Zoom

 que desees deberás deslizarlo. En el grupo

Zoom

 también se encuentra el botón

100 %

 con el que se puede restaurar el

zoom

 a su tamaño predeterminado.

Por último, con la opción

Ampliar selección,

 lograrás hacer

zoom

 solamente a las celdas seleccionadas. Según el rango que esté seleccionado, el

zoom

 aumentará o disminuirá.

SABÍAS QUE...

Si mantienes pulsada la tecla mientras

giras la rueda del ratón

 podrás

aumentar

 o

disminuir

 el nivel de

zoom.

PRACTICA

Ahora que sabes cómo utilizar las opciones de visualización y el

zoom

 con la aplicación informática, practica accediendo al siguiente enlace.

https://redirectoronline.com/uf03210104

APLICACIÓN PRÁCTICA

Carlos está elaborando un documento de Excel que necesita imprimir. ¿Qué tipo de vista es más adecuada para ver la hoja tal y como queda impresa? ¿La vista Normal, vista Diseño de Página, Vista personalizada, Vista pantalla completa o Vista previa de salto de página? Justifica tu respuesta.

Solución

La vista

Diseño de Página

 es la que se utiliza para ajustar la hoja de cálculo que contenga gran cantidad de datos y gráficos, antes de imprimirla. Ya que las demás vistas hacen referencia a:

1 Vista Normal permite ver el texto, ya sean datos o no, según lo que se escriba en las celdas, en el formato estándar de la aplicación informática.

2 Vista Ver salto de página permite ajustar rápidamente los saltos de página.

3 Vistas personalizadas, donde se podrá Mostrar, Cerrar, Agregar..., y Eliminar las vistas de la hoja de cálculo que se deseen.

4 Vista Pantalla completa, maximiza el espacio de trabajo en pantalla.

En este apartado no se detalla cómo controlar el aspecto de las ventanas de trabajo, sino la forma en que aparecerán para modificar el espacio de trabajo a nivel de aplicación. De esta forma, podrás configurar la ventana según las necesidades que en ese momento tengas. Para ello deberás considerar las opciones que la aplicación de hojas de cálculo ofrece.

Grupo de opciones ventana

Dividir una hoja en paneles

La aplicación

Excel

 ofrece la posibilidad de dividir una hoja en dos o cuatro paneles a fin de trabajar con una única ventana.

Para ello hay que hacer clic en el botón

Dividir

 en la ficha

Vista,

 grupo de opciones

Ventanas,

 y automáticamente aparecen dos barras, una vertical y otra horizontal que se pueden usar para ajustar el tamaño de las porciones de ventana dividida. Para desactivarlo solo deberás volver a hacer clic en la opción

Dividir.

Hoja dividida en paneles

Inmovilizar paneles

En cambio, si lo que te interesa es dejar inmóviles las cabeceras de los datos y así desplazarte únicamente sobre los datos teniendo siempre disponible la vista de las cabeceras, puedes utilizar la opción de inmovilizar los paneles.

Para ello, simplemente deberás desplegar el menú

Inmovilizar paneles

 que se encuentra en la pestaña

Vista.

 Si estás interesado en mantener la primera fila (como cabecera) o la primera columna (para que ejerza la misma función) selecciona la opción correspondiente. Para desactivar la inmovilización de los paneles vuelve a seleccionar esta opción y hacer clic sobre

Movilizar paneles.

Opciones a inmovilizar en la hoja de cálculo

Ocultar y mostrar ventanas

La ventana de un documento puedes ocultarla, esto evita llenar demasiado el espacio de trabajo, por lo que se utiliza esta función en lugar de cerrar las ventanas cuando haya muchas ventanas abiertas. Selecciona la opción

Ocultar ventana

 del grupo

Ventana,

 ficha

Vista.

Grupo de opciones ventana

Si quieres verla de nuevo, bastará con activar la opción

Mostrar ventana

 del mismo grupo. A continuación, se abrirá en pantalla el cuadro de diálogo mostrado en la siguiente imagen. Para mostrar la ventana de un libro oculto, bastará con seleccionarlo en la lista

Mostrar libro

 y pulsar el botón

Aceptar.

Mostrar libro

Ver un libro en más de una ventana

Debes diferenciar entre ve