Aprender Office 365/2019 con 100 ejercicios prácticos

004
Compartir Office 365 Hogar con otros usuarios

LA SUSCRIPCIÓN A OFFICE 365 HOGAR no solo le permite a usted utilizar todos los programas y servicios que ofrece esta nueva versión de la suite, sino que los comparta con cinco miembros de su familia. Aquello que resulta más interesante es que las personas con las que comparta la suscripción podrán beneficiarse exactamente de los mismos productos y servicios que usted, sin ningún tipo de limitación ni coste adicional. Este servicio es exclusivo de la versión Hogar de Office 365: ni Office 365 Personal, ni Office 365 Universitarios ni cualquier otra categoría de la suite disponen de dicha característica.

1. Para compartir una suscripción de Office 365 Hogar con otro usuario, debe dirigirse a la sección Compartir de su cuenta de Microsoft. Por esta razón, empiece iniciando sesión en Office.com con la misma cuenta que utilizó en su momento para configurar la suscripción y, en la página de su cuenta, visualice la pestaña Compartir.

2. Si en esta página no puede ver la pestaña Compartir, puede ser por dos razones: la primera, que no sea el administrador de la cuenta de Office que está usando y segunda, que no tenga instalada la versión Hogar de Office 365, la única que puede ser compartida. Pulse la mencionada pestaña y, seguidamente, haga clic en la opción Empezar a compartir.

3. Se abrirá una nueva ventana denominada Compartir Office, desde la cual puede proceder de dos formas: enviando la invitación de la suscripción por correo electrónico o bien mediante un vínculo. Si opta por el primer método, sencillamente escriba la dirección de correo electrónico del destinatario que va a recibir la invitación y pulse Invitar. Si, por el contrario, prefiere enviarla en forma de vínculo, pulse sobre el botón Copia y pegue el vínculo en un nuevo mensaje de texto, instantáneo o cualquier otro tipo de mensaje.

4. Al recibir tanto el correo electrónico como el vínculo con la invitación, los destinatarios deberán pulsar sobre dicho vínculo o el botón de confirmación, en el caso del correo electrónico, e iniciar sesión con una cuenta de Microsoft, momento en el cual se agregarán directamente a su suscripción de Office. Si todavía no disponen de una cuenta de Microsoft, podrán crear una de forma gratuita cuando acepten la invitación. ¡Así de sencillo!

5. Como ya hemos indicado, puede realizar este proceso hasta un máximo de cinco veces. Resulta interesante saber que todas aquellas personas que cuenten con una suscripción compartida solo tendrán acceso a sus propios archivos; del mismo modo, usted no tendrá acceso a los archivos de aquellos con los que ha compartido su suscripción. Todos los documentos y la información sobre el uso de servicios continuarán siendo privados, como si estas personas hubieran adquirido su propia suscripción.

6. Aquellos que disfruten de una suscripción compartida obtendrán [1]:

• La versión más recientes de Office para instalar en ordenadores u otros dispositivos.

• 1 TB de almacenamiento propio y gratuito de OneDrive. Esto significa que no compartirán este espacio con usted ni con otras personas con quien también haya compartido su suscripción.

• 60 minutos de Skype mensuales para llamadas gratuitas a teléfonos móviles en ocho países y a fijos en 60.

• 50 GB de almacenamiento en el buzón de entrada de Outlook.com, el gestor de correo electrónico online de la suite Office.

7. Todas estas ventajas y características de Office 365 Hogar podrán ser utilizadas hasta que usted, como administrador de la suscripción, decida dejar de compartirla. Desde la página Compartir de su cuenta puede ver y administrar todas aquellas personas con las que ha compartido su suscripción. Para dejar de compartir una suscripción, sencillamente seleccione al suscriptor en la página Compartir y pulse sobre el vínculo Dejar de compartir con esta persona.

IMPORTANTE

Debe saber que la última versión de Office no se puede instalar ni en Chromebooks ni en equipos con las versiones Vista y XP de Windows. Por esta razón, es muy importante asegurarse de que, antes de empezar la instalación de la suite, el equipo de la persona con la que va a compartir su suscripción cumple los requisitos del sistema.

IMPORTANTE

Es importante tener en cuenta que solo aquellos usuarios que sean administradores de una suscripción podrán llevar a cabo este proceso. Es decir, si usted ya está disfrutando de un uso compartido de Office, no tendrá la posibilidad de compartir a su vez dicha suscripción. En este caso, en la página de su cuenta de Office no aparecerá la pestaña Compartir.

005
Instalar y utilizar Office 365 en otros dispositivos

SI USTED DISPONE DE UNA SUSCRIPCIÓN a Office 365 Hogar, o bien si alguien ha compartido una suscripción con usted, debe saber que puede instalar la última versión de Office en todos sus dispositivos e iniciar sesión en cinco a la vez. Estos dispositivos pueden ser PC o Mac, tabletas y móviles. Para ello, evidentemente solo necesitará su cuenta Microsoft.

1. En este capítulo le mostraremos cómo puede instalar y utilizar las aplicaciones móviles de Office 365 Hogar en varios dispositivos. Supongamos que usted ya dispone de la suite instalada en su ordenador principal y que ahora le iría muy bien disponer de ella en su smartphone. Para ello, según el dispositivo que tenga, deberá dirigirse a la tienda desde la cual suele realizar las descargas de sus aplicaciones y buscar office 365. [1] (Para realizar esta práctica hemos utilizado un iPhone, aunque puede llevar a cabo el proceso con un dispositivo Android siguiendo los pasos oportunos para su descarga.)

2. Como verá, las aplicaciones deben descargarse por separado: Word, PowerPoint, Excel y OneNote. En este caso, hemos descargado PowerPoint, pero le instamos a que usted proceda con su aplicación favorita o aquella que más utilice. Cuando disponga de ella en su dispositivo [2], ábrala.

3. En primer lugar, debe iniciar sesión con su cuenta Microsoft para poder disfrutar de toda la productividad de la aplicación en su móvil. Escriba el correo electrónico correspondiente a su cuenta y pulse en Siguiente [3]; en la siguiente pantalla, introduzca la contraseña y pulse en Iniciar sesión [4].

4. Si las credenciales introducidas son correctas, es decir, pertenecen a una cuenta Microsoft, la app le informa de que el proceso de inicio de sesión ha terminado y ya puede empezar a trabajar con ella. [5] Pulse sobre el vínculo existente en esta pantalla (en PowerPoint, el vínculo es Crear y editar documentos) para acceder al área de trabajo. [6]

5. Desde este momento ya puede disfrutar de las ventajas de trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar de sus aplicaciones de Office favoritas. Proceda a descargar el resto de aplicaciones disponibles para su dispositivo. [7]

IMPORTANTE

Es posible instalar las aplicaciones móviles de Office 365 en dispositivos Android, iPhone y iPad y teléfonos y tabletas Windows.

Por otro lado debe saber que no se pueden instalar las versiones de escritorio para Windows o Mac de Office 365 en un Chromebook y que, además, los dispositivos Blackberry, Nokia y otros solo admiten Office 365 para empresas o correo electrónico basado en Exchange.

006
Conocer la interfaz común de las aplicaciones de Office

LA INTERFAZ DE OFFICE 365 ESTÁ DISEÑADA para que el usuario encuentre todas las herramientas de un modo sencillo. Con respecto a su versión anterior, la 2016, los usuarios detectarán algunos cambios, sobre todo en el diseño de los distintos elementos que componen la interfaz de las aplicaciones. Los colores característicos de cada aplicación se manifiestan en gran parte de la interfaz.

1. En este ejercicio, veremos los elementos de la interfaz de las aplicaciones de Office comunes en toda la suite. Para ello, y como paso previo, le pedimos que abra cualquiera de dichas aplicaciones, la que usted prefiera (recuerde que encontrará todos los programas en el menú Inicio de Windows).

2. La primera ventana que aparece es la denominada Backstage, desde la cual se pueden llevar a cabo todas las acciones referentes a la gestión de archivos: crear, guardar, guardar como, exportar... En esta versión de la suite, la ventana Backstage ha cambiado ligeramente su aspecto. Haga clic sobre el elemento Documento en blanco [1] (Libro en blanco, Presentación en blanco...) para acceder a la interfaz del programa y crear, a la vez, un nuevo documento.

3. En la parte superior izquierda se sitúa la Barra de herramientas de acceso rápido, que muestra por defecto cinco comandos [2]: Autoguardado (novedad en esta versión de la suite y del cual hablaremos en un ejercicio posterior), Guardar, Deshacer, Repetir y Modo Mouse/táctil. Si despliega este comando podrá cambiar la distribución de los elementos de la interfaz según si trabaja con el ratón o sobre una pantalla táctil.

4. Para gestionar el tamaño de la ventana del programa puede utilizar los comandos situados en el extremo opuesto al que ocupa la Barra de herramientas de acceso rápido. De izquierda a derecha, estos botones sirven para gestionar la Cinta de opciones, para minimizar la ventana, maximizarla o restaurarla y cerrarla. [3] Haga clic en el tercer botón de este grupo para minimizar la ventana de la aplicación y, tras comprobar el cambio, vuelva a pulsar para restaurarla de nuevo.

5. El elemento en el cual se encuentran la Barra de herramientas de acceso rápido y el grupo de botones que acabamos de comentar es la Barra de título, y muestra siempre el nombre del documento activo y el de la aplicación que se está ejecutando.

6. La Cinta de opciones, el elemento situado debajo de la Barra de título, contiene todos los comandos y las opciones ejecutables en los programas. Como novedad en la versión 365 de Office, la Cinta de opciones ha eliminado todas las pestañas (aunque en este libro seguiremos refiriéndonos a ellas de este modo): ahora los elementos activos de esta cinta se muestran subrayados. También los iconos han cambiado ligeramente, pasando a ser más modernos y minimalistas. [4] La Cinta de opciones puede contraerse. Para ello, pulse sobre el icono de punta de flecha situado en el extremo derecho de este elemento y, tras comprobar que ahora se muestran sólo las pestañas [5,] haga clic sobre una de ellas para restablecer los comandos y herramientas.

7. También puede minimizar o desanclar la Cinta de opciones pulsando la combinación de teclas Ctrl + F1. Debe tener en cuenta que, cuando trabaje sobre el documento activo con la cinta desanclada, esta volverá a contraerse. Para volver a anclarla en la interfaz del programa, pulse sobre el icono que muestra un pincho en la parte derecha.

8. El último elemento común es la Barra de estado, situada en la parte inferior de la interfaz. En ella se presentan datos acerca de aspectos concretos del documento activo y permite cambiar el modo de visualizarlo, así como aplicar un zoom. [6]

9. La Cinta de opciones se puede personalizar en cuanto a las pestañas y los comandos que en ella deben aparecer. Para ello, deberá acceder al cuadro de opciones del programa. Despliegue el menú Archivo y haga clic sobre el comando Opciones. Dentro de este cuadro, seleccione la categoría Personalizar cinta de opciones y cambie las opciones que desee.

IMPORTANTE

El aspecto de la interfaz de Office es personalizable en cuanto al color. Para ello, deberá acceder a la sección Cuenta de la vista Backstage del programa. Aquí verá dos comandos: Fondo de Office y Tema de Office. Tanto en la versión 365 como en la 2019, se incluye un nuevo tema, denominado Negro, que proporciona mucha menos luminosidad, lo que nos permite tener cuidado con nuestra vista y, además, ahorrar batería en nuestros dispositivos.

007
Office y OneDrive o cómo guardar archivos en la nube

ONEDRIVE ES LA MEJOR FORMA de guardar todos los archivos de Office, acceder a ellos, compartirlos y editarlos desde cualquier lugar y en cualquier momento. OneDrive es el almacenamiento en la nube de Microsoft, un servicio que ha facilitado el trabajo a miles de usuarios desde su aparición en escena y, sobre todo, desde su vinculación directa con Office. Si es usted usuario de Office, ya sea por suscripción como por compra absoluta, sepa que dispone de este servicio y, en este y en los siguientes ejercicios, aprenderá a sacarle el máximo partido.

1. Para realizar este ejercicio, le instamos a que cree un nuevo documento en alguna de las aplicaciones de Office: un documento, una presentación o una hoja de cálculo. Una vez disponga del documento en pantalla, procederemos a guardarlo como haríamos si nos interesara almacenarlo en el disco duro de su ordenador. Así, despliegue el menú Archivo y pulse sobre el comando Guardar como (en este caso, y dado que todavía no hemos guardado el archivo, también puede pulsar en Guardar o en el icono pertinente de la Barra de herramientas de acceso rápido).

2. En la sección Guardar como aparecen una serie de opciones, la primera de las cuales es OneDrive: Personal. Pulse sobre ella. [1]

3. A la derecha se mostraría, si lo hubiera, el contenido actual de su espacio en OneDrive. Escriba un nombre para su nuevo archivo y pulse el botón Guardar. [2]

4. El archivo se guarda automáticamente en la nube y el programa regresa al documento para que, si es necesario, pueda seguir trabajando con él. Además, observe lo que ha ocurrido en la Barra de herramientas de acceso rápido: se ha activado de forma automática la nueva función destacada de esta versión de Office: el Autoguardado. [3] Si usted lo desea, todos aquellos cambios que realice sobre este documento se guardarán automáticamente en la nube, en la misma ubicación que ha indicado anteriormente. Cómodo y sencillo, ¿verdad? Fíjese en que el icono Guardar de esta misma barra ha cambiado ligeramente su aspecto: ahora muestra también el símbolo de sincronización. Ahora bien, puede desactivar esta opción en cualquier momento, pulsando para ello sobre el botón deslizante de la opción.

5. En el ejercicio siguiente veremos cómo acceder a OneDrive y cómo visualizar el documento que hemos guardado en la nube. Sepa que dispone de 1 TB de espacio de almacenamiento sólo para usted y totalmente gratuito, mucho más que en versiones anteriores de la suite. Si aun así necesita más, puede ampliarlo mediante alguno de los planes disponibles. (Acceda a la sección OneDrive del sitio web de Office para consultar toda la información referente a los planes y precios). [4]

IMPORTANTE

Aunque el almacenamiento en la nube con OneDrive no representa ninguna novedad en esta versión de la suite, sí lo es la función de autoguardado incluida en la interfaz de todos los programas de Office.

IMPORTANTE

En el caso en que no hubiera iniciado sesión en Office previamente, en el momento de seleccionar OneDrive como destino para su almacenamiento, el programa le solicitaría los datos de inicio de sesión para poder llevar a cabo el proceso. En dicho caso, pulse el botón Iniciar sesión y siga los pasos indicados.

008
Visualizar y modificar documentos en OneDrive

EL ALMACENAMIENTO DE CUALQUIER documento de Office en OneDrive nos permite actualmente poder trabajar en cualquier momento y en cualquier lugar, compartir nuestros archivos con otras personas y editarlos conjuntamente. El trabajo en equipo nunca ha sido tan sencillo. Todo aquello que se realice sobre un documento en la nube se cargará automáticamente la siguiente vez que disponga de una conexión a Internet.

1. En este ejercicio le mostraremos cómo acceder a OneDrive y cómo visualizar el documento cargado en el ejercicio anterior (que, por el momento, está en blanco). Abra su navegador web y acceda a www.onedrive.com.

2. Si usted está trabajando con algún programa de Office y ha iniciado sesión, al entrar en OneDrive se carga automáticamente todo cuanto haya guardado en este espacio: carpetas, archivos, fotos... Puede ver su nombre de usuario y la imagen vinculada a su cuenta de Office en la parte superior derecha de OneDrive. [1] Si por el contrario todavía no ha iniciado sesión, se le solicitará que lo haga para poder llevar a cabo la sincronización de archivos. En la parte inferior izquierda de la ventana puede controlar el espacio de almacenamiento ocupado del total disponible, que, como recordará, es de 1 TB. [2] Localice el documento que ha guardado en el ejercicio anterior y selecciónelo con un clic. [3]

3. De inmediato, el documento (en blanco) se abre en la aplicación web correspondiente (vea su nombre en la Barra de título). [4] Como dijimos en la primera lección de este libro, las aplicaciones web de Office sólo están disponibles, por el momento, para Word, Excel y PowerPoint, además de OneNote. Una vez abierto el documento, podemos visualizarlo y modificarlo en un entorno básico. Para comprobar que, efectivamente, los cambios se reflejarán también en la versión de escritorio del programa, escriba, por ejemplo, un título en este documento en blanco (o haga cualquier otra sencilla modificación). [5]

4. El comando Abrir en [programa] que puede ver en la Cinta de opciones permite, como su nombre indica, abrir el documento en la aplicación de escritorio o, si usted estuviera trabajando desde otro dispositivo, en el correspondiente programa. También quizás se pregunte qué es el marcador vertical de color azul que aparece junto al cursor de edición. Este marcador tiene que ver directamente con la colaboración con otras personas sobre un documento, y hablaremos de ello en un ejercicio posterior. Si desea regresar a la ventana principal de OneDrive, donde se almacenan todos los archivos y carpetas, pulse sobre el vínculo OneDrive situado en la barra superior de esta ventana. A continuación, regrese a su aplicación de escritorio para comprobar cómo, efectivamente, el cambio realizado se refleja también en el documento original. [6]

5. Para terminar, llevaremos a cabo el proceso contrario, es decir, escriba algo más en el documento o realice algún otro pequeño cambio.

6. Si ha mantenido la función de autoguardado activa, este cambio se guardará automáticamente. Compruébelo accediendo de nuevo a onedrive.com. [7]

IMPORTANTE

Puede ordenar el contenido de su OneDrive con el comando Ordenar situado en la parte superior derecha de la ventana, en la barra de herramientas. Desde aquí, también puede elegir cómo desea visualizar los archivos y las carpetas almacenadas.

IMPORTANTE

Desde la parte izquierda de la barra de herramientas de OneDrive puede, por un lado, crear nuevos documentos y por otro, cargar o subir otros que tenga almacenados en su ordenador de escritorio o dispositivo. Si desea crear nuevos documentos de Office utilice el comando Nuevo. Puede generar documentos de Word, libros y encuestas de Excel, presentaciones de PowerPoint y notas de OneNote.

009
Trabajar conjuntamente sobre un documento

TRABAJAR EN LA NUBE CON ONEDRIVE y archivos de Office 365 o 2019 solo puede presentar ventajas y facilidades. Si ya hemos comentado anteriormente que utilizar el espacio en la nube para almacenar documentos nos permite trabajar con ellos en cualquier lugar y en cualquier momento, en este ejercicio veremos que también es posible compartir su edición con otras personas. ¿Se imagina una colaboración en tiempo real, en la que solo aquellas personas a las que usted haya invitado pueden editar al mismo tiempo y con comentarios un mismo documento? Se acabó el envío de archivos adjuntos para su edición por correo electrónico y el uso de memorias USB. OneDrive y Office 365 son los mejores aliados.

1. Para poder llevar a cabo este ejercicio, seguiremos trabajando con el documento generado en lecciones anteriores, que, como recordará, se encuentra guardado en OneDrive. Aunque podríamos empezar el ejercicio directamente en la nube, con el archivo abierto en la correspondiente aplicación web, iniciaremos el proceso desde nuestra aplicación de escritorio. De este modo podremos mostrarle la facilidad con que puede compartir sus documentos con otras personas con el fin de que puedan editarlos. Una vez disponga del archivo abierto, haga clic sobre el botón Compartir, situado en el extremo derecho de la Cinta de opciones. [1]

2. Antes de continuar, compruebe que la opción de autoguardado se mantiene activada, tal y como hicimos en un ejercicio anterior. De este modo nos aseguramos de que todos los cambios que realicemos en este documento se guardarán de forma automática en la nube. Al pulsar el botón Compartir se abre en la parte derecha de la ventana el panel del mismo nombre. En el campo Invitar a personas, usted deberá escribir o elegir de su libreta de direcciones la dirección de correo electrónico de la o las personas que desea que colaboren en el documento. [2]

3. Una vez introducida la dirección del destinatario, aparece un nuevo campo en la parte inferior en el cual usted puede indicar los permisos que tendrá este usuario sobre el archivo: edición o solo visualización. En este caso, y dado que lo que nos interesa es una colaboración compartida sobre el documento, mantenga la opción Puede editar, escriba si lo desea un breve texto para el destinatario y, cuando termine, haga clic en Compartir. [3]

4. El programa le informa de que se está realizando el envío por correo electrónico. El destinatario recibirá en su bandeja de entrada la invitación y deberá aceptarla para poder empezar a editar el documento. [4] El nombre del usuario también pasará a formar parte del panel Compartir. En estos momentos, ambos pueden empezar la edición conjunta del documento. Resulta interesante e importante destacar que no es preciso que los usuarios que colaboren con usted en la edición de documentos trabajen con Office 365 o 2019. En caso de que no dispongan todavía de la última versión de las aplicaciones, podrán trabajar directamente sobre el archivo guardado en OneDrive. ¿Cómo podemos saber si la persona con la que hemos compartido el documento ha aceptado la invitación y está preparada para empezar la colaboración? Observando la Barra de título de nuestro programa de Office, en el cual, junto a nuestro nombre o el de la cuenta Office con que utilizamos la suite, aparece un círculo con una letra, según el nombre del destinatario. [5]

5. Realice algún cambio, el que usted desee y espere a que la otra persona realice alguno más para ver cómo se perciben sobre nuestro documento. [6] En el documento se muestra un marcador que, al situar el puntero del ratón encima, nos permite ver qué colaborador ha realizado cada cambio. De igual manera, los otros usuarios, tanto si trabajan en sus aplicaciones de escritorio como en OneDrive directamente, también verán estos marcadores.

6. Además de esta edición simultánea, también puede resultar muy útil insertar comentarios a aquellos cambios realizados para justificarlos. Para activar los comentarios, haga clic sobre el comando Comentarios, situado a la derecha del comando Compartir, y elija la opción Nuevo comentario. [7]

7. Vinculado al punto del documento en el cual se encuentra el cursor de edición, que será al que hará referencia el comentario, aparece el cuadro flotante en el cual usted puede escribir aquello que considere oportuno. [8] Una vez escrito, pulse la tecla Retorno.

8. El comentario aparecerá también en el documento de todas aquellas personas que estén colaborando en él y podrán, a su vez, responder. Si responden o añaden nuevos comentarios, usted también lo verá reflejado en su documento. [9]

9. Los comentarios son, pues, una función que complementa la colaboración en tiempo real con documentos de Office guardados en OneDrive. ¿Qué hacer cuando ya no sea precisa esta colaboración entre varios usuarios, cuando el documento ya esté terminado o ya no sea necesaria la edición conjunta? Muy sencillo: en el panel Compartir, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el colaborador; se abre un menú contextual con dos opciones: la primera elimina el usuario del panel y este ya no podrá seguir compartiendo el documento con usted y la segunda, cambia el permiso a solo lectura o visualización. Proceda como usted prefiera y dé así por terminado este ejercicio.