GABALs großer Methodenkoffer

3.2 Schreibtisch bzw. Arbeitsplatz

Der Schreibtisch und der Schreibtischstuhl sind die wichtigsten Möbel Ihres Arbeitsplatzes. Beide wollen wir hier genauer betrachten.

Schreibtisch

Arbeitseinheit optimieren

Der Schreibtisch ist Ihr unmittelbarer Arbeitsplatz. Er bildet mit den darin oder darauf untergebrachten Arbeitsmitteln, der Lampe, dem Stuhl und Ihnen selbst eine funktionale Arbeitseinheit. Jedes Teil sollten Sie dem anderen sorgfältig anpassen, um so den höchstmöglichen Grad der Leistungskraft und Bequemlichkeit zu erzielen. Darum sollte er groß genug und übersichtlich sein.

Größe der Schreibtischplatte

Vielleicht haben Sie Ihren Schreibtisch als „Erbstück“ von Ihrem Amtsvorgänger übernommen, oder er wurde en gros von der Organisationsabteilung eingekauft, sodass Sie ihn nicht einfach wie eine Glühbirne auswechseln können. Vielleicht sind Sie auch ein Opfer jenes Unsinns, wonach die Größe der Schreibtischplatte nach Dienstrang vorbestimmt ist. Eine größere Schreibtischplatte schafft mehr Arbeitsfläche, Übersicht und Ordnung. Andererseits werden große und damit unausgenutzte Schreibtischflächen gern als Ablageflächen halb fertiger Arbeiten genutzt. Doch über das Problem der Schreibtischorganisation mehr an anderer Stelle.

Ergänzende und vertiefende Informationen zum Thema Organisation finden Sie im Kapitel A 7 dieses Buches.

Zweittisch aufstellen

Manche Menschen haben einen zusätzlichen Arbeitstisch in ihrem Büro aufgestellt. Das bietet die Möglichkeit, sich von einer gerade beendeten Arbeit am Schreibtisch mit einer Drehstuhlwendung zu trennen, um sich auf die völlig andere Natur der neuen Aufgabe zu konzentrieren.

Stehpult nutzen

Andere haben sogar ein Stehpult aufstellen lassen. Dieses ermöglicht eine andere Perspektive und tut Ihrer Wirbelsäule sowie Ihrem Gehirn wegen des Wechsels von Stehen und Sitzen überaus gut. Überhaupt: Vieles, was Sie im Sitzen betreiben, können Sie auch stehend erledigen: Post öffnen, telefonieren oder lesen. Drucker oder Faxgeräte in anderen Räumen sorgen für Bewegung „zwischendurch“. Büromaterialien, die Sie absichtlich nicht in Reichweite platzieren, fördern ebenfalls die Bewegung.

Luftzirkulation nicht beeinträchtigen

Haben Sie einen an allen Seiten geschlossenen Schreibtisch und steht dieser gar noch an der Wand, so wird die Luftzirkulation beeinträchtigt. Der Raum für Ihre Beine kann dann wie ein Kühlschrank wirken, sodass Sie selbst in warmen Räumen kalte Füße bekommen.

Stuhl

Korrekt sitzen

Auch Ihr Schreibtischstuhl ist von arbeitsmedizinischer Bedeutung. So hat man herausgefunden, dass jahrelanges Sitzen zu Haltungsschäden führen kann. Darum sollten Sie sich um korrektes Sitzen bemühen:

■Nutzen Sie Sitzfläche und Rückenlehne voll aus.

■Achten Sie darauf, dass Ihr Körpergewicht auf den Oberschenkeln, nicht aber auf der unteren Wirbelsäule ruht. Eine leichte Neigung nach vorne, also eine Art muskulöses Gleichgewicht, ist am besten.

■Die Vorderkante des Sitzes darf nicht in die Kniekehlen drücken. Zwischen Kniekehle und Sitzkante sollte eine Hand passen.

■Die Höhe der Sitzfläche sollten Sie so bemessen, dass Ihre Füße fest auf dem Boden stehen. So entlasten Sie die Knie. Die Füße sollten ganz auf dem Boden aufsetzen, ohne dass die Oberschenkel die Unterseite des Tisches berühren.

■Ober- und Unterschenkel sollten im rechten Winkel zueinander stehen.

■Die Sitzfläche soll sich im belasteten Zustand bei durchschnittlicher Körpergröße 28 Zentimeter unter der Schreibplatte befinden. Angenommen Ihr Schreibtisch ist 75 Zentimeter hoch, so befindet sich die Sitzfläche 47 Zentimeter über dem Boden. Die Sitzfläche, also die Entfernung von Lehne zu Vorderkante, sollte bei kleinen Personen ungefähr 36 Zentimeter und bei großen etwa 46 Zentimeter betragen.

Anforderungen an einen Bürostuhl

An Ihren Bürostuhl sollten Sie folgende Anforderungen stellen:

■federnde und drehbare Sitzfläche,

■federnde Rückenfläche,

■hohe Standfestigkeit (fünf Füße),

■leicht laufende Rollen,

■verstellbare Sitzhöhe und Lehne,

■Polsterung mit luftdurchlässigen Stoffen.

3.3 Arbeitsmittel

Arbeitsmittel gut organisieren

Die Arbeitsmittel sind Ihr eigentliches Werkzeug. Erinnern Sie sich in diesem Zusammenhang einmal an Ihren letzten Besuch beim Zahnarzt. Der Behandlungsstuhl und alle Instrumente, die er häufig benötigte, befanden sich in Reichweite. Die Helferin überprüfte und ergänzte regelmäßig alles, sodass der Zahnarzt schnell und ohne überflüssige Bewegungsabläufe arbeiten konnte. Diese Organisation der Arbeitsmittel sollten Sie sich zum Vorbild machen.

Doch bevor Sie Ihren Arbeitsfluss und Ihre Arbeitsplatzordnung analysieren, sollten Sie die Vollständigkeit der Arbeitsmittel prüfen. Man unterscheidet Gebrauchsmittel und Verbrauchsmittel.

Gebrauchsmittel

■Gebrauchsmittel sind unter anderem Ablagekorb, Brieföffner, Diktiergerät, Heftmaschine, Klammerlöser, Lineal, Literatur (Fachbücher,Duden, Nachschlagewerke),Locher,Computer, Fax- und Kopiergerät, Papierkorb, Pinnbrett, Schere, Stempel, Taschenrechner, Telefon und Telefonregister.

Verbrauchsmittel

■Verbrauchsmittel sind unter anderem Büroklammern, Filzstifte, Formulare, Hängemappen, Heftklammern, Klarsichthüllen, Klebstoff, Notizzettel, diverses Papier, Schreibgeräte, Tesafilm und beschreibbare CDs. An dieser Aufzählung erkennen Sie, dass selbst im IT-Zeitalter immer noch das Papier der wichtigste Werkstoff ist.

3.4 Arbeitsplatzordnung

Die Arbeitsplatzordnung soll sicherstellen, dass Sie Ihre Arbeitsmittel ohne überflüssige Bewegungen, mühsame Handgriffe und ungesunde Körperhaltung erreichen:

Griffbereich

■Die am meisten benutzten Gegenstände – beispielsweise Stifte, Notizzettel und Telefon – gehören in den Griffbereich, der einen Radius von ungefähr 40 Zentimetern hat.

Reichbereich

■Im Reichbereich mit einem Radius von 50 bis 80 Zentimetern befinden sich jene Arbeitsmittel, die oft und rasch, aber nicht ganz so häufig benötigt werden. Dazu gehören meist der Papierkorb, der Ablagekorb und die Schere.

Streckbereich

■Der Streckbereich geht 80 Zentimeter nach vorne und 120 Zentimeter nach der Seite. Alles, was Sie sitzend vom Arbeitsplatz aus erreichen müssen, sollte innerhalb dieser Zone liegen, beispielsweise Akten, Duden, kleine Zusatzmittel und -geräte.

Sachliche Ordnung schaffen

Wichtig ist aber nicht nur das ergonomische Anordnen Ihrer Arbeitsmittel, sondern auch die sachliche Ordnung am Arbeitsplatz bzw. auf dem Schreibtisch. Wenn Sie in der täglichen Papierflut die Übersicht behalten wollen, müssen Sie sich wenigstens um ein Mindestmaß an Ordnung bemühen. Sie kennen aus eigener Erfahrung das Wohlgefühl, das ein aufgeräumter Arbeitsplatz verschafft, an dem sich alles ohne mühsames und zeitraubendes Suchen findet.

Der überhäufte Schreibtisch

Sind Sie auch vom Syndrom des überhäuften Schreibtisches befallen? Keine Angst, 95 von 100 Menschen leiden darunter. Manche Psychologen und Personalchefs meinen allerdings daraus, wie und in welcher Menge etwas auf Ihrem Schreibtisch liegt, mehr erkennen zu können als aus Handschrift, Bewerberfotos oder Einstellungstests. Einige von ihnen treffen sogar Aussagen dieser Art: Keine Ordnung auf dem Schreibtisch – keine Ordnung der Gedanken.

Ordnung ist nicht Selbstzweck. Sie sollten die Ihrer Persönlichkeit gemäße Ordnung herausfinden und einhalten. Ein Grundprinzip müssen Sie sich jedoch aneignen: Für alles einen Platz und alles an seinem Platz.

Für alles einen Platz und alles an seinem Platz.

3.5 PC-Ergonomie

Der Computer hat sich zum wichtigsten Arbeitmittel unserer Zeit entwickelt, im Privatleben ebenso wie im Geschäftlichen. Es gibt kaum noch einen Arbeitsplatz oder Haushalt ohne PC.

Den PC-Nutzern kommt es entgegen, dass die Computerindustrie die mit der PC-Arbeit verbundenen Gesundheitsprobleme kennt und darum die Peripheriegeräte ständig verbessert. Trotzdem: Je mehr Zeit Sie am Computer verbringen, desto intensiver sollten Sie die folgenden Empfehlungen berücksichtigen.

Monitor

Belastung minimieren

Bildschirmarbeit stellt für die Augen eine hohe Belastung dar. Viele Menschen klagen über müde, brennende oder tränende Augen am Bildschirm. Sie können dies vermeiden, indem Sie sich an folgenden Hinweisen orientieren.

■Je größer Ihr Monitor, desto besser für Sie. Gehen Sie nicht unter eine Bildschirmdiagonale von 17 Zoll.

Wiederholfrequenz

■Achten Sie auf eine Bildwiederholfrequenz Ihrer Grafikkarte von mindestens 85 Hz. Ob Ihr Gerät auf diesen Wert kommt können Sie so prüfen: Wenn Sie etwa 30 Zentimeter neben den Monitor schauen und ein leichtes Flackern auf der hellen Monitorfläche entdecken, ist die Bildwiederholfrequenz mi Sicherheit zu niedrig.

Beleuchtung

■Sorgen Sie für eine gleichmäßige Beleuchtung um den Monitor. Stellen Sie den Monitor auf keinen Fall vor ein helles Fenster. Die Helligkeitsunterschiede zwischen dem Monitor und der Monitorumgebung sind zu unterschiedlich! Ebenso wenig darf die Monitoroberfläche Licht reflektieren.

Position

■Optimieren Sie die Position des Monitors. Die oberste Zeichenzeile sollte sich knapp unterhalb Ihrer Augenhöhe befinden, wenn Sie aufrecht vor dem Bildschirm sitzen.

Abstand

■Der Abstand vom Monitor sollte mindestens 60 Zentimeter betragen.

■Großbuchstaben sollten bei einem Sehabstand von 60 Zentimetern mindestens 5,5 Millimeter hoch sein.

Flachbildschirme

Für die Augen haben sich LCD-Flachmonitore bewährt. Neuere Geräte haben aufgrund ihrer Konstruktion eine hohe Auflösung, so dass selbst kleine Details sehr gut zu erkennen sind. Außerdem können Sie LCD-Monitore wegen des geringeren Gewichtes einfacher in die optimale Position bewegen. LCDMonitore geben im Gegensatz zu herkömmlichen Monitoren keine nennenswerte Strahlung ab.

Maus

Das ideale Gerät finden

Die Maus ist heute als Eingabegerät nicht mehr wegzudenken. Achten Sie auf folgende Aspekte:

■Die Hand sollte bequem auf der Maus liegen, der vordere Mausteil sollte niedriger sein als der hintere.

■Die Maus muss sich leicht auf dem Mauspad bewegen lassen. Reinigen Sie das Gerät bei Bedarf.

■Probieren Sie am Rechner ruhig von Zeit zu Zeit andere Mäuse aus, bis Sie das für Sie ideale Gerät gefunden haben. So genannte „Wheel-Mäuse“ haben ein kleines Rad zwischen den beiden Maustasten. Damit lassen sich schnell und bequem lange Bildschirmseiten betrachten.

Tastatur

Die Tastatur optimal bedienen

Die Tastatur ist das wichtigste Eingabegerät. Folgende Ratschläge sollten Sie beherzigen:

■Achten Sie auf einen stabilen Stand.

■Der Bereich der mittleren Buchstabenreihe sollte sich drei Zentimeter über der Tischhöhe befinden.

■Es empfiehlt sich eine Handballenauflage von fünf bis zehn Zentimeter Tiefe.

■Das Tastaturfeld sollte eine Neigung von maximal 15 Grad haben.

■Ober- und Unterarme sollten während des Schreibens etwa im rechten Winkel zueinander angewinkelt sein.

■Die Hände sollten Sie möglichst nicht im Handgelenk abwinkeln.

■Lassen Sie die Finger locker auf der Tastatur aufliegen.

■Achten Sie beim Kauf einer neuen Tastatur darauf, dass vom Hersteller Wert auf eine ergonomische Handhaltung gelegt wurde.

Weitere Möglichkeiten nutzen

Software zur Spracherkennung und unkonventionelle Hardware wie Pedale sind weitere Möglichkeiten, um Ihre Hände und Schultern zu entlasten. Pedale können beispielsweise programmiert werden, bei jeder Betätigung die Return-Taste zu betätigen.

Literatur

Reinhard Bechmann u. a.: Der Arbeitsplatz am PC. Ergonomie und Organisation der Arbeitsabläufe. Frankfurt/Main: Bund-Verlag 1999.

Ralf Neuhaus: Büroarbeit planen und gestalten. Band 1: Bildschirmarbeit und Büroraumplanung. Köln: Wirtschaftsverlag Bachem 2002.

Ralf Neuhaus: Büroarbeit planen und gestalten. Band 2: Telearbeit und moderne Bürokonzepte. Köln: Wirtschaftsverlag Bachem 2002.

4. Informationsbewältigung

Dieses Kapitel besteht aus 14.081 Zeichen, die sich auf 2.172 Wörter verteilen. Das ist eine Informationsmenge, für deren Kommunikation die Menschen im Mittelalter einen ganzen Monat benötigten. Wir wissen unendlich mehr als unsere Vorfahren, aber oft ist dieses Wissen nur sehr oberflächlich. Bezogen auf das weltweit insgesamt verfügbare Wissen werden wir als einzelne Menschen von Jahr zu Jahr dümmer. Neunzig Prozent aller Wissenschaftler leben heute und verdoppeln das vorhandene schriftliche Wissen alle 15 Jahre. Vor 100 Jahren dauerte diese Verdoppelung noch 50 Jahre.

Uninformiert trotz Informationsfülle

Diese Paradoxie kennt jeder: Einerseits sind wir Opfer der Informationsflut, andererseits fehlen uns wichtige Informationen oder wir finden diese nicht. Wir sind quantitativ überinformiert, qualitativ unterinformiert und werden aus vielen Quellen desinformiert. Ob die Fahndung nach dem wirklich Wichtigen Erfolg hat, ist viel zu oft vom Zufall abhängig.

4.1 Informationsgesellschaft oder Datenüberflussgesellschaft?

Kampf um Aufmerksamkeit

In der Informationsgesellschaft kämpfen alle, die Sie beeinflussen oder Ihnen etwas verkaufen wollen, mit Signalen vielfältigster Art um Ihre Aufmerksamkeit. Die daraus resultierende Information soll in Kaufhandlungen münden. Infolgedessen prasseln täglich Tausende Informationen auf Sie herab, aber nur drei bis fünf Prozent beachten Sie. Der Rest landet auf dem Informationsmüllhaufen.

Früher erreichten Sie nur die von Ihnen gewünschten Informationen. Heute müssen Sie auch unerwünschte Informationen aufnehmen, sofern Sie PC-Besitzer mit Internetanschluss sind.

Quantität statt Qualität

Sie werden als Informationsmülleimer missbraucht, ohne jede Möglichkeit, die Informationen zu recyceln. Die Quantität von Daten ersetzt Datenqualität. Im Internet finden Sie wissenschaftliche Forschungsberichte neben Quasselrunden. Informatives steht neben Nicht-Informativem.

Neue Varianten

Bei dieser Informationsflut handelt es sich um eine tägliche Welle an Nicht-Informationen, also um Null-Information. Eine Flut wird normalerweise von der Ebbe abgelöst. Die Informationsflut wird aber dauerhaft sein und immer größer werden. Außerdem vermischen sich zunehmend geistig anspruchsvolle mit unterhaltsamen Elementen, sodass etwas entstand, was man als „Infotainment“ bezeichnet. Die Flut ist also nicht nur größer, sondern auch variantenreicher geworden.

Es gibt Autoren, die darum nicht mehr von der Informationsgesellschaft, sondern von der Informations-Überflussgesellschaft sprechen. Der Computer-Papst Joseph Weizenbaum macht ergänzend darauf aufmerksam, dass auch der Begriff „Informationslawine“ fragwürdig ist. Er spricht daher von einer „Signal- bzw. Datenflut“.

Informationen entstehen erst als das Ergebnis einer Interpretation im Kopf des Empfängers.

Die nachfolgende Information können Sie wahrscheinlich nicht lesen, weil Sie sie nicht interpretieren können:

Verstehen Sie diese Zeichenfolge?

Was also Information ist, hängt vom Empfänger und vom kulturellen Zusammenhang ab.

Ein altes Problem

Das Problem der Informationsflut wird zwar durch die elektronische Aufbereitung und Verbreitung von Informationen potenziert, aber es ist nicht grundsätzlich neu. Seit der Erfindung des Buchdrucks finden sich in der Literatur immer wieder Klagen hierzu. Seitdem befinden wir uns in einer Wissens- und Informationsgesellschaft.

4.2 Die binäre Codierung als Ursache der Datenflut

Die heutige Welt ist global total digital. Das alles beruht letztendlich auf der binären Codierung in 0 und 1. Es ist die moderne IT, die es ermöglicht, Informationen immer leichter zu erzeugen, zu vervielfältigen, in immer größeren Mengen zu speichern und weiterzuleiten. Wir sind historisch an einem Punkt, an dem die Kosten der Informationsverteilung sich auf Null zubewegen und entfernungsunabhängig werden. Trotzdem: Je mehr IT eingesetzt wird, desto schwerer fällt es, die Datenflut zu bewältigen.

Permanenter Informationsstrom

Bis an die Schreibtische heranreichende Kommunikationsgeräte sorgen dafür, dass der Informationsstrom ohne jeden Info-Interruptus abläuft. Früher wurde ein- bis zweimal täglich die Büropost verteilt. Das strukturierte den Tagesplan und den Arbeitsfluss. Dann kam das auf dem Flur 20 Meter entfernt stehende Faxgerät, das den Gang zur Postverteilstelle rationalisierte. Heute wird die Botschaft über Modem auf den Bildschirm des Empfängers transportiert und mit ihm kommuniziert.

Ständige Unterbrechungen

Die Informationsflut sorgt dafür, dass jede Aktivität durchschnittlich nur etwa neun Minuten dauert. Die ständige Unterbrechung eines Arbeitsvorganges wird damit zum Normalfall. Wie bei einem Sägeblatt wechseln sich Arbeit, Unterbrechung, Arbeit und wieder Unterbrechung ab. Die Kunst des Managements liegt heute unter anderem darin, die aufgesplitterten Aktivitäten eines Arbeitstages zielorientiert zu einem stimmenden Ganzen zu bündeln. Zeitmanagement und Informationsmanagement bilden somit eine Einheit.

4.3 Die persönlichen Folgen der Informationsrevolution

Sie können sich abkoppeln

Es gibt ein Überangebot an Informationen, aber über die Nutzung entscheiden Sie ganz allein. Die Datenflut ist keine Sintflut, der Sie nicht entrinnen können. Im Urlaub koppeln Sie sich gern von Telefon, Tageszeitung,Verteiler oder Computer ab, stoppen also die Signalflut, ohne einen Mangelzustand zu verspüren.

Ob sich jemand der Datenflut aussetzt, ist die höchst individuelle Entscheidung eines jeden Menschen. Wie gut er damit umgeht, hängt unter anderem von seinem Vorwissen und damit von seiner Fähigkeit ab, die verfügbaren Daten zu interpretieren. Ein Schachmeister kann sich eine Menge von Schachstellungen merken, weil er aufgrund seiner Kenntnisse über ein Strukturierungsschema verfügt, das einem schachunkundigen Gedächtniskünstler fehlt.

Mittelpunkt bleibt der Mensch

Im Mittelpunkt der persönlichen Datenverarbeitung steht also der Mensch, dessen Interpretationsleistung darüber bestimmt, welche Signale er in welche Art von Information umwandelt. Doch auch wenn Sie sich mit Informationen in Form halten wollen, können Sie von der Informationsflut in den Sog gezogen werden. Sie müssen akzeptieren, dass Sie als Mensch der entscheidende Engpass bei der Informationsaufnahme sind.

Ihre Kapazität ist begrenzt

Je mehr Informationen auf verschiedenen Wegen zu Ihnen geschickt werden, umso geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass diese Sie auch erreichen. Es liegt nicht an den technischen Trägern, sondern daran, dass unsere Aufnahmekapazität überfordert wird. Maximal 20 Buchstaben lassen sich pro Sekunde vom menschlichen Arbeitsspeicher aufnehmen. Auch wenn Sie sich noch so sehr anstrengen, sich das an einem einzigen Tag angebotene Wissen anzueignen, würden Sie dieses nicht schaffen, da Ihr Gehirn, um sich vor Überbelastung zu schützen, nur einen geringen Teil verarbeitet.

Das Überangebot an Informationen zwingt Sie zu mehr Auswahlentscheidungungen. Psychiater diagnostizieren und warnen bereits vor Depressionen infolge von Überinformation. Wir stapeln Zeitungen, Zeitschriften und Bücher. Jeder Blick auf sie erzeugt Enttäuschung darüber, dass wir sie noch nicht gelesen haben. Meist bleibt es aber beim Sammeln dieser Artikel, denn je größer die Stapel werden, umso weniger sind wir motiviert, sich ihnen zuzuwenden.